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Universidad de Leicester
Gestionando responsabilidad y transparencia en compras de empresa
Gestionando responsabilidad y transparencia en compras de empresa
En el corazón del Reino Unido, la Universidad de Leicester es una universidad líder comprometida con la excelencia internacional, una investigación transformadora y una enseñanza inspiradora y de alta calidad.
Con más de 4.000 empleados, 100 de los cuales cuentan con tarjetas de crédito para Compras, la Universidad de Leicester tenía problemas para monitorizar y gestionar las compras online en Amazon en toda su institución. Amazon Business ha provisto al departamento de compras de la universidad con un sistema que les ayuda a solucionar estos retos de auditar y asegurar el cumplimiento de políticas.
La plantilla estaba comprando artículos de Amazon.co.uk sin que el departamento de compras fuera capaz de controlar lo que estaban adquiriendo y asegurar el mejor valor y el cumplimiento de la normativa. Con un control mínimo sobre estas compras online, existía el riesgo de que los empleados comprasen artículos inapropiados desde la cuenta de la universidad.
El departamento de compras descubrió que perdían un tiempo valioso tratando de rastrear estos artículos, por lo que asegurar el cumplimiento de la normativa y verificarlo era un reto considerable.
La situación existente en la cual cada miembro de la plantilla tenía su cuenta de Amazon.co.uk no era transparente ni plenamente administrable, dificultando que los compradores individuales dentro de la universidad pudieran hacer pedidos de proveedores y categorías aprobados y estipulados.
El departamento de compras de la universidad necesitaba un método para simplificar estos procesos, reuniendo todas las compras de Amazon en una cuenta central y unificada, para que así se pudiera monitorizar, gestionar y auditar.
“Ser capaces de ver claramente qué se ha pedido en tiempo real, con este sistema, en lugar de perder el tiempo buscando informes a final de mes, nos permite utilizar nuestro tiempo de una forma más inteligente, asegurando que la función de compras de la universidad funciona sin problemas.”
— Anthony Midgley, Category Manager and Procurement Systems Lead en la Universidad de Leicester
Introduce una forma de satisfacer los requisitos de cumplimiento y auditoría al comprar en Amazon
Amazon Business le proporcionó al departamento de compras de la universidad un sistema con el que resolver y auditar los retos de cumplimiento de normativa. Esto le ha ayudado a la plantilla a ahorrar un tiempo valioso para centrarse en otras iniciativas estratégicas.
La plantilla trabajó con el Equipo de educación de Amazon Business, para llevar a cabo una formación en la que explicar el nuevo proceso a los trabajadores de la universidad, y así ofrecer una “orientación clara” sobre el sistema y sus ventajas. Esto preparó a los empleados para la introducción del nuevo sistema, minimizando los problemas de uso que podrían ocurrir. Además, fue un proceso de cambio de gestión simplificado con la ayuda de Amazon.
“Las reglas incorporadas en Amazon Business obligan a nuestros usuarios a esforzarse y tener en cuenta contratos obligatorios y reglas de compras de empresa.”
— Anthony Midgley, Category Manager and Procurement Systems Lead en la Universidad de Leicester
Un sistema de compras eficientes para obtener transparencia y mayor control
Anthony Midgley, Category Manager and Procument Systems Lead, elogió a Amazon Business por ofrecer claridad y eficiencia: “Anteriormente había preocupación sobre que el tiempo y los recursos fueran desaprovechados”, dijo. “Ser capaces de ver con claridad qué ha sido pedido en tiempo real con el sistema, en lugar de perder tiempo buscando informes a final de mes nos permite utilizar nuestro tiempo de forma más inteligente, asegurándonos que los procesos de compras de la universidad funcionan de la mejor forma posible”.
Utilizando las funciones de Guided Buying, el departamento de compras fue capaz de restringir las compras inapropiadas y estimular la responsabilidad mediante avisos previos a la compra. Los empleados con derechos de compra se dividieron en dos categorías con diferentes permisos, algo que podía ser monitorizado con claridad. “Las reglas incorporadas con el nuevo enfoque de utilizar Amazon Business obligaron a los empleados a esforzarse y tener en cuenta contratos obligatorios y reglas de compras de empresa”, declaró Anthony. Las reacciones de los empleados de la universidad han sido “muy positivas”.
Por favor, tenga en cuenta: Esta historia proviene de Reino Unido y por tanto, los ahorros, ventajas y características referenciados pueden ser exclusivos a este país. Para aprender más sobre las ventajas de Amazon Business en España, Descubre más.