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Chevron adopta la transformación digital como forma de simplificar los procesos y permitir tomar decisiones con mayor rapidez

Cómo la organización de compras de Chevron utiliza Amazon Business para transformar la forma de trabajar de los empleados.

Resumen

Chevron está adoptando la transformación digital como forma de simplificar los procesos y permitir tomar decisiones con mayor rapidez. Dicha transformación va más allá de la tecnología: consiste en identificar o diseñar soluciones que permitan a las personas tomar decisiones más rápidas y acertadas con el objetivo de impulsar el valor empresarial y transformar la forma de trabajar de los empleados.

 

 

Una empresa energética global y pionera del progreso

La organización de Adquisiciones y Cadena de Suministro (P/SCM) de Chevron se ha servido de soluciones digitales para simplificar las actividades del departamento de compras y mejorar la experiencia general del cliente.

 

Un ejemplo de cómo Chevron está simplificando el sistema de compras lo representa la forma en que ha implementado Amazon Business como una opción para que los usuarios internos compren suministros en determinadas categorías no esenciales, como, por ejemplo, los suministros de oficina. En un breve lapso de tiempo, se ha ampliado el uso de Amazon Business para atender necesidades de suministro más esenciales, como las de la categoría de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO), el suministro de gasolineras minoristas y la entrega de soluciones de continuidad para los negocios cuando la cadena de suministro se interrumpe de forma inesperada.

 

Al igual que sucede en numerosas organizaciones empresariales, Chevron aprovecha distintos tipos de sistemas de compras para adquirir materiales y servicios profesionales a escala global. Para optimizar su ecosistema global de compras, que administra 27 000 millones de USD y orientarlo más al cliente, la organización de compras comenzó por averiguar cómo podrían centralizar soluciones escalables capaces de aportar beneficios a las necesidades y funciones únicas de las distintas unidades de negocio.

 

Según Ellen Nielsen, directora general de Administración de Categorías de Chevron, el denominador común para diseñar un ecosistema más orientado al cliente es la simplificación del proceso de compras, lo que facilita a los clientes de toda la empresa la tarea de encontrar lo que necesitan dentro del sistema de compras electrónicas existente.

 

“Para muchos de los materiales que compramos, lo más importante es conseguirlos rápidamente y al mejor precio. No queremos gestionar miles de proveedores y pasar por un proceso de licitaciones con cada uno de ellos, negociando los precios; no es una estrategia viable desde el punto de vista comercial”, declaró Nielsen. En lugar de eso, Chevron ha centralizado el gasto en categorías. como, por ejemplo, suministros de oficina, equipos de seguridad y protección o periféricos de TI. “Hemos trasladado las compras a Amazon Business para consolidar el gasto en un entorno de compras dinámico, en el que todo el mundo puede encontrar lo que necesita y seguir aprovechando las ventajas que conllevan los pedidos a gran escala y las compras masivas”.

 

Chevron lleva siendo cliente de Amazon Business desde 2018. Amazon Business es la principal solución de compras empresariales para Chevron y atiende a más de 3000 clientes internos, un número que se ha doblado en su primer año de funcionamiento. Este año, Chevron está finalizando la transición a un nuevo sistema, Smart by GEP, en el que la integración con Amazon Business, conocida como proceso de finalización de compra o punchout, creará una experiencia perfecta y permitirá aprovechar todo el potencial de la solución empresarial.

 

“Lo que más valoramos es la capacidad para aprovechar nuestras inmejorables capacidades a la hora de ayudar a nuestros clientes internos y, así, encontrar soluciones para sus necesidades únicas. Básicamente, la tienda dinámica de Amazon Business empuja a aplicar precios más competitivos de forma automática, sin necesidad de contar con un proceso manual para gestionarla”, indicó Nielsen.

“Hemos trasladado las compras a Amazon Business para consolidar el gasto en un entorno de compras dinámico, en el que todo el mundo puede encontrar lo que necesita y seguir aprovechando las ventajas que conllevan los pedidos a gran escala y las compras masivas”.

— Ellen Nielsen, directora general de Administración de Categorías de Chevron

Gastos centralizados y una experiencia interna de cliente más completa

En la cadena de suministro de Chevron, los clientes internos compraban sobre todo suministros en categorías no esenciales con tarjetas de empresa. Como parte del proceso de incorporación con Amazon Business, una auditoría demostró que Amazon.com estaba impulsando una serie de transacciones relacionadas con el gasto diario no estratégico, con un número cada vez mayor de usuarios que se servían del sistema. En esta evaluación se identificaron algunos problemas relacionados con el sistema de gestión de compras y gastos, como, por ejemplo, la falta de visibilidad en los gastos y la imposibilidad de llevar a cabo auditorías.

 

En el plazo de un año desde que se integraron los sistemas y se consolidaron los gastos de las tarjetas de empresa en Amazon Business, el número de clientes internos que adoptaron esta solución aumentó. A raíz de este crecimiento positivo, el equipo de compras de Chevron lanzó una exposición itinerante para promover la asociación, visitando los centros más grandes de los EE. UU. y bautizando estas visitas como los “Amazon Business Days”. Representaban una oportunidad para interactuar con los empleados de Chevron, ofrecer a los usuarios la formación inicial, identificar y resolver problemas y capacitar a los equipos. Motivada por este crecimiento, Chevron lanzó Amazon Business en ubicaciones internacionales, incluyendo el Reino Unido y Canadá en 2020.

 

Sergio Cantarero, director global de Categorías de Chevron, planea aprovechar el éxito obtenido con las compras no estratégicas para ampliar el uso de Amazon Business a nuevas categorías. “Hoy en día, nuestros empleados utilizan Amazon Business para comprar artículos como suministros de oficina y periféricos de TI, pero la oportunidad más valiosa que vemos consiste en comenzar la transición hacia gastos más estratégicos, como en mantenimiento, en reparaciones o en operaciones y servicios minoristas”, reveló Cantarero.

 

“MRO es una categoría fragmentada y basada en gran parte en las transacciones. Gracias a la nueva integración de eProcurement que hemos puesto en marcha, podemos utilizar el mismo sistema para consolidar rápidamente a los proveedores en estas categorías”, añadió. “Planeamos personalizar la forma en que adjudicamos las tareas de MRO de baja importancia, utilizando las herramientas de Amazon Business, como Pago por transferencia pospuesto, que nos permite crear órdenes de compra (PO) con condiciones de pago flexibles, un proceso de compra esencial para la categoría de MRO, en la que las tarjetas de empresa no son un método de pago apropiado ni aprobado”.

 

Optimización de la cadena de suministro en las regiones de producción remotas

La producción de petróleo y gas de Chevron se suele llevar a cabo en regiones remotas, incluyendo en alta mar, lo que hace que el tránsito entrante y saliente de bienes y servicios en las instalaciones de perforación represente un desafío único. Un ejemplo lo constituye la transferencia de mercancías desde la cuenca pérmica de Texas occidental hasta otras ubicaciones céntricas.  

 

Las infraestructuras son limitadas y hay pocas carreteras; en algunos casos, las ubicaciones en las que Chevron lleva a cabo sus operaciones de perforación y producción en esta región no cuentan con una dirección física. Cada planta de perforación es única y presenta desafíos logísticos para programar la llegada de materiales a las instalaciones de trabajo. Para las operaciones de perforación y de producción, existe una amplia gama de artículos que los clientes internos solicitan y compran. Entre estos artículos se encuentran materiales especializados para petróleo y gas que gestionan socios comerciales en nombre de Chevron, así como suministros no específicos para la extracción de petróleo y gas que resultan importantes para el bienestar del equipo que vive en estas plantas durante semanas. Estos empleados no se pueden permitir el lujo de pedir ellos mismos lo que les hace falta o ir a la tienda para comprar artículos esenciales.

 

En estas áreas, los responsables de Chevron, como Kevin Jackson, gerente de Ejecución Logística de la Unidad de Negocios de la Zona Central del Continente Americano en Chevron, mantienen las cosas funcionando sin problemas. En el pasado, los responsables creaban listas de la compra para realizar envíos mensuales a estos equipos. El proceso de elaboración de las listas, de obtención y aprobación de presupuestos y de solicitud y aceptación de los artículos llevaría de cuatro a seis semanas.

 

“Si quieren comprar algo tan simple como detergente para ropa, tendrían que pedirlo ellos mismos con un mes y medio de antelación para asegurarse de que pase por todo el proceso y llegue a tiempo”, afirmó Jackson. “Nos suponía un gran inconveniente, y no podíamos controlar buena parte del sistema para conseguir exactamente lo que queríamos, dejando a muchos empleados decepcionados”.

 

Además, observamos muchas ineficiencias en el proceso. Por ejemplo, Chevron estaba pagando un margen de beneficio por los bienes y servicios que los proveedores compraban en su nombre, aumentando los costes.

 

Para resolver este problema, Chevron permitió a todos los empleados de las plataformas de extracción y de las instalaciones de producción que pidiesen lo que necesitaban directamente en Amazon Business. Para facilitar este proceso de envío de pedidos al tiempo que se mantenían los procesos de aprobación definidos, Chevron utiliza la función de Procesos de autorización en la tienda de Amazon Business, que permite a los empleados pedir lo que necesitan y hacer llegar la solicitud al aprobador adecuado. El centro consolida automáticamente todos los pedidos en una tarjeta de empresa para la región de cara al informe de gastos principal y consolida los pedidos en una entrega semanal. A esta opción de entrega se la conoce como Amazon Day, una característica que permite a las empresas definir un día específico para realizar las entregas cada semana y combinar automáticamente los pedidos no solo para agilizar la entrega, sino también para definir instrucciones específicas sobre el lugar y la forma de realizar la entrega.  

 

“Esto le ha subido un montón la moral al equipo”, dijo Jackson. “Todo el mundo obtiene lo que le hace falta en el momento adecuado, y conseguimos ahorrar mucho tiempo y dinero. En nuestra línea de trabajo, vemos demasiado a menudo que intentamos crear soluciones para todo, y se nos da muy bien cuando se trata de exploración y producción de petróleo y gas, pero, cuando se trata de optimizar las compras, necesitamos estudiar soluciones ya existentes y, en nuestro caso, la solución era Amazon Business”, afirmó Jackson.

“Todo el mundo obtiene lo que le hace falta en el momento adecuado, y conseguimos ahorrar mucho tiempo y dinero".

— Kevin Jackson, gerente de Ejecución Logística de la Unidad de Negocio de la Zona Central del Continente Americano en Chevron

Ten en cuenta: Esta historia proviene de los EE. UU. y, como tal, es posible que algunas referencias específicas relativas a ofertas, características o beneficios se apliquen solo a este país. Para obtener más información sobre los beneficios de Amazon Business en su país, haz clic aquí.

 

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Publicado el : 10 de agosto de 2020