Guía estratégica del procurement en España

En España, el procurement público ya genera más del 10 % del PIB, según la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), lo que convierte las licitaciones estatales en una oportunidad de negocios de alto valor también para el sector privado.

Las últimas reformas de la misma CNMC, en diálogo con la Estrategia Nacional de Contratación Pública (ENCP), impulsan objetivos como los de ASG (Ambientales, Sociales y de Gobernanza), la digitalización, la innovación por IA y la contratación sostenible como piezas claves del nuevo modelo de adquisiciones.

Todo ello ha hecho que el procurement, antes visto como mero proceso administrativo, pase a considerarse una actividad de naturaleza estratégica, con un alto potencial para aumentar los resultados y el valor de las marcas.

Primero, ¿qué es el procurement?

El procurement comprende todo el proceso de compra de bienes y servicios que tu empresa necesita para operar en su día a día.

Su flujo considera factores como la identificación de necesidades, la selección de proveedores, la negociación de contratos, la inspección de productos o servicios recibidos y la gestión del catálogo de bienes y servicios, así como su designación a las áreas y personas que les correspondan.

Su adecuada gestión pasa por maximizar la calidad, definiendo procesos claros, simples y en conformidad con las legislaciones vigentes, así como controlar costes y riesgos, atendiendo del mejor modo posible las necesidades de la operación.

También hay que considerar sus dos grandes líneas de trabajo, la de las empresas del sector público, estrictamente sujetas a la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP), y la del sector privado, con reglas más flexibles y puramente orientada a la eficiencia de resultados.

¿Por qué un buen proceso de procurement es importante en la contratación pública y privada?

El proceso de procurement impacta de modo crítico todas las áreas de la empresa, y no solo lo hace sobre las finanzas, sino sobre la fluidez con que se ejecuta cada proceso de trabajo.

Por ello, siguen a continuación algunos puntos que consideramos de especial relevancia a la hora de gestionarlo:

• Reducción de costes: Un proceso de adquisición racional va a seleccionar a los mejores proveedores en términos de eficiencia. Un ejemplo específico de ello es el criterio “más postulantes = menor coste”, mencionado por la CNMC para licitaciones, según el cual cada empresa adicional que participa en una licitación reduce el precio de adjudicación en un 2 % de media.

• Control de riesgos en la gestión de proveedores: La mayor complejidad y competencia del mercado obliga a analizar con más detalle la capacidad de cumplimiento, financiera y técnica de los mismos.

• Ética y transparencia: Establece estándares éticos y legales que permitan construir una mejor relación comercial entre las partes. Los procedimientos transparentes limitan la posibilidad de corrupción y aseguran la equidad en el trato.

Innovación: La fuerte competencia estimula nuevas propuestas tecnológicas de modo frecuente. Una empresa que hoy no innova tiene pocas posibilidades de mantenerse competitiva.

¿Cómo funciona el procurement paso a paso y en la práctica?

Su ciclo de vida, también llamado procure-to-pay, puede dividirse en 5 grandes etapas:

1. Planificación: Identificando necesidades específicas con relación a productos y servicios, como materias primas, softwares, actuación de personal técnico, análisis de cumplimiento de la LCSP, objetivos ASG y Directivas de la UE como la 2014/24/UE y 2014/25/UE, que estimulan la digitalización de la contratación pública para estimular la cooperación entre países de la Unión.

2. Selección de proveedores: Estableciendo las mejores condiciones posibles en la negociación de contratos, mantenimiento del servicio, calidad y comunicación posventa.

3. Adquisición de bienes y servicios/licitación: En la empresa privada, se negocia y se generan las órdenes de compra. En el sector público, los trámites y comunicaciones electrónicas se publican en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP), siguiéndose tanto la legislación española como la europea.

4. Pagos: El proveedor entrega los bienes y servicios necesarios. Aquí se verifica el cumplimiento de las condiciones definidas por el contrato y se efectúa el pago.

Supervisión de la eficiencia operativa/cierre: En esta parte del proceso se confirma el cumplimiento real del contrato y se rinden cuentas, considerando los resultados y evaluando también la necesidad de eventuales penalidades. En operaciones públicas hay auditorías, rendición de cuentas y publicación abierta de datos en la PLACSP.

Cinco factores tácticos para un procurement eficiente

1º. KPIs clave para medir el rendimiento del procurement

Son muchos, pero ahora nos concentraremos en cinco KPIs críticos:

En la empresa privada:

• Ahorro de costes: Cuantifica la disminución de los costes considerando el valor inicial del presupuesto o de los precios del producto/servicio.

• SUM (Spend Under Management, Gasto Bajo Gestión): Porcentaje del gasto total de la compañía supervisado por el procurement. Esto es, asociado a procesos de adquisición estructurados y sometidos a controles (aprobaciones de compras, contratos, etc.).

• Tiempo del ciclo de compra: Tiempo promedio transcurrido desde el momento en que se pide un producto o servicio hasta el momento del pago. Se busca que sea lo más corto posible.

• Tasa de cumplimiento: Cuantifica el número de entregas realizadas por el proveedor en conformidad con las condiciones del contrato, considerando factores como cantidad, calidad y plazo.

• Índice de riesgo del proveedor: Evalúa la calidad de los proveedores en términos de confiabilidad operativa, legal, financiera y criterios de ASG.

En el sector público, además de estas pueden incluirse otras como:

• Evaluaciones anteriores en proyectos similares.

• Referencias sectoriales.

2º. El cumplimiento: darle atención no es opcional

Las políticas de compliance pueden ser tanto internas (aplicadas a operaciones de la propia compañía) como externas (aplicadas a los proveedores). Abordan cuestiones como la selección de proveedores fiables, el análisis de riesgos, estándares de calidad, etc.

La falta de conformidad puede llevar a diversos escenarios negativos, tales como litigios jurídicos, multas, anulación de contratos y daños a la marca.

Con relación a la contratación pública, en España el cumplimiento se regula por la LCSP, que determina cómo los organismos públicos deben ejecutar la contratación de servicios, obras y suministros.

3º. Centraliza tus datos

La gestión de la cadena de suministro se descompone en un sinfín de microoperaciones muy difíciles de observar y administrar de modo estructurado, tendiendo a formar núcleos de operaciones de difícil integración (calidad, finanzas, adquisiciones, etc.).

Para resolver esta situación es necesario el uso de soluciones como Visibilidad de gastos, de Amazon Business, pensadas para ofrecer observabilidad sobre quién compró qué y en qué condiciones, generando informes unificados de rendimiento, riesgos y compliance. También incluyendo sistemas de trazabilidad de procesos asociados al ASG.

En las compras públicas hay que recurrir a sistemas de facturación electrónica, que gestionan digitalmente todas las operaciones de licitación, evaluación, contratos, y más.

En España, estos se rigen también por la LCSP. El Gobierno español utiliza el sistema PLACSP (Plataforma de Contratación del Sector Público), que contempla los requisitos tanto de la legislación española como europea.
 

4º. Expande y fortalece tu red de proveedores

Recordando lo observado por la CNMC, cuantos más proveedores participan en un proceso de compra, la competencia es mayor y más se reducen los costes finales. 

Una base amplia de proveedores impulsa además la innovación, la resiliencia y la sostenibilidad de la cadena de suministro.

Aquí, Amazon Business es un punto de apoyo clave para las compañías que quieren diversificar y fortalecer su red de proveedores, ya que facilita el acceso a una amplia lista de vendedores, incluyendo PYMES y proveedores sostenibles, lo que les permite la incorporación de principios de ASG en sus decisiones de compra. 

Su sistema de selección de las empresas simplifica además la comparación de ofertas, estimulando un ambiente de competencia transparente y eficiente.
 

5º. Sácale el máximo partido a la digitalización y la IA

La digitalización también está contribuyendo a que el proceso de adquisición pase de tener un enfoque puramente administrativo a uno más analítico y estratégico.

En el área gubernamental, por ejemplo, la CNMC contribuye con su solución BRAVA, basada en IA, que, entre otras cosas, identifica colusiones entre proveedores durante los procesos de contratación, asegurando con ello la justa competencia en el uso de recursos públicos.

En el sector privado, los softwares basados en IA también aumentan drásticamente, por el hecho de procesar y analizar enormes cantidades de datos, la capacidad de identificar riesgos, optimizar flujos de trabajo, generar métricas en tiempo real y facilitar la implementación de criterios de ASG.

Un buen ejemplo es Amazon Guided Buying, herramienta de gestión de gastos y cumplimiento de políticas de compra de Amazon Business, que además puede recomendar a los colaboradores de tu empresa el comprar o evitar productos específicos.

¿Cómo está transformando la innovación el futuro del procurement?

Actualmente, la innovación en el campo del procurement busca, sobre todo, desarrollar modelos de trabajo más predictivos y adaptativos. 

Por ejemplo, aplicándose en procesos como la búsqueda semántica de licitaciones, el análisis automatizado de ofertas o la creación de contratos.

En la UE, se regula con normas como el MCC-AI (Model Contractual Clauses for AI Procurement, Cláusulas Contractuales Tipo para la Contratación de Inteligencia Artificial) o, ya en España, con estrategias como la de Compra Pública de Innovación (CPI), que regula el uso de soluciones innovadoras en entidades estatales antes de su comercialización.
 

Contratación sostenible como imperativo empresarial

Tanto en el sector público como en el privado, en España ya es común que los contratos incluyan cláusulas que apliquen principios de compra responsable asociados a los objetivos ASG, en muchos casos siguiendo regulaciones como las de la Directiva Europea CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive, EU 2022/2464).

A modo de ejemplos, mencionamos aquí algunas regulaciones contempladas en la CSRD:

• Medio ambiente: Pollution (ESRS E2). Estándar que obliga a informar sobre prácticas contaminantes o impactos en la flora y fauna, entre otros factores ambientales. 

• Género: Aligning gender-related activities to EU regulations. Informe que define que todas las organizaciones sujetas a la CSRD han de utilizar “métricas de género” para medir hechos como la representación femenina en la jerarquía de la empresa, diferencias salariales, etc.

• Responsabilidad social: Affected Communities (ESRS S3). Obliga a las empresas a informar sobre riesgos que afecten a comunidades afectadas por la actividad corporativa.

Nota: Hoy en España la CSRD está en proceso de transposición al ordenamiento jurídico nacional. Hasta que este finalice, las obligaciones de reporte de sostenibilidad se rigen por la Ley 11/2018, que actúa como marco transitorio.
 

El surgimiento de las plataformas de e-procurement

El e-procurement (contratación pública electrónica) surge de la necesidad de digitalizar los procesos de adquisición tradicionales, que usaban papel, para poder simplificar, escalar y hacer más transparentes las operaciones, siendo obligatoria desde 2018.

Para aplicarlo, el Gobierno español tiene como principal recurso la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACSP), donde se realiza toda la tramitación de licitaciones.

También las empresas privadas vienen adoptando cada vez más sistemas similares, como softwares de SRM (Supplier Relationship Management, Gestión de las Relaciones con los Proveedores), para aumentar la eficiencia operativa de sus procesos de compra, mejorar la reducción de costes, gestión de contratos, etc.
 

¿Cómo se usan la inteligencia artificial y la analítica de datos en el procurement moderno?

Los softwares de analítica de datos ya incorporan la inteligencia artificial para realizar operaciones como estas:

• Análisis de patrones: para identificar fenómenos como fricciones en la gestión de proveedores y cadena de suministro, entre otros.

• Monitorización de los datos en tiempo real: sobre compra de bienes, plazos de entrega, desempeño de proveedores, etc.

• Analítica predictiva: para anticipar tanto impactos negativos como oportunidades que permitan una mejor toma de decisiones, como por ejemplo las asociadas al e-sourcing o a la identificación de necesidades.

• Uso prescriptivo de la IA: la IA generativa puede sugerir acciones específicas, tales como proponer proveedores alternativos o ajustar cantidades, optimizando así los resultados.

En definitiva, la analítica basada en IA contribuye enormemente a pasar de una visión meramente reactiva del procurement a una más proactiva.
 

¿Qué evolución podemos esperar en las redes de proveedores del futuro?

Resulta esperable que las redes de proveedores se conviertan en ecosistemas interconectados y predictivos, donde:

• La IA generativa crea modelos de predicción capaces de prever fenómenos como rupturas de cadenas de suministros, alteraciones en la fijación de precios, en la legislación, etc., facilitando acciones anticipatorias.

• Exista una mayor visibilidad de datos, y en tiempo real, al integrarse fuentes de datos tanto internas como externas que permitan identificar incidentes en tiempo récord.

• La gestión de relaciones con los proveedores evolucione hacia una mejor cooperación en términos de innovación, desarrollo de operaciones y diversificación de flujos de trabajo.

En definitiva, hablaríamos de ambientes con una alta eficiencia operativa, resilientes, evolutivos, y colaborativos.
 

¿Qué habilidades necesitarán los profesionales del procurement en los próximos años?

Según el informe Procurement skills for the future de Amazon Business’ Economist Impact, actualmente existe una gran brecha entre las habilidades de los profesionales del área de procurement y las que sus líderes consideran esenciales.

Estas habilidades son:

• Analítica de datos: interpretar datos y ser capaz de extraer insights accionables.

• Competencias de ASG: incorporar criterios de carácter social y medioambiental a los contratos y a la supply chain.

• Manejo de IA: uso de softwares basados en IA y conocimientos sobre prompts y agentes, para su uso en los LLM.

Capacidad de adaptación, colaboración multidisciplinar y visión estratégica.

¿Qué tipos de procurement existen y cómo se gestionan?

Sabemos que el procurement no es algo monolítico, sino un conjunto dinámico de procesos. Vamos a ver ahora sus categorías más importantes.
 

Procurement directo e indirecto

El procurement directo incluye todo lo que necesita la empresa para ejercer su actividad principal: equipos, materia prima, mantenimiento industrial, etc.

Por otro lado, el procurement indirecto gestiona todos los servicios de apoyo a dicha actividad principal —márketing, suministros de oficina, recursos de TI, y más— que no tienen un reflejo directo en el producto final pero que permiten mantener las operaciones de la empresa.

Dentro de estos, también podemos hacer una subdivisión que consistiría en dividirlos entre servicios diarios (que exigen una gran agilidad y un estrecho control de costes) y servicios estratégicos (más alineados con los objetivos de la empresa y que exigen visión a largo plazo).
 

Procurement de bienes y de servicios

El procurement de bienes se centra, sobre todo, en el control de la calidad, el transporte y el almacenamiento.

El procurement de servicios lo hace más en garantizar la calidad de la atención del personal y el rendimiento, por ejemplo, mediante el uso de KPIs y SLAs (Service Level Agreements, Acuerdos de Nivel de Servicio).
 

Gasto controlado y cola de gasto

El gasto controlado es el conjunto de compras sometidas a un control, supervisión y cumplimiento normativo claro y bien definido.

La cola de gasto (tail spend), también llamada gasto marginal, es justo lo opuesto: se trata de aquellas compras menores y no planificadas que suelen pasar desapercibidas, constituyendo “costes ocultos”, pero que igualmente impactan los resultados.

Soluciones como Gestión del gasto marginal de Amazon Business están especialmente diseñadas para identificar y minimizar los potenciales riesgos del gasto marginal.
 

¿Cómo funciona la contratación sostenible?

La contratación sostenible, esto es, aquella que incluye en las cláusulas del contrato criterios ASG ya no es opcional, pues está regulada por ley.

Con relación a las compras del sector público español, la LCSP obliga explícitamente a incorporar en los contratos cláusulas sociales y medioambientales (artículos 145 y 202).

El sector privado adopta marcos como el ISO 20400 Compras sostenibles — Directrices, o como la Taxonomía de la UE 2020/852.

Todo ello no solo impulsa el bienestar social, sino también la eficiencia interna y la buena reputación de marca a largo plazo.

Caso de éxito: ¿Cómo ayudó Amazon Business a optimizar el procurement de la organización USO?

USO (United Service Organizations, Organización de Servicios Unidos), es una ONG estadounidense que ofrece servicios de apoyo social, logístico y lúdico a miembros del Ejército de los EE. UU. y a sus familias en más de 15 países, con miles de empleados y voluntarios.

Nos parece de especial interés mencionar aquí su caso porque, a pesar de tratarse de una organización con sede en los EE. UU., los retos que tuvo que resolver y que veremos a continuación son también muy recurrentes en empresas españolas.

Cuando Amazon Business intervino, USO enfrentaba tres retos mayores:

1. Cola de gasto. Con baja visibilidad de sus gastos, dispersos en varios países y husos horarios, y procesos de aprovisionamiento que exigían largos tiempos de espera (semanas).

2. Baja digitalización. Proceso de abastecimiento y finanzas manual, basado en el uso de papel, lo que producía un control de calidad deficiente en la gestión de compras.

3. Negociación de contratos con precios poco competitivos.

Amazon Business la ayudó a través del uso de dos de sus soluciones, Punchout y Business Prime, que consiguieron los siguientes resultados:

• Centralizar compras mediante un catálogo corporativo accesible para todas sus unidades.

• Automatizar el aprovisionamiento, estandarizar procesos de pedido y aprobación.

• Permitir una entrega ágil y gratuita en un gran número de locales de la empresa, reduciendo fricciones logísticas.

• Obtener visibilidad completa del gasto en todas las unidades, incluso el residual.

Si quieres profundizar en este caso, puedes leer: USO mejora las operaciones para los miembros del servicio y sus familias.

¿Cómo será el futuro del procurement en España?

El procurement en España evoluciona hacia estructuras digitales, sostenibles y con regulaciones cada vez más sólidas, todo ello impulsado por el desarrollo de normativas como la LCSP, los criterios ASG y las directivas europeas (2014/24/UE, 2014/25/UE).

Las soluciones de compras avanzadas para la empresa privada, así como la PLACSP en el sector público, están consolidando modelos de trabajo más eficientes, transparentes, competitivos y socialmente responsables, siendo que para los directores de compras y CPOs, el mayor desafío está en integrar eficiencia, compliance y sostenibilidad.

En este contexto, Amazon Business puede complementar (no reemplazar), tanto los sistemas públicos de adquisición como los privados, gracias a su extenso catálogo de soluciones digitales de procurement (e-sourcing, análisis de pagos, control de costes, etc.).

Puedes acceder a él a través de nuestra página principal.

O si prefieres una atención personalizada para saber cómo podemos ayudarte a optimizar tu gestión de compras en este nuevo escenario del procurement, puedes hablar directamente con uno de nuestros consultores.

Preguntas frecuentes sobre procurement público y privado