Separa las compras de empresa de las personales: Cómo simplificar la gestión del gasto

Las pymes pueden gestionar sus gastos de manera más eficiente separando los gastos de empresa de los personales.

por Therese Liwanag, Product Marketing Manager el 28 de enero de 2025

Cuando las microempresas se convierten en pymes, gestionar las finanzas se vuelve más complicado. Un paso clave para mantener el buen funcionamiento de las operaciones financieras es separar las compras de empresa de los gastos personales. Esta separación puede suponer una gran diferencia en la manera en que las pymes gestionan su flujo de caja, monitorean los gastos y toman decisiones de compra inteligentes.

Impacta el flujo de caja, la visibilidad y la conciliación
Mezclar los gastos personales y los empresariales puede crear confusión en el flujo de caja, y esto a su vez, puede impactar las decisiones importantes, como pagar las facturas pendientes, invertir en crecimiento y cubrir los costes operativos. Resulta difícil de rastrear:

Cuánto efectivo está disponible para cubrir las necesidades de la empresa
Cuándo y dónde entra o sale el flujo de caja
Cuántas compras realizadas por empleados necesitan ser categorizadas y auditadas

Sin una separación clara, aumenta el riesgo de tener una mala gestión del flujo de caja, lo que puede llevar a pérdidas en términos de tiempo y costes. Más aún, dificulta la segmentación del gasto en categorías relevantes y la toma de decisiones informadas sobre el coste y el control de gastos. Resulta difícil identificar los productos atribuidos al crecimiento o a las operaciones de la empresa, los presupuestos asignados a departamentos específicos y cómo optimizar las decisiones de compra en base a tendencias de compra pasadas. Esta falta de seguimiento claro dificulta la toma de mejores decisiones basadas en datos que podrían mejorar la rentabilidad de la empresa. También resulta laborioso apuntar manualmente cada gasto, categorizarlo como compra de empresa, reembolsar al equipo por hacer pagos personales, y conciliar esos gastos.

Mejor planificación financiera, más control y un proceso simplificado
Los beneficios de mantener separadas las finanzas personales y de empresa son significativos: ventajas fiscales, mejor planificación financiera, mayor visibilidad y mayor ahorro de tiempo que puede ser invertido en trabajo con más valor. Cuando las finanzas están separadas, las pymes tienen una visión más precisa de la salud financiera de la empresa. Los registros precisos permiten diseñar mejores presupuestos, previsiones y encontrar más formas para ahorrar año tras año. También mejora el control de gastos permitiendo a las pymes vigilar el flujo de caja, establecer límites de gasto y reducir los gastos innecesarios de los empleados, para asegurar que los recursos de la empresa están asignados de manera apropiada. Además, separar los gastos de empresa simplifica el proceso contable. Desde la perspectiva de la auditoría, esto hace que la contabilidad sea lo más limpia posible ya que todos los gastos asociados a la empresa serán tomados en cuenta, lo que reduce la necesidad de apuntes manuales y seguimiento. En lugar de esto, el tiempo ahorrado puede ser utilizado en la toma de decisiones estratégicas y de crecimiento de la empresa.

Cómo separar los gastos
Para comenzar, las pymes pueden considerar tener una cuenta de compras únicamente de empresa, como Amazon Business. Tener una cuenta de compras centralizada significa que todas las transacciones financieras se pueden encontrar en un solo lugar organizadamente. Estas son cinco cosas que puedes hacer para comenzar con Amazon Business:

Crea una cuenta de Amazon Business: Registrarte en Amazon Business es sencillo y gratuito. Puedes utilizar también el correo electrónico de tu cuenta personal de Amazon y cambiar fácilmente entre tu cuenta personal y la cuenta de empresa.
Invita a usuarios: Permite a tus empleados obtener lo que necesitan manteniendo la visibilidad del gasto. Invita fácilmente a usuarios a que se unan a tu cuenta al mismo tiempo que mantienen sus propias credenciales de acceso. Las compras de todos estarán seguras, y como administrador de la cuenta, tendrás visibilidad sobre su selección y gasto.
Crea listas: Para facilitar el proceso de recompra, crea distintos tipos de listas para ayudar a mejorar la eficiencia y fomentar las compras inteligentes de empresa.
Obtén información sobre los gastos: Visualiza los datos de gastos con paneles e informes personalizables o prediseñados para monitorear el avance de tus objetivos.
Únete a Business Prime: Desbloquea beneficios para tu empresa con Business Prime como envíos rápidos y gratuitos, condiciones de pago flexibles y más.

Una cuenta solo para compras de empresa te puede dar acceso a mayores ventajas como el acceso a categorías relevantes para empresas y mejores precios, algo muy útil para tu empresa. Además, es importante que tu equipo entienda la importancia de separar las compras de empresa de las cuentas personales estableciendo normas claras sobre el reembolso de los gastos y el uso de tarjetas de crédito personales. Al establecer límites y contar con una cuenta de empresa, gestionar las compras se hace más fácil, reduciendo las horas dedicadas a la conciliación y a la gestión del gasto.

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