¿Cómo pueden los equipos de compra utilizar la visibilidad de datos para generar valor a largo plazo?

Los equipos de compra se enfrentan a desafíos constantes: equilibrar los costes, gestionar las cadenas de suministro y mejorar la eficiencia. Sin embargo, uno de los mayores obstáculos para el progreso a menudo pasa desapercibido: la falta de datos claros y accesibles.

Cuando las organizaciones mejoran la visibilidad de sus compras, procesos y proveedores, pueden reducir la complejidad, tomar mejores decisiones y fortalecer la resiliencia de sus operaciones.

Por qué la visibilidad es importante en las compras

Muchas empresas generan grandes cantidades de datos, pero sin una visibilidad clara, los equipos tienen dificultades para identificar las ineficiencias, generar ahorros o para planificar con confianza.

La visibilidad de datos aporta a los equipos de compras una visión en tiempo real de gastos, la actividad de los proveedores y los patrones de compra. Con esta información es más fácil:

• Simplificar procesos y ahorrar tiempo

• Tomar decisiones de compra más inteligentes y más estratégicas

• Aumentar la resiliencia ante las interrupciones de la cadena de suministro

• Promover la sostenibilidad seleccionando a los proveedores adecuados

   

Con Visibilidad de gastos de Amazon Business, los equipos pueden hacer seguimiento de los artículos más comprados, supervisar la actividad de compra por departamento, y asegurarse de que las compras cumplan con las políticas establecidas, todo en un mismo lugar.

¿Cómo la visibilidad de gastos promueve la resiliencia?

Las organizaciones líderes de distintos sectores demuestran cómo los datos pueden simplificar las operaciones de compras y promover objetivos estratégicos.

Viajes y hotelería

Costa Crociere, un operador global de cruceros, se enfrenta al desafío complejo de gestionar compras tanto para operaciones en tierra, como para una flota internacional de embarcaciones.

Con más de dos millones de pasajeros al año y unas categorías de productos altamente fragmentadas, ofrecer experiencias consistentes y de alta calidad requiere una coordinación precisa. Sus equipos de compras gestionan todo: desde artículos de atención al cliente, que impactan directamente en la satisfacción de los huéspedes, hasta los suministros básicos para las operaciones diarias.

Al mejorar la visibilidad de datos, Costa Crociere ha podido agilizar los procesos, mejorar la colaboración con los proveedores y optimizar la toma de decisiones, incluso en un entorno altamente dinámico donde los itinerarios de los puertos, los plazos de entrega y las múltiples oficinas de compras deben estar alineadas.

A través de su asociación con Amazon Business, Costa Crociere ha simplificado la gestión del gasto marginal. Al utilizar la red logística de Amazon, han mejorado los plazos de entrega, reducido la complejidad administrativa y garantizado un funcionamiento ágil de su cadena de suministro tanto en el mar como en tierra.

Asistencia sanitaria

En el sector sanitario, el East London NHS Foundation Trust (ELFT), que ofrece servicios de salud mental y comunitarios en más de 200 centros, también ha priorizado la gestión de compras basadas en datos para proteger los servicios y fomentar la eficiencia. El ELFT atiende a más de un millón de personas al año y sus gastos no salariales superan las £200 millones anuales, lo que hace la supervisión de compras fundamental.

Al inicio de su transformación, el ELFT tenía una visibilidad limitada sobre las compras y algunos miembros del personal utilizaban cuentas personales para adquirir artículos o realizar compras fuera de los procesos estipulados. Esto creaba ineficiencias, fragmentación de datos y mayor complejidad.

Al consolidar las compras a través de Amazon Business, el ELFT ha logrado establecer una visión en tiempo real del gasto de la organización. Con herramientas como los paneles de datos de Análisis de empresa, los equipos de compras realizan el seguimiento de los productos más comprados, monitorean la actividad de compra por departamento, e identifican fácilmente cualquier problema relacionado al cumplimiento de las políticas.

Un ejemplo de esto, fué identificar un gasto inesperado en artículos como kits de abalorios para hacer pulseras. Aunque estas compras pueden parecer inusuales a primera vista, son herramientas terapéuticas esenciales en algunos entornos de rehabilitación. Este nivel de información ayuda al ELFT a entender el gasto marginal y a tomar decisiones de compra más estratégicas.

La estandarización de productos como artículos de oficina o electrodomésticos, también ha reducido costes y simplificado procesos.

Por ejemplo, el ELFT identificó casos en los que se compraban innecesariamente múltiples versiones de artículos de uso diario. Al utilizar la información de Amazon Business, crearon catálogos estándar para asegurar que las compras cumplieran con los requisitos de calidad y presupuesto.

La combinación de una mayor visibilidad y de procesos agilizados ha fortalecido la resiliencia y ha permitido al ELFT redirigir los ahorros a la atención directa. En un clima de reestructuración del sistema de salud y de presión financiera, la información sobre compras también ayuda a mitigar la necesidad de reducir el personal, protegiendo los puestos esenciales y promoviendo la sostenibilidad de la organización a largo plazo.

Crear valor a largo plazo a través de Smart Business Buying

Más allá de los ahorros a corto plazo, una mejor visibilidad de los datos ayuda a las organizaciones a planificar para el futuro. Con una visión más clara del comportamiento de compras y las relaciones con los proveedores, los equipos pueden:

• Estandarizar los procesos y evitar compras innecesarias

• Negociar más eficazmente con los proveedores

• Hacer seguimiento de los avances en ahorro de costes y en los objetivos de eficiencia

• Tomar decisiones informadas que respaldan los objetivos de sostenibilidad

   

¿Cuál es el próximo paso para los equipos de compras?

Las plataformas digitales y los paneles en tiempo real están transformando la gestión de compra. Algunas organizaciones ya utilizan la IA y la automatización para ir un paso más allá, pero incluso pequeñas acciones pueden marcar una diferencia significativa. Por ejemplo, las políticas de Guided Buying disponibles con Business Prime, ayudan a orientar a los empleados hacia productos preaprobados, mientras restringen las categorías no aprobadas, lo que reduce los gastos fuera de contratos y fomenta el cumplimiento sin añadir complejidad administrativa.

El enfoque más efectivo comienza con prioridades claras. Céntrate en los datos que importan, asegúrate de que tus equipos puedan acceder a ellos fácilmente y utilízalos para respaldar mejores decisiones en todos los niveles.

Si tu organización trabaja para mejorar la visibilidad de compras, considera lo siguiente:

• Alinear los datos con objetivos claros, como reducir la complejidad o mejorar el rendimiento de los proveedores

• Proporcionar información simple y ejecutable que respalde las decisiones del día a día

• Comunicar los beneficios claramente, mostrando cómo las mejoras están vinculadas a los resultados de la empresa

   

Las compras ya no se limitan a ser transaccionales, hoy día son fundamentales para alcanzar la excelencia operativa y generar valor a largo plazo para la organización. Mejorar la visibilidad de los datos resulta fundamental para lograrlo.

Cuando los equipos de compras tienen acceso a la información adecuada, presentada de la manera correcta, pueden reducir la complejidad, tomar decisiones mejor informadas y ayudar a construir organizaciones resilientes, eficientes y preparadas para enfrentarse a los desafíos del futuro.

Los datos no son solo números: son una herramienta para liberar el potencial de tu organización y generar valor sostenible a largo plazo.