Cuánto gasta una empresa en papelería y cómo puede ahorrar

Si quieres ahorrar y aumentar el margen de beneficios de tu empresa mes a mes, una de las formas más efectivas de conseguirlo es recortando los gastos de la empresa. Entre los más importantes de ellos se encuentran los gastos en material de papelería. En este artículo, te explicaremos cuánto gasta una empresa en papelería y cómo puede conseguir ahorrar en ellos al final de cada mes, aumentando así su rentabilidad.

Cuáles son los gastos en material de papelería de una empresa

Antes de hablar sobre cómo contabilizar cuánto gasta una empresa en papelería y cuáles son los medios hábiles para ahorrar en las compras de este tipo de productos, tenemos que tener claro qué son, ya que, si no, nuestras cuentas estarán distorsionadas y no podremos aplicar los cambios necesarios de forma efectiva.

El material de papelería incluye toda una serie de bienes mayoritariamente fungibles (es decir, que se gastan cuando los usamos) que necesitamos utilizar de forma recurrente (por lo que solemos comprar muchos y muy habitualmente) y que tiene que ver con el material para imprimir, escribir en papel, tomar notas, subrayar, archivar, etc. Los productos de material de oficina más habituales en la cesta de una PYME son folios, cartuchos de impresora, bolígrafos, rotuladores, subrayadores, grapas y grapadoras, lápices, gomas, correctores, clips, gomas de borrar, libretas, agendas, archivadores, etc.

Como puedes ver, son productos que intuitivamente asociamos con la categoría a la que pertenecen, pero debes evitar confundirlos con el material informático y el material de oficina, ya que puede haber casos, como el de las impresoras por ejemplo, que puedan dar pie a confusiones.

Cómo saber cuánto gasta una empresa en papelería

Piensa que el gasto de papelería, como sucede en general con los gastos de poco valor económico, tiende a estar poco controlado, lo que da pie a una gran cantidad de gastos innecesarios, duplicidades, etc. que pesar de que no supongan un gran gasto a la empresa en el momento en el que se hacen, a final de año pueden acabar suponiendo una importante pérdida de recursos.

Por eso, lo primero que tenemos que saber para poder recortar nuestros gastos en papelería, es saber cuánto gastamos; y para saber cuánto gasta una empresa en papelería, debemos hacer un informe de gastos.

Un informe de gastos es un documento en el que se registran los gastos de una empresa durante un determinado periodo de tiempo. Este tipo de informes también pueden ser de un tipo de gastos concretos. En este caso, necesitaremos recoger los justificantes de gastos en papelería de los últimos meses (es decir, los tickets y las facturas) y computarlos adecuadamente.

Cuando hayamos hecho esto, sabremos cuál es la media de gasto en papelería de nuestra empresa durante los últimos meses. Pero no solo eso, también sabremos, de forma pormenorizada, cuáles han sido los gastos en papelería de todos estos meses. Es decir, en qué hemos gastado exactamente nuestro dinero durante ese periodo de tiempo.

También deberemos analizar el proceso de compras de nuestra empresa para saber si es o no el adecuado. Esto nos servirá para analizar no solo cuánto gastamos, sino en qué y cómo lo hacemos, permitiéndonos conocer si hay duplicidades en las compras, si se han realizado gastos innecesarios, si las cantidades son las correctas, etc.

Sabiendo cuánto gastamos y cómo lo hacemos, podremos planificar el ahorro en material de papelería de nuestra empresa para los próximos meses.

Cómo ahorrar al comprar material de papelería para empresas

Ahora que ya hemos visto qué tenemos que hacer para calcular cuánto gasta una empresa en papelería, veamos algunos consejos que nos ayudarán a ahorrar en este tipo de gastos.

●      Centraliza tus compras: como ya hemos dicho, uno de los principales problemas de los gastos en material de papelería es que se trata de compras pequeñas y de poco valor económico, lo que provoca que el control sea menor y surjan los problemas. Por eso es muy importante centralizar las compras. Si tus compras de empresa están centralizadas, habrá una persona (o un departamento) encargada de saber cuáles son las necesidades del conjunto de la empresa, qué pedidos se han hecho ya, cuáles son los que todavía quedan por hacer, etc., lo cual evitará este tipo de desajustes, reduciendo gastos.

●      Compara precios: parece muy básico, pero a veces puede llevar más tiempo del que pensamos, por eso muchas empresas siguen con sus proveedores habituales en vez de buscar nuevos proveedores que les ofrezcan mejores precios, ofertas por cantidad o por compras recurrentes, etc.

●      Aprovecha los packs: al tratarse en su mayoría de productos fungibles, sabes que, en un momento u otro, vas a acabar necesitándolos de nuevo y deberás volverlos a comprar. Por ello, puedes aprovechar los descuentos al comprar packs y grandes cantidades en aquellos productos que no vas a comprar de forma reiterada.

●      Controla tu stock: ¿qué es lo que ya tienes y qué es lo que te hace falta? Saber esto es esencial para evitar gastos innecesarios.

●      Pasa de lo analógico a lo digital: la transformación digital puede ayudarte a ahorrar en tus gastos de papelería. Puedes utilizar varios programas para priorizar las comunicaciones, la archivación, etc., en formato digital, evitando gastos innecesarios de estos materiales, como podrían ser las impresiones, lo que te ayudará a ahorrar mes a mes.

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