Cómo crear un proceso de gestión de compras en una empresa

Establecer un proceso de gestión de compras en una empresa es muy importante para optimizar y controlar los gastos, evitar el dispendio innecesario, controlar el inventario y poder mantener el flujo de producción para seguir satisficiendo las necesidades de los clientes. Por ello, no solo se trata de comprar, sino de saber qué y cómo comprar.

Uno de los mayores beneficios de un buen proceso de compras de empresa es aumentar nuestra capacidad de ahorro, tanto en el precio final de nuestro producto como en el total de los ahorros de la compañía. Ahorrar en nuestro proceso de producción gracias a las compras nos hace más competitivos (se calcula que alrededor del 50% del precio de los productos que produce una empresa se derivan directamente del coste de la compra de materiales), y, en términos generales puede generar unos ahorros de hasta el 2% del total de la compañía, una cantidad nada desdeñable si pensamos que lo que estamos haciendo es optimizar el proceso por el cual compras cosas tan sencillas como el material de oficina, a la vez que mantenemos o aumentamos la calidad de nuestro producto y contribuimos, tanto directa como indirectamente, a aumentar el margen de beneficios de la empresa.

A continuación, te explicamos cuáles son los principales elementos del proceso de gestión de compras de una empresa para que puedas crear el tuyo propio.

Los objetivos del proceso de gestión de compras de una empresa

Antes de empezar con el proceso de compras de una empresa tenemos que definir en primer lugar para qué sirve, cuáles son sus objetivos.

El principal objetivo del proceso de compras de una empresa es asegurar que no falten nunca los productos necesarios para el mantenimiento de la actividad de la empresa. Como ya hemos dicho, dentro de este objetivo principal, existe también el objetivo de reducir los costes de producción de la empresa y ahorrar en las compras tanto de materias primas como de otro tipo de bienes necesarios para el funcionamiento del negocio.

Para ello, evaluar precios, comparar entre proveedores, analizar las mejores ofertas por volumen, etc., es muy importante y no basta con hacerlo una vez, sino que debemos hacerlo de forma regular, especialmente en el caso de las empresas que hacen pedidos más pequeños y que tienen presupuestos más ajustados, como las microempresas y las pequeñas empresas PYME.

Ahora que sabemos cuáles son los objetivos del proceso de compras de una empresa, debemos establecer las bases que permitirán que se desarrolle correctamente.

Establece las bases del proceso de gestión de compras de una empresa

El proceso de gestión de compras de una empresa debería estar firmemente controlado, ya que de lo contrario no tendremos una visión clara y realista de nuestras necesidades, de nuestro stock, de nuestro gasto, etc. Por eso debemos establecer unas bases sólidas que nos permitan controlar fácilmente lo que sucede.

Para ello, en primer lugar, tenemos que determinar quién será el responsable de compras de la empresa. Esto es importante tanto si nuestra empresa tiene pocos empleados como si se trata de una gran compañía, ya que nos permitirá aumentar el control sobre los gastos de la empresa, controlando el flujo de recursos y evitando los gastos innecesarios.

El responsable de compras de una empresa, en primer lugar, será la persona encargada de centralizar y realizar los pedidos, y para ello, deberá encargarse también de realizar las previsiones de stock, de evaluar y comparar tanto a proveedores como a los diferentes productos, etc. En las empresas de una cierta envergadura, el responsable de compras está a la cabeza de un departamento de compras, mientras que en las que tienen una plantilla o unos recursos más reducidos, de esta función se suelen encargar los responsables de la empresa o el equipo de administración.

El responsable de compras deberá definir la política de compras de la empresa: cómo y cuándo hacer los pedidos, los procesos de aprobación, la selección de productos y proveedores aceptados, etc. Para que arroje verdaderos resultados, esta política deberá ser respetada por el resto de los trabajadores.

Los pilares del proceso de gestión de compras de una empresa

Ahora que ya sabes cuál es el objetivo del proceso de compras de una empresa y qué necesitas para controlarlo, pasemos a ver los cuatro puntos básicos que todo proceso de gestión de compras de una empresa debe tener en cuenta:

●      Conoce tus necesidades: qué necesitas y cuándo (o cada cuánto) lo necesitas. No te interesa tener stock inmovilizado ocupando espacio en un almacén ni quedarte sin los materiales que necesitas para seguir produciendo, por lo que todo responsable de compras deberá esforzarse por mantener el equilibrio, evaluando cómo evolucionan las necesidades de la empresa y adaptando las compras a las circunstancias. Si detectas compras recurrentes cada mes, automatízalas para evitar perder tiempo y agilizar los trámites.

●      Productos: qué queremos comprar y por qué. Es importante que valoremos el equilibrio entre calidad y precio y no dejarnos llevar únicamente por este último, ya que ahorrar en una compra puede significar un nuevo gasto a corto plazo si el producto es de mala calidad. La calidad de los productos garantiza una vida útil más larga y por lo tanto ahorrar más a medio y largo plazo.

●      Proveedores: a quién le vamos a comprar. A la hora de escoger a nuestros proveedores no solo debemos prestar atención a los precios que nos ofrece, también a los productos, a las ofertas que está dispuesto a aceptar y las rebajas que está dispuesto a aplicar (por cantidad, por recurrencia, etc.), pero también debemos comprobar su fiabilidad (si cumple con los plazos, si no nos deja sin producto, etc.). En este caso, las comparaciones no son odiosas sino muy necesarias, los proveedores lo saben así que aprovecha para intentar conseguir mejores ofertas. Además, es importante tener más de un proveedor para un mismo producto en el caso de que eventualmente nuestro proveedor habitual no pueda satisfacer nuestra demanda.

●      Digitalización: encontrar los proveedores y los productos que necesitas, compararlos, negociar, buscar alternativas cuando te fallan, gestionar la facturación… Puedes hacerlo de forma analógica, pero la transformación digital también ha llegado al proceso de compras de las empresas y puedes aprovecharla para ahorrar tiempo en todos estos procesos que pueden hacerse tediosos.

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