Cómo el equipo de compras de Exxonmobil estaba preparado para la continuidad de su negocio

Llevo trabajando en ExxonMobil durante más de quince años, y actualmente dirijo las compras de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) a nivel mundial. A lo largo de los años, he hecho todo lo posible para que podamos superar varios retos. Aunque es imposible prepararse para todo, hay algo común entre sobrevivir las crisis y gestionar las buenas temporadas: las organizaciones que transforman digitalmente sus procesos de compras están mejor equipadas para mantener la continuidad de sus actividades tanto en los buenos tiempos como en los malos.

En los últimos meses, empresas de todos los tamaños y de todos los sectores han puesto en práctica los planes de continuidad de sus operaciones, lo que incluye hacer ajustes en su cadena de suministro y facilitar formas de trabajar alternativas. Una cosa que hemos aprendido los responsables de las compras durante este tiempo es cómo de preparados estamos para atravesar circunstancias imprevistas, y cómo los procesos que hemos establecido de antemano nos ayudan o nos obstaculizan durante los tiempos difíciles. A medida que las tendencias de las compras profesionales de los últimos años se han inclinado hacia el avance de la transformación digital y el aprovechamiento de las ventajas de la automatización de compras, muchas empresas,  incluidas ExxonMobil, han estado trabajando para establecer soluciones modernas que nos ayuden a operar con mayor eficacia, independientemente del entorno en el que trabajemos.

Operaciones MRO a escala mundial

Nuestro grupo MRO supervisa una cantidad significativa de las transacciones de compras de ExxonMobil a nivel mundial, incluyendo una parte de los gastos de adquisición de capital y operaciones de ExxonMobil. Para las operaciones a nuestra escala, buscamos cada vez más la tecnología que nos ayude a mejorar y deleitar a nuestros clientes. Como expertos comerciales dentro de ExxonMobil, nos centramos en comprender qué le importa a la empresa, cómo proporcionar los productos y servicios adecuados, y qué tipos de vías y contratos son necesarios para adquirir materiales y servicios que permitan que las operaciones y los proyectos avancen sin problemas, pero siempre se puede mejorar, y la tecnología digital está desempeñando un papel cada vez más importante.

Por ejemplo, recientemente hemos implementado una solución de almacenamiento de información en la nube para guardar todos nuestros contratos en un solo lugar, lo que permite a la mayoría de nuestros usuarios finales la posibilidad de realizar requisiciones dentro de una plataforma sencilla y fácil de usar. Este sistema basado en la nube permite a los usuarios acceder a los contratos y realizar transacciones de forma automática, independientemente de su ubicación, y ha sustituido la necesidad de procesos manuales. Aun así, varias de nuestras transacciones MRO en ExxonMobil son de naturaleza "puntual" para la adquisición de artículos consumibles de bajo coste como pequeñas herramientas, equipo básico de laboratorio, suministros de oficina, pequeñas tuercas y pernos, suministro eléctrico básico y algunos equipos de protección personal (PPE). El tiempo dedicado a la búsqueda, el abastecimiento y la notificación de gastos de este tipo de artículos podría invertirse mejor en otros esfuerzos más estratégicos.

Además, para las transacciones al contado, no teníamos el nivel de visibilidad de la competitividad de los precios que teníamos en nuestro gasto más estratégico, el de los contratos. Al consolidar todas estas transacciones en nuestro nuevo sistema de adquisición y pago y permitir que los usuarios se conecten a Amazon Business para comprar consumibles MRO, hemos podido aumentar la automatización del ciclo de compras rutinarias y obtener más visibilidad de estas transacciones. Además, la tienda que ofrece Amazon Business permite a nuestros clientes comparar varios proveedores de consumibles MRO en un solo lugar para encontrar fácilmente un precio competitivo, lo que ha reducido nuestros costes de transacción.

Hemos recibido comentarios positivos de los usuarios. Muchos señalan que la capacidad de crear equipos dentro de Amazon aumenta la colaboración, permite una mayor visibilidad del gasto del grupo, gestiona el cumplimiento estableciendo límites de gasto y guía a los usuarios a los artículos aprobados, entre otras cosas. Más importante aún, estos procesos han ayudado a permitir que nuestro equipo mantenga nuestras operaciones a nivel mundial, ya que el clima global actual presenta desafíos para nuestra cadena de suministro. Habilitar nuestro sistema de adquisiciones con el conjunto adecuado de herramientas digitales y alinearlo con cadenas de suministro fiables ayudó a nuestra capacidad de garantizar la continuidad de las actividades.

Como profesional de las compras, a menudo hablo del coste total de la propiedad de los artículos y servicios. Pero he notado que los líderes de compras no se centran lo suficiente en el coste total para cumplir con las solicitudes de sus clientes. Hemos adoptado soluciones tecnológicas que podrían reducir el coste total de las compras de una organización tanto en tiempo como en presupuesto. Por ejemplo, si compras un artículo caro como una turbina, la calidad y el coste son los factores más importantes. Pero, si compras repetidamente artículos baratos, necesitas concentrarte en el gasto total de esas transacciones. Eso significa mirar el coste de mover el material del proveedor al usuario final. La transformación digital de los procesos, como la automatización del ciclo de compras, puede ayudarte a abordar cuestiones complejas como éstas en cuanto al coste, la escala y las cadenas de suministro.

Estos problemas y más son factores persistentes que un sistema de compras digital moderno puede ayudar a solucionar. Sin embargo, depende de los líderes mostrar a sus organizaciones que las compras pueden ir más allá del precio de los artículos. De hecho, representa un modelo integral de cómo comprar lo que tus clientes necesitan de principio a fin, de manera que tenga sentido para ellos, reduzca el reciclaje y aporte valor al resultado final. He descubierto que, tanto en tiempos muy difíciles como en otros menos difíciles, la tecnología y las soluciones como Amazon Business pueden ayudar a minimizar el coste de las transacciones e impulsar las adquisiciones como un motor de valor.