El e-procurement, también conocido como aprovisionamiento electrónico, hace referencia al proceso de compra y venta de suministros, trabajo y servicios que se realiza a través de Internet. Estas transacciones comerciales han ganado popularidad en los últimos años, especialmente ahora que son cada vez más los empleados que trabajan desde casa (aunque solo sea de forma parcial).

Este proceso se utiliza tanto a nivel negocio-negocio, negocio-consumidor como negocio-gobierno, con ventajas claras para cada una de estas partes. Aunque también tiene sus inconvenientes que merece la pena conocer. ¿Para qué empresas está recomendado el uso del e-procurement? ¿Cómo empezar a implementarlo? ¿Qué lo diferencia del e-commerce? En esta guía respondemos a todas estas preguntas y más.

Contenidos:

1. ¿Qué es el e-procurement?
2. E-procurement: Ejemplos de empresas que pueden utilizarlo
3. ¿Cómo funciona el e-procurement o abastecimiento electrónico?
4. ¿Qué tipos de e-procurement hay?
5. Funciones del e-procurement o aprovisionamiento electrónico
6. Beneficios del e-procurement
7. Desventajas del e-procurement
8. Cómo empezar a implementar el e-procurement
9. Glosario de términos de e-procurement
10. Preguntas más frecuentes sobre e-procurement

¿Qué es el e-procurement?

El e-procurement, o aprovisionamiento electrónico, es la contratación electrónica y la automatización de los procesos de compra de productos, servicios, suministros y trabajo entre dos negocios (B2B), un negocio y un consumidor (B2C) o un negocio y un gobierno (B2G), siendo este último el uso más extendido.

Los negocios que utilizan e-procurement pueden vender o comprar suministros más fácilmente que si lo hicieran a través de una plataforma de e-commerce estándar, y además sin papeles de por medio. Hay también un elemento de seguridad, pues las plataformas de e-procurement están cerradas a los contactos con los que las empresas hacen negocio y se requiere una invitación para poder entrar. 

Principales características del e-procurement:

• Es el proceso de compra de suministros y servicios a través de Internet

• Automatiza los procesos de compra al identificar las necesidades

• Se realiza a nivel negocio-negocio, negocio-consumidor o negocio-gobierno 

Este sistema no es nada nuevo, pues ya hace más de 20 años que el proceso de intercambio de pedidos y órdenes tradicional fue adaptado para la era digital. El sistema de compra que, durante siglos, ha conectado los negocios con los clientes de sus bienes y productos, ha encontrado su equivalente electrónico.

Desde 2020, el e-procurement ha experimentado un crecimiento en popularidad explicado por los cambios que la pandemia también ha provocado en el mundo laboral. El teletrabajo se disparó en un 121% ese año en España1, por lo que no debería sorprender que tuviera también un efecto en la gestión de compras y aprovisionamiento de las empresas.

¿Cómo funciona el e-procurement o abastecimiento electrónico?

El e-procurement es el conjunto de procesos que permiten la compra y la venta de productos o servicios entre un proveedor y un cliente. Estas transacciones comerciales tienen lugar en un espacio digital cerrado al que solo tiene acceso la empresa que suministra el producto y sus clientes.

Estas plataformas electrónicas simplifican y facilitan el negocio entre las dos partes, pero también lo hacen más seguro. Para poder formar parte de esa plataforma, se necesita invitación previa de la empresa suministradora, mientras que esta debe cumplir con ciertos requisitos para garantizar la privacidad de los datos.

Las etapas del proceso de abastecimiento electrónico pueden resumirse en:

1. Realización de pedidos: Los compradores eligen los productos o bienes del catálogo online. El proveedor recibirá el pedido de forma automática.
2. Autorización de pedidos: Los pedidos pasarán por un proceso de autorización antes de completar la transacción. El sistema de e-procurement hace que esto sea mucho más sencillo y rápido.
3. Transacción y pago: La plataforma de e-procurement también se encarga de transferir los datos que permiten la transacción comercial y el pago posterior.
4. Seguimiento de pedidos: Las empresas y los clientes pueden usar el aprovisionamiento electrónico para supervisar la entrega del pedido.
5. Elaboración de informes: De forma opcional, puede usarse el mismo software para crear informes y análisis del funcionamiento y el rendimiento de las transacciones comerciales.

Funciones del e-procurement o aprovisionamiento electrónico

Entre las principales funciones del e-procurement para una empresa, encontramos:

• Automatización de tareas de compra y venta
  
• Liberación de responsabilidades y tareas arduas y detalladas
• Eliminación del error humano en tareas de compra y venta
• Posibilidad de disponer de la plantilla para otras tareas que requieren contacto humano
• Mejora de la comunicación gracias a las alertas a tiempo real que proveen los sistemas electrónicos automatizados
• Optimización del proceso de compra y venta de productos, bienes y servicios
• Centralización del seguimiento de pedidos, informes y contratos
• Simplificación de la negociación entre varios socios e interesados
• Plataforma única con toda la información relacionada con las actividades de compra y venta y a la que tienen acceso todos los interesados
• Mayor transparencia y facilidad de acceso a la información.

Beneficios del e-procurement

Las herramientas que ofrece Amazon Business te pueden ayudar a reformular el proceso de compra que utiliza tu empresa. A continuación, exploramos los cuatro principales beneficios de apostar por el e-procurement de nuestra mano.

Optimiza el proceso de compra

Gracias a la experiencia y calidad que ofrece Amazon, es posible realizar compras para tu negocio de forma más sencilla e inteligente. No te será complicado hacer compras al por mayor o añadir nuevos usuarios.

• Acceso a amplia selección y ofertas: Podrás elegir entre las ofertas de múltiples vendedores que están esperando hacer negocio con tu empresa.
• Colabora con nuevos proveedores al instante y con garantías: Añadir nuevos usuarios siempre que los necesites es muy sencillo y rápido. El sistema de Inicio de Sesión Único hace que acceder a Amazon Business sea aún más fácil.
• Operaciones de compra simplificadas: Aprovecha todas las posibilidades que ofrece Amazon Business para hacer presupuestos, finalizar acuerdos y reaprovisionar.

Optimiza los gastos

Controla todo lo que gastas con la opción de gasto inteligente de Amazon Business. Utiliza los informes para mejorar la eficiencia de tu empresa y gestiona presupuestos con nuestras herramientas avanzadas.

• Informes sobre compra: Podrás entender mejor tus hábitos de compra para aplicar ese conocimiento en futuras decisiones de compra.
• Compras y cumplimiento: Dales seguridad a tus compradores ofreciéndoles la opción de hacerlo siempre dentro del marco de las políticas y los requisitos de la empresa.
• Gestiona tus movimientos: Existen opciones de pago flexibles para una mejor gestión del presupuesto de tu empresa. Eso incluye la posibilidad de pagar hasta 55 días después sin ningún tipo de comisión con una línea de crédito de Amazon Business, entre otras opciones.

Acelera el crecimiento

Utiliza Amazon Business para expandir tus capacidades operacionales y haz crecer tu empresa de forma más rápida y eficaz.

• Eliminación de vacíos operacionales: Al crecer y expandirte, ponte en contacto con la red de socios de Business Prime para asegurarte de que se cumplen todos tus requisitos operacionales.
• Integración en la empresa: Simplifica el proceso de compra para tus compradores al usar las herramientas de adquisición incluidas en Amazon Business.

Soluciones a la medida de tu empresa

Cada negocio necesita soluciones personalizadas:

• Grandes empresas: Reformar su proceso de compra y venta puede mejorar la eficiencia de las operaciones y hará que este pueda realizarse de forma más responsable. Más información
• Educación: El proceso de compra y venta del sector educativo debe cumplir con ciertos requisitos y ahorrar costes, algo que puede conseguirse fácilmente al optar por una solución de e-procurement. Más información
• Pequeñas y medianas empresas: Los propietarios de pequeñas y medianas empresas tienen la necesidad de ahorrar el máximo de tiempo y dinero posible, y eso es más fácil mediante una plataforma automatizada. Más información
• Sin ánimo de lucro: La transparencia, el cumplimiento de la ley y el ahorro de tiempo son solo algunas de las características que definen el proceso de compra y venta de las ONG. Las herramientas del e-procurement pueden ayudar con esto.

Desventajas del e-procurement

Pese a todas las ventajas y los beneficios que los sistemas de e-procurement ofrecen tanto a las empresas como a sus clientes, no podemos dejar pasar por alto algunos de los puntos débiles de esta solución optimizada.

• Acceso restringido: Aunque en muchos casos eso es una de sus virtudes, pues asegura la protección de la información ante posibles curiosos y personal no autorizado, también significa que quien sí necesite conocer esos datos requiera de invitación previa.
• Dependiente de la tecnología: Como hemos mencionado, el sistema de e-procurement es una solución que utiliza la tecnología. Eso significa que, si la tecnología falla, pueden producirse errores e imprevistos que ralenticen los procesos. Es por eso importante invertir en una plataforma estable y segura.
• Requiere conocimientos técnicos: En el momento de implementar un nuevo proceso de abastecimiento, será importante asegurar que todos los involucrados sepan usarlo. Eso no es siempre fácil, por lo que conviene apostar por una plataforma fácil de usar e intuitiva.
• Falta de integración: Puede resultar un gran inconveniente que no todos los sistemas usados sean compatibles entre sí. Será importante elegir la plataforma que permita una mayor integración con otras herramientas.
• Obsolescencia: A la hora de elegir un servicio de e-procurement, cabe la posibilidad de que se elija un software que pasará a ser obsoleto al cabo de un tiempo. Saber predecir cuál sobrevivirá no es siempre sencillo.  

Cómo empezar a implementar el e-procurement

Amazon Business no es una plataforma de e-procurement en sí, pero sí que te puede ayudar a simplificar, optimizar y hacer más eficiente el proceso de e-procurement de tu empresa.

Con Amazon Business tendrás la oportunidad de gestionar tu proceso de compra y venta desde una única plataforma gracias a la completa integración con otras plataformas de abastecimiento ya existentes.

Punchout de Amazon Business

Con la herramienta Punchout de Amazon Business podrás simplificar el proceso de compras de tu empresa, asegurar un completo cumplimiento con la función de facturas electrónicas y tener más control sobre los gastos.

Sigue estos pasos para configurar Punchout de Amazon Business:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Amazon Business.
2. Abre el menú Mi cuenta.
3. Selecciona Configuración empresarial.
4. En la sección Miembros, haz clic en Grupos.
5. Haz clic en Añadir grupo para crear un grupo Punchout.
6. Selecciona Métodos de pago compartido o individual o Dirección compartida o individual.
7. Haz clic en el grupo recién creado.
8. Dirígete a Integraciones del sistema, seguido de Configurar el sistema de compra.
   
9. Selecciona tu sistema de pago.
10. Finalmente, guarda los cambios.

Glosario de términos de e-procurement

Estos son algunos de los términos más comunes sobre e-procurement que debes conocer:

1. E-procurement: Sistema automatizado y electrónico del proceso de compra y venta de una empresa.
2. Negocio a negocio (B2B): Transacciones comerciales entre empresas, también conocido como Business-to-Business.
3. Negocio a consumidor (B2C): Transacciones comerciales entre una empresa y un cliente final, también conocido como Business-to-Consumer.
4. Negocio a gobierno (B2G): Transacciones comerciales entre empresas y el gobierno, también conocido como Business-to-Government. 
5. Aprovisionamiento estructurado: El sistema de e-procurement organiza los productos de forma automatizada.
6. Aprovisionamiento desestructurado: El sistema de e-procurement respalda aprovisionamientos irregulares no vinculados a un proveedor determinado.
7. Procure-to-Pay (P2P): Subdivisión del proceso de aprovisionamiento que lo vincula con el departamento financiero, permite el control de todo el ciclo de una transacción y facilita la centralización del departamento de compras.
8. Punchout: Catálogo electrónico que se ofrece como una de las soluciones de e-procurement. 
9. Sistema cerrado: Infraestructura compartida y única a través de la cual se realiza la comunicación entre compradores y proveedores.
10. Sistema semiabierto: Plataforma que los proveedores abren a los clientes de forma esporádica para poder comunicarse.
11. Sistema abierto: Espacio en el que el proveedor publica un catálogo online que el cliente puede comprar, pero sin vinculación con sus respectivos sistemas.
12. Sell side: Tipo de implementación comercial en la que el proveedor es quien establece el modo en el que los compradores realizarán los pedidos. 
13. Buy side: Tipo de implementación comercial en la que las empresas imponen su sistema y son los proveedores quienes deben adaptarse a esas soluciones.
14. Marketplace side: Tipo de implementación comercial en la que se recurre a la plataforma de intercambio de un tercero.
15. ERP: Parte del proceso de e-procurement que consiste en la creación y aprobación de órdenes de compra y la recepción de mercancías mediante el uso de una solución de software online.
16. E-MRO: Creación y aprobación de compra y recepción de mercancías relacionadas con el mantenimiento, la reparación y la puesta a punto. 
17. E-marketsites: Sitios mercantiles electrónicos a través de los cuales se puede acceder a productos y servicios, crear requisiciones, comprar, emitir recibos y procesar facturas. 
18. Solicitud de propuestas (RFP): Petición realizada a través de una licitación que una empresa interesada en el aprovisionamiento de un producto o servicio envía a sus proveedores potenciales.
19. Ebitda: Acrónimo del inglés “earnings before interest, taxes, depreciation and amortization”, indica el beneficio bruto calculado antes de deducir los gastos.
20. Adenda: Escrito añadido en un contracto existente para corregir o actualizar los términos y condiciones, como pueden ser fechas de entrega o de pago. 

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