Citi adopta soluciones digitales para automatizar las operaciones de adquisición

Citi es una empresa líder en servicios financieros globales, que presta servicios a 200 millones de clientes en más de 160 países y jurisdicciones. Proporciona a los consumidores, empresas, gobiernos e instituciones una amplia gama de productos y servicios financieros, que incluyen una banca de consumo y crédito, una banca de inversión corporativa, valores y gestión patrimonial. La Organización de Gestión de Recursos (Resource Management Organization, RMO) de Citi es su organización de cadena de suministro global con responsabilidad Source to Pay (S2P) para el proceso de ciclo de vida de proveedores de extremo a extremo. Citi trabajó con Amazon Business para adoptar una solución digital con el fin de automatizar, estandarizar y simplificar el proceso de compra en un ecosistema complejo donde las partes interesadas internas y los proveedores realizan transacciones de numerosos productos básicos.

Soporte para un ecosistema global de partes interesadas y proveedores internos

La misión de Citi es posibilitar el crecimiento y el progreso económico en todo el mundo. Para lograr esto, Citi se esfuerza por crear los mejores resultados para sus clientes con un ingenio financiero que produce soluciones simples, creativas y responsables. Estas expectativas se llevan a cabo en la gestión de la cadena de suministro global mientras la organización RMO de Citi trabaja para mejorar las operaciones diarias e impulsar el valor en asociación con las unidades de negocios de Citi, que incluyen al Grupo de Clientes Institucionales (Institutional Client Group, ICG), la Banca de Consumo Global (Global Consumer Bank, GCB), la Tecnología y Operaciones Empresariales (Enterprise Operations & Technology , EO&T) de Citi y las Funciones Globales.

En años anteriores, la organización RMO de Citi se centró en la cobertura y estandarización de la implementación de una única solución de software de planificación de recursos empresariales (enterprise resource planning, ERP) en 94 países. Esta fue una inversión fundamental para garantizar la seguridad y la solidez en toda la cadena de suministro. En 2016, el siguiente paso en la evolución se centró en digitalizar y automatizar los procesos manuales, lo que mejoró la experiencia de usuario, optimizó los procesos de adquisición y fortaleció el marco de riesgo y control asociado con una cadena de suministro.

El objetivo es brindar un soporte al negocio mediante la mejora de la experiencia de compra interna de Citi con un modelo digital aumentado, al mismo tiempo que se proporciona a los proveedores un entorno de fácil operación. La RMO se enfocó en el desarrollo ágil al eliminar los puntos de contacto manuales y considerar todos los factores de mitigación de riesgos de trabajar en una institución financiera altamente regulada con diferentes leyes en todos los ámbitos geográficos.

Un viaje hacia la simplificación de la cadena de suministro global

El desafío principal de la organización RMO de Citi es la estandarización global entre las complejidades de los negocios internacionales, en especial en tantos países. Las diferencias en cuanto a monedas, leyes tributarias, privacidad y acceso a los datos internacionales y regulaciones vinculadas al procesamiento de pagos varían cuando se gestionan proveedores en todas los ámbitos geográficos. En última instancia, cada una de estas variables da como resultado puntos de contacto manuales, un mayor número de sistemas y puntos de vulnerabilidad potencial.

En el pasado, la RMO invirtió tiempo en la investigación de los proveedores y en la creación de catálogos que se desactualizaban rápidamente y no eran fáciles de usar, lo que a menudo impulsaba a las partes interesadas internas a comprar fuera de los catálogos para obtener artículos rápidamente. También era costoso llevar a cabo eventos de abastecimiento, incorporación y transacción con los proveedores. Una vez comprados los artículos, debían cargarse manualmente como gastos al centro de costos correspondiente, lo que se traducía en desafíos de gestión de presupuestos y contabilidad.

Ingreso a Amazon Business

Citi ha estado trabajando con Amazon Business desde 2017 para consolidar proveedores en un entorno de compras familiar y así mejorar la experiencia para los compradores. Inicialmente, la organización RMO de Citi aprovechó un equipo centralizado de asistencia de compra que podía pedir suministros en Amazon Business en nombre de las partes interesadas internas. Las compras se realizaban con órdenes de compra o tarjetas de compra de la empresa y se reembolsaban a través del sistema interno con un software de gastos de terceros. Esto le dio visibilidad al equipo de RMO de Citi sobre áreas de gasto que quizás no había gestionado previamente y a la vez facilitó la tarea para el negocio. Sin embargo, si bien esto facilitó la compra inicial, todavía quedaba más trabajo por hacer para mejorar la experiencia del usuario y del proveedor, así como el proceso de la compra al pago y la conciliación. 

“Los usuarios querían una experiencia simplificada”, dijo Guillermo Bambach, responsable del proceso Source to Contract de la RMO global de Citi. “Al trabajar con Amazon Business, Citi comenzó un viaje para automatizar completamente cada transacción, de modo que cada compra se codificara en el centro de costos adecuado, se procesaran los pagos y se redujeran los pasos adicionales”.

La visión de Citi era crear procesos automatizados de extremo a extremo con el fin de aumentar la eficiencia global, primero con la selección de Amazon Business para comprar en los Estados Unidos y Canadá, seguido de pilotos en el Reino Unido y Alemania. Citi luego habilitó una integración de punchout desde su ERP a Amazon Business, lo que le permitió comprar desde la tienda de Amazon Business dentro de los sistemas existentes y consolidar miles de proveedores en un solo lugar. Como resultado hubo una mayor eficiencia operativa y una optimización de las operaciones de compra de Citi.

Luego, Citi trabajó con Amazon Business para establecer políticas de Compra guiada mediante los Códigos de productos y servicios estándar de las Naciones Unidas (United Nations Standard Products and Services Codes, UNSPSC), el estándar de la industria para los códigos de bienes y servicios. Esto permitió que Citi pudiera establecer restricciones sobre lo que los empleados podían comprar a través de la tienda sin una revisión de aprobación manual y, al mismo tiempo, clasificar las compras de acuerdo con los sistemas contables. Citi permitió el acceso a Amazon Business como una fuente preferida de bienes y servicios para todas sus partes interesadas internas de los Estados Unidos. Con estas integraciones implementadas, Citi luego se concentró en crear un proceso de aprobación, pago y conciliación completamente automatizado.

Implementación de un proceso Source to Pay (S2P) completamente automatizado

Hoy en día, las partes interesadas internas encuentran lo que necesitan en la tienda de Amazon Business y lo envían directamente a donde se necesita. Para cada transacción, se genera un número de tarjeta virtual por única vez de manera electrónica y segura a través de la plataforma de tarjetas líder en la industria de Citi, sin participación del usuario. Si se encuentra dentro del umbral del monto de compra aprobado, la transacción se completa, se paga al instante y se concilia, lo que ahorra tiempo a los usuarios que pueden reinvertir en esfuerzos más estratégicos. El único paso adicional es el enrutamiento automático a un aprobador adicional si el monto de la compra supera un umbral establecido.

Luego, los datos de las tarjetas de crédito de nivel 3 para cada transacción se transfieren de manera electrónica al sistema contable de Citi, lo que les proporciona el nivel más alto de detalle de partida individual para cada transacción. Amazon Business proporciona información similar de nivel 3 para compras con visibilidad adicional. Estos datos regresan al ERP de Citi desde Amazon Business, a través de la plataforma de tarjetas de Citi.

“Las transacciones de extremo a extremo ahora están totalmente automatizadas sin procesamiento manual: los pedidos, la facturación y los gastos están completamente automatizados sin intervención manual”, dijo Bambach. “Los datos de compra detallados que se obtienen de las compras de Amazon permiten a Citi enriquecer continuamente el programa para las partes interesadas y los proveedores por igual. Citi está trabajando activamente en un programa para alentar a los proveedores existentes a que se unan a Amazon Business, lo que aportaría beneficios a ellos mismos y a Citi. Los proveedores se benefician de la infraestructura automatizada, la exposición a nuevos clientes potenciales y la simplificación de la cadena de suministro”.

Con la nueva automatización y los datos que se suministran en cada transacción, el equipo de RMO de Citi también está desarrollando capacidades de inteligencia para identificar tendencias con el fin de crear predicciones y encontrar oportunidades de ahorro de costos. Mientras los clientes internos compran en Amazon Business, los datos en tiempo real los dirigen a proveedores que ofrecen el mejor precio, lo que ahorra dinero para la organización.  

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Por favor, ten en cuenta: Esta historia proviene de EEUU y por tanto, los ahorros, ventajas y características referenciados pueden ser exclusivos a este país. Para aprender más sobre las ventajas de Amazon Business en España, Descubre más.