Cuáles son las obligaciones contables de una empresa y cómo cumplir con ellas

Las obligaciones contables de una empresa son aquellas que tienen que ver con el registro de su actividad económica, las operaciones realizadas, los gastos, etc. Estas obligaciones implican también llevar unos libros contables obligatorios (el libro diario y el libro de inventarios y cuentas).

En este artículo te explicaremos que es una obligación contable y cómo cumplir con  todas ellas de forma sencilla.

Obligaciones contables de una empresa

La Agencia Tributaria exige que toda empresa, independientemente del tipo de empresa, de su tamaño, del número de empleados, socios, volumen de negocio, etc., lleve su contabilidad de acuerdo a lo establecido por el artículo 25 del Código de Comercio.

En este se establece que toda empresa deberá llevar su contabilidad de forma que se pueda llevar a cabo un seguimiento cronológico de toda la actividad económica de la misma (compras, ventas, gastos…) y que periódicamente deberá realizar balances e inventarios. Por estas mismas razones, el Código de Comercio también establece que la contabilidad deberá llevarse de forma ordenada y que de esta tarea se deberán encargar los empresarios o bien personas autorizadas por estos para que la realicen, por lo que si no eres capaz de estar al día con las obligaciones contables de tu empresa, es recomendable que contrates a un contable, ya que si no cumples con ellas serás sancionado por Hacienda.

Los empresarios tienen la obligación de guardar la documentación contable de su negocio. Si la empresa cierra, deberás guardar toda esa información durante los seis años siguientes al último asiento realizado.

Libros contables obligatorios

Para llevar a cabo esta tarea, la administración considera que todas las empresas tienen la obligación de llevar libros contables. Los dos libros contables obligatorios más importantes son el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales.

Libro diario

El libro diario es el registro contable en el que se anotarán diariamente los importes de todas las operaciones que haya realizado tu empresa, por lo que toda la actividad de tu empresa quedará registrada cronológicamente a través de asientos contables según se vayan haciendo a lo largo del día. A pesar de ello, si has recogido estas operaciones en otros documentos, podrás actualizar el libro diario cada varios días, semanas o incluso mensualmente, pero no es recomendable ya que es más fácil que te olvides de alguna operación diaria y eso podría conllevar una sanción. Para que el libro diario sea válido deberá estar sellado por el Registro Mercantil.

La información que debes incluir en cada anotación del libro diario es la fecha de la operación, las cuentas, el total de la operación y a qué se debe la operación.

Libro de inventario y cuentas anuales

Por su parte, el libro inventario y las cuentas anuales son las obligaciones contables de una empresa con las que se deberá cumplir anualmente que deberán realizarse el último día del ejercicio económico de la empresa.

El inventario es una relación detallada de los bienes de la empresa. Deberá incluir un registro de las existencias de mercancías, materias primas y productos (en proceso o terminados) en posesión de la empresa, de forma que se pueda identificar cada unidad, tipo de mercancía y producto. Estos productos deberán catalogarse en función de si son adquiridos, producidos, si son materias primas, si están terminados o en proceso, si han sido enajenados (se les ha dado salida) o bien si van a ser donados o destruidos. También deberá constar la fecha en la que estos se adquirieron y en la que se les dio salida. Además, al inicio y al final de cada mes, así como en el cierre del ejercicio fiscal, deberá contabilizarse el inventario y anotar el aumento o la reducción respecto al periodo anterior.

Por su parte, las cuentas anuales incluyen:

Balance: se trata de un balance de la situación de la empresa, en el que se incluyen, aunque por separado, el activo (es decir, el conjunto de bienes, derechos y otros recursos de los que es propietaria la empresa), el pasivo (sus deudas y obligaciones) y el patrimonio neto (los fondos propios, que incluyen el dinero de los socios, los ahorros de la propia empresa y los beneficios que esta ha generado).

Cuenta de pérdidas y ganancias: los ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio anual.

Estado de cambio en el patrimonio neto: se especifican los cambios en el patrimonio neto, así como el por qué de esos cambios.

Estado de flujo de efectivo: donde se recoge el origen y el uso que se le da al dinero de la empresa.

Memoria: mediante la cual se amplía y se detalla el contenido del resto de documentos.

Además, deberá incluir el informe de gestión en el que se detalle la situación de empresa y su evolución y los principales riesgos a los que se enfrenta, y el balance de sumas y saldos, un documento en los que se deberá mostrar el saldo de cuentas del libro mayor.

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