Uber
La integración de las compras de empresa con Amazon Business ayuda a Uber a impulsar el crecimiento.
Resumen
Uber avanza rápidamente y necesita soluciones de compras de empresa que apoyen ese crecimiento. Por eso cuenta con Amazon Business. Más allá de las ventajas del acceso a millones de productos, las entregas rápidas y fiables, y una red logística de talla mundial, Uber obtiene analíticas e informes de Amazon Business con una visibilidad del gasto sin precedentes. Ahora puede implementar políticas de compras, asegurarse que sus empleados las cumplen y tomar mejores decisiones, guiadas por datos, para apoyar su crecimiento.
Uber impulsa mejores decisiones con su programa de compras
El crecimiento exponencial de Uber está alimentado en parte por la velocidad, sencillez y comodidad: los clientes saben que van a recibir estas tres cualidades cuando convocan y pagan un trayecto en Uber, con solo una gestión en su móvil. Pero no siempre ha sido tan rápido, simple y cómodo, para Uber, llevar a cabo otras funciones, como las compras de empresa. Cuando la compañía comenzó su actividad en 2009, operaba como la mayoría de startups: los empleados compraban lo que necesitaban a través de canales sin estandarizar.
“Ese fue un gran reto para el equipo de pagos”, recuerda Mark Arrigotti, director global de Procure2Pay en Uber: “Estábamos operando guiados por el instinto hasta que llegó el momento de hacer compras de empresa y era justo ahí donde no queríamos estar. Queríamos desarrollar un proceso maduro que pudiera escalar con Uber, que ofreciera a la vez los controles y la supervisión necesarios. Un proceso de compras formal tenía que ser implementado”. Arrigotti y sus compañeros querían un programa de compras que habilitara el crecimiento de la compañía, que colaborara en la aplicación de las políticas de compras y que les ofreciera amplia visibilidad sobre los gastos crecientes que se mantenían opacos”.
“Con Amazon Business podemos enfocarnos en lo que significan los datos en vez de sólo si son o no correctos. Estábamos acostumbrados a revisar los datos de compras cada dos o tres meses. Ahora podemos verlos en tiempo real, lo que nos hace más ágiles en la toma de decisiones”.
— Mark Arrigotti, Director global de Procure2Pay en Uber
¿Quién quiere inconvenientes?
En 2015 recibieron lo que buscaban. Fue entonces cuando Uber firmó un acuerdo con Amazon Business, que ofrece servicios a millones de clientes de empresa de todos los tamaños, con cientos de millones de productos. Amazon Business ofrece descuentes, envíos rápidos, herramientas de gestión de la cuenta (incluyendo informes y analíticas),y una variedad de opciones de pago.
“Revisamos los típicos proveedores de oficina”, dice Blaine Milner, analista de compras senior en Uber. “Elegimos Amazon Business como proveedor preferente porque podría mantener el ritmo del rápido crecimiento de Uber. Tiene una gran cesta de categorías, una gran logística, y una interfaz sencilla que ya es familiar para casi todo el mundo. Podíamos reemplazar múltiples vendedores y los inconvenientes de gestionarlos. Y finalmente podíamos entender nuestros gastos, y controlarlos”.
Arrigotti y Milner utilizaron la nueva funcionalidad Visibilidad del gasto en Amazon Business (impulsada por Amazon Quicksight de AWS), para generar automáticamente informes muy gráficos de analíticas de empresa que compararon con lo que obtienen con Tableau. Los informes son completos y detallados. “Con Visibilidad del gasto de Amazon Business, podemos ver el gasto total a través de todos los grupos de empresas, el tamaño medio de los pedidos, el número de artículos, la cantidad gastada en cada artículo, y mucho más”, dice Milner. “Y no tenemos que construirlo. Todos los cálculos los hace Amazon, y se alinea con los datos brutos que obtenemos de nuestro sistema de compras de empresa”.
El equipo de Uber también aprovecha la integración de los ajustados flujos de trabajo entre Amazon Business y su plataforma de gestión de gasto Coupa, que coordina el flujo de compras y pedidos, así como otra documentación entre los dos sistemas.
Agilizando Uber
Las analíticas de Amazon Business están cambiando la naturaleza de los informes (y cómo se utilizan los informes) en Uber: “Ya no tenemos que preguntar si nos fiamos de los datos que revisamos”, dice Arrigoti. “Con Amazon Business, podemos enfocarnos en lo que significan los datos más que en si son o no correctos. Estábamos acostumbrados a revisar los datos de compras cada dos o tres meses. Ahora podemos verlos en tiempo real, lo que nos hace más ágiles en la toma de decisiones. ¿Qué políticas de compras necesitamos y qué políticas han de mejorar? Podemos responder a preguntas así mucho mejor que antes”.
Utilizando los datos de Amazon Business, Arrigotti y Miler pueden identificar artículos que los empleados compran a menudo y activar políticas que limitan la frecuencia y cantidad de esos gastos. Cuando un empleado presenta una solicitud de compra que sobrepasa la política, él o ella reciben un aviso de incumplimiento y la opción de modificar la solicitud.
Limitando el gasto no controlado
“Directamente, podemos usar Amazon Business para evitar que la gente realice gastos no controlados”, dice Arrigotti. “Con Amazon Business, tomamos conciencia de los gastos no controlados antes de que ocurran. Las analíticas que recibimos realizan bloqueos para ello. Es una parte esencial de la transformación en un sistema maduro de compras de empresa”.
Otra pieza para conseguir un sistema maduro es que los empleados lo utilicen. Si un sistema no es simple y cómodo, la gente buscará un modo de evitarlo. Amazon Business debe puntuar alto en esta medida porque hay un porcentaje creciente de empleados de Uber en Norte América que lo utilizan.
“Con Amazon Business, la experiencia del cliente es excelente”, opina Miller, “Cualquiera que haya comprado en Amazon sabrá cómo utilizar Amazon Business. No existe apenas curva una de aprendizaje”.
Uber espera aumentar su uso de Amazon Business mientras continúa creciendo: “Queríamos un programa de compras de empresa que fuera fácil y algo que los usuarios finales fueran a adpotar”, dice Arrigotti. “Amazon Business no solo hace eso, sino que alimenta el crecimiento de la compañía”.
Por favor, tenga en cuenta: Esta historia proviene de EEUU y por tanto, los ahorros, ventajas y características referenciados pueden ser exclusivos a este país. Para aprender más sobre las ventajas de Amazon Business en España, Descubre más.
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