Principales estrategias que las organizaciones utilizan para aumentar el ahorro en las compras y mejorar la eficiencia

En el competitivo panorama empresarial actual, los equipos de compras enfrentan una creciente presión para reducir costos, mejorar la eficiencia y cumplir con objetivos de sostenibilidad. Organizaciones de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes negocios internacionales, están encontrando formas innovadoras de revolucionar sus procesos de compras y crear trayectorias de compras empresariales más inteligentes.

Al implementar herramientas y estrategias avanzadas de compra electrónica, las empresas están optimizando procesos, reduciendo la repetición y ahorrando tiempo valioso para sus empleados. Los equipos de compras están obteniendo información más precisa sobre los gastos, lo que les permite consolidar proveedores, maximizar las economías de escala e identificar compras innecesarias.

A continuación, algunos ejemplos de organizaciones que han transformado exitosamente sus prácticas de compras:

AECOM: Optimización del gasto indirecto y reducción de pasos en los procesos

Con 87,000 empleados en todo el mundo, la firma global de ingeniería AECOM recurrió a Amazon Business para abordar sus desafíos de cola de gasto.

Se estaban gastando cantidades significativas en Amazon por parte de numerosos empleados en artículos como papelería y suministros de TI, con más de 80 empleados comprando cuatro o cinco artículos al mes a través de sus cuentas personales de Amazon.

Estas compras se realizaban con tarjetas virtuales, y cada artículo debía reconciliarse individualmente contra una factura de Amazon. En total, el proceso de compra involucraba 16 acciones a lo largo de nueve pasos diferentes, consumiendo una gran cantidad de tiempo de los empleados, gerentes y personal de contabilidad.

AECOM decidió integrar todas las compras en su plataforma de compra Coupa, incorporando Amazon Business como una opción de conexión directa. Esto significaba que los empleados seguirían beneficiándose de la apariencia familiar de Amazon, mientras compraban artículos de acuerdo con la política de la empresa de proveedores aprobados, utilizando la función de Guided Buying (una función de pago).

El nuevo sistema ha generado notables ahorros en eficiencia, con una reducción de nueve a cinco acciones requeridas para comprar artículos, y el tiempo necesario para realizar pedidos y reconciliar facturas se redujo en más del 70% gracias a la función de Visibilidad de gastos.

Vision Multi Academy Trust: Simplificación de la gestión de facturas y ahorro de tiempo

Con más de 1 200 niños de toda la región del Gran Manchester asistiendo a sus escuelas, Vision Multi Academy Trust tiene una necesidad significativa de papelería y otros artículos esenciales.

Sin embargo, el esfuerzo administrativo asociado con compras de bajo valor pero alto volumen puede ser significativo, y el equipo financiero de Vision Multi Academy Trust necesitaba operar de la manera más eficiente posible.

El Trust recurrió a la función de Pago por transferencia pospuesto de Amazon Business, que permite a los clientes elegibles recibir una factura mensual. "Si estás comprando un paquete de bolígrafos o papelería de £4 y recibes una sola factura una vez al mes en lugar de recibir una factura cada vez que haces esa compra, que puede ser cientos de veces, realmente ahorras tiempo", dice Darren Cosgrove, director financiero de Vision Multi Academy Trust. "Y eso es algo que valoro bastante".

Junto a esto, la organización trabajó con Amazon Business para identificar proveedores preferidos, establecer flujos de trabajo aprobados y centralizar cuentas, asegurando que pudiera beneficiarse de precios más efectivos y entregas más rápidas gracias a mejores procesos de aprobación.

El Trust ahora está considerando el potencial de lograr mayores ahorros de costos a través de compras al por mayor, lo que puede ayudar a las organizaciones a obtener mejores precios al comprar un mayor número de artículos de mayor valor. "Hemos tenido una distribución de tablets para nuestros niños", dice Cosgrove. "Así que el siguiente paso es proporcionar a cada niño un lápiz digital. Estamos interesados en ver cómo podemos ahorrar tiempo y dinero con pedidos al por mayor para ese tipo de artículos".

Universidad de Nottingham Trent: Impulsando la sostenibilidad a través del abastecimiento local

Como parte de su objetivo de alcanzar cero emisiones netas para 2040, la Universidad de Nottingham Trent utiliza Amazon Business para mejorar sus esfuerzos de sostenibilidad. El sistema prioriza a los proveedores locales en las búsquedas de productos, reduciendo las emisiones de carbono de las entregas y apoyando la economía local.

"Los estudiantes están buscando ir a universidades que tomen la sostenibilidad en serio", dice Claire Davies, gerente de compras sostenibles en la Universidad de Nottingham Trent. "Hemos seleccionado proveedores de East Midlands para que aparezcan primero en la búsqueda de productos. Eso nos permite apoyar la economía local y reducir las emisiones de carbono al reducir la cantidad de kilómetros recorridos".

La universidad también ha hecho uso de certificados de sostenibilidad para que las personas puedan ver los beneficios que esto conlleva.

Gordon Food Service: Mejorando el control y apoyando iniciativas de diversidad

Controlar las compras no autorizadas de proveedores no gestionados fue la fuerza que impulsó a el distribuidor de servicios alimentarios Gordon Food Service. "Teníamos muchos proveedores sin acuerdos y Amazon Business realmente nos ayudó a identificar esas categorías y establecer más controles", dice Jeff Howard, gerente de categoría de adquisiciones indirectas en Gordon Food Service.

Trabajar con Amazon Business también aseguró que los empleados solo pudieran comprar de proveedores verificados que cumplieran con sus criterios de diversidad, equidad e inclusión (DEI). "La capacidad de marcar ciertos artículos que cumplen con nuestros criterios DEI y hacerlos visibles para nuestros usuarios es enorme", dice Howard.

El negocio también se ha beneficiado de mejores capacidades de informes, permitiéndole profundizar más en sus gastos e identificar otras áreas donde estos podrían consolidarse o eliminarse.

Navegando desafíos y futuras tendencias

Si bien las nuevas soluciones de compras ofrecen numerosos beneficios, las organizaciones deben estar preparadas para posibles desafíos durante la implementación, como la gestión del cambio y la integración de sistemas. Sin embargo, las ganancias a largo plazo en eficiencia, ahorro de costos y compras estratégicas a menudo superan estos obstáculos iniciales.

Mirando hacia el futuro, las tendencias en el mundo de las compras indican un creciente enfoque en la sostenibilidad, la diversidad de proveedores y la toma de decisiones basadas en datos. Las organizaciones que puedan aprovechar efectivamente estas tendencias probablemente verán mejoras continuas en sus procesos y resultados de adquisición.

Originalmente publicado en Expansión