¿Qué es procure-to-pay (P2P)? Una guía completa para los líderes de compras

A veces, el mayor peligro no está en gastar más, sino en no saber en qué se gasta. Y aquí es donde el procure-to-pay llega en nuestra ayuda.
 

En esta guía explicaremos qué es el P2P, cuáles son sus principales etapas y cómo las soluciones de visibilidad y automatización pueden reforzar el control del gasto, al tiempo que mejoran la colaboración entre los departamentos de compras y finanzas.
 

Para los equipos de compras en España, además, contar con un P2P eficiente es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo, tanto a nivel interno como en el ámbito de la contratación pública (Ley 9/2017).
 

¿Qué es procure-to-pay (P2P)?

El procure-to-pay (P2P) es el ciclo que abarca desde la solicitud de un bien o servicio hasta el pago final al proveedor. Puede entenderse como el hilo operativo que conecta cada paso, desde la necesidad inicial hasta la transacción final.
 

Un P2P maduro minimiza las fricciones entre finanzas y compras. También facilita la auditoría, ya que registra quién aprobó qué, en qué momento se emitió la orden de compra y cómo se validó la factura.
 

Para el líder de compras, su valor consiste en convertir cada paso en información útil. Significa menos dudas y excepciones, y más visibilidad en tiempo real.
 

P2P en inglés también se expresa como purchase-to-pay. En español, puede traducirse como ciclo de compra a pago o proceso de adquisición a pago.
 

¿Qué cubre el procure-to-pay?

El P2P cubre el camino de la adquisición de bienes que va desde la solicitud de compra hasta su pago.
 

Incluye la creación y envío de la orden de compra, la recepción de productos, la conciliación de facturas con el pedido y la recepción.
 

Cuando está bien estructurado aumenta la eficiencia operativa, porque estandariza flujos y elimina las variaciones que producen fricción.
 

¿Por qué importa más allá de las finanzas?

El P2P no es solo una cuestión de contabilidad. Es una palanca de control y colaboración: el área de compras gana consistencia; la de finanzas, previsión de flujo de caja y una mejor gestión financiera.
 

Además, un buen P2P protege la cadena de suministro. Cuando fallan aprobaciones o recepciones se retrasan proyectos, se duplican pedidos y suben los costes.
 

Un flujo claro permite la reducción de errores y mejorar la gestión de proveedores.
 

Etapas del proceso P2P

Un ciclo de compra coherente funciona como un “mapa” compartido. Cada área sabe qué datos necesita y cuándo, lo que acorta tiempos y evita discusiones, además de aquellos comentarios clásicos: “no sé quién aprobó”“no tengo el documento”, o “la factura no cuadra”.
 

En muchas organizaciones, el P2P se apoya en un sistema ERP (por ejemplo, SAP u Oracle) y en soluciones que automatizan el flujo de trabajo.
 

El objetivo es conectar los pasos del ciclo de vida de la compra, para aumentar el control, reducir tareas repetitivas, trabajo manual, y el riesgo.
 

A continuación, siguen sus etapas más habituales.
 

Identificación de una necesidad y su aprobación

El primer paso en el proceso de adquisición es hacerse estas preguntas:
 

• ¿Qué se necesita?

• ¿Para qué?

• ¿Con qué presupuesto?
   

Sobre todo cuando el proceso decisorio es lento, no es común que en esta fase aparecen las primeras desviaciones, pues es fácil caer en la tentación de saltarse políticas.
 

Las mejores prácticas incluyen aprobaciones estándar por importe, centro de coste o categoría, lo que mejora el control sin bloquear la operación, y deja registros claros para la auditoría.
 

Creación de la orden de compra

Tras la aprobación viene la orden de compra (PO, purchase order), que se envía al proveedor e incluye precios, cantidades y condiciones de pago.
 

Cuando las PO son consistentes, la gestión de pedidos mejora, pues hay menos incidencias, cambios de última hora y compras duplicadas.
 

Recepción y conciliación

En el momento de la recepción de bienes hay que confirmar que lo que se pidió ha llegado y cumple las condiciones estipuladas.
 

Este paso es crítico para el proceso financiero, ya que sin ello la factura queda “en el aire”.
 

Y aquí llega el acto de la conciliación, a menudo utilizándose el método de triple conciliación o 3-way match, por el que se comparan pedido, recepción y factura (esto previene el fraude y acelera el pago).
 

Pago

Se ejecuta cuando todo cuadra: PO, recepción y factura validada.
 

Con un proceso estable, el equipo reduce anomalías y, por ejemplo, puede priorizar la compra por proveedor, vencimiento o impacto en el flujo de caja.
 

El resultado no es solo pagar a tiempo, sino hacerlo con visibilidad, evitando tensiones con proveedores, aumentando la previsibilidad y liberando tiempo del equipo de cuentas por pagar.
 

¿Por qué el P2P importa hoy?

En España, la exigencia de control y trazabilidad no proviene apenas del aumento del gasto, sino de la complejidad del riesgo. Además, la mejora continua en la digitalización también aumenta tanto la sofisticación de los registros como la necesidad de consistencia.
 

Un buen ejemplo es la factura electrónica en el sector público: FACe procesa más de 12 millones de e-Facturas al año, lo que muestra el peso de los procesos automatizados y auditables.
 

Para las organizaciones, esto se traduce en tres grandes beneficios:
 

• Control presupuestario

• Cumplimiento interno

• Menos trabajo manual
   

Por todo ello, muchas organizaciones ya están revisando su cadena de suministro como parte de una estrategia más amplia para afrontar el futuro, haciéndola más resiliente frente a interrupciones, cambios normativos y nuevas expectativas de clientes y proveedores.
 

Si la complejidad crece, también han de aparecer tecnologías que permitan gestionarla. Un ejemplo de ello es el Centro de aplicaciones de Amazon Business, que permite gestionar compras a través de un único canal.
 

Cumplimiento y trazabilidad

Cuando el procurement-to-pay está fragmentado, los equipos dependen de hojas de cálculo, emails y aprobaciones informales, lo que complica auditorías y dificulta explicar decisiones de compra.
 

El P2P digital deja registros: solicitud, aprobador, proveedor, orden de pago, recepción y factura.
 

A nivel interno, esta trazabilidad es clave para mantener la solidez de las políticas de compras. A nivel externo, también puede reducir el riesgo reputacional en las relaciones comerciales.
 

Por otro lado, un área del cumplimiento que gana hoy cada vez más relevancia es la de la compra responsable, cuya adopción genera un triple beneficio: impacto social positivo, optimización de la operación y mejora de la imagen de marca.
 

Para ayudar a las empresas a incorporar las políticas de sosteniblidad, Amazon business ofrece diversas herramientas que puedes conocer aquí.
 

Control de presupuesto

El P2P conecta los siguientes elementos, cuya conciliación es clave para la toma de decisiones y para evitar desviaciones sorpresa al cierre de mes:
 

• Gasto comprometido. El ya reservado en el presupuesto y que ha generado pedido y orden de compra.

• Gasto real. Ya registrado en contabilidad mediante factura.

• Pago.
   

Reducción de procesos manuales

Los procesos manuales aumentan el índice de error: facturas sin orden de compra, recepciones incompletas, datos duplicados, etc.
 

Cada desviación cuesta tiempo, produce retrabajo y puede llevar a retrasos de pago.
 

Hasta el “boom” de la inteligencia artificial en 2023, la digitalización en compras venía sirviendo para reducir tareas manuales como la gestión de documentos, el control de proveedores o la supervisión de procesos internos.
 

Pero, tal y como informa el artículo Inteligencia artificial en los equipos de compras, de la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE), esta viene acelerando los procesos en gran medida, gracias a su capacidad de analizar enormes cantidades de datos y de detectar patrones que aumentan la eficiencia operativa.
 

P2P vs. S2P vs. O2C

Distinguir entre estos conceptos permite definir con mayor precisión el alcance de cada proceso.
 

• P2P (procure-to-pay): se centra en la correcta ejecución del camino que va de la compra al pago: solicitud interna del recurso, aprobación, orden de compra, recepción, conciliación y pago.

• S2P (source-to-pay): comprende el proceso de compras desde un punto de vista end-to-end. A las acciones del P2P hay que añadir las relacionadas con la elección y contratación del proveedor: sourcing, negociación, contrato y alta.

• O2C (order-to-cash): describe el proceso de venta, no el de compra: pedido del cliente, entrega, facturación y cobro.
   

Confundir estos conceptos suele generar problemas a la hora de definir métricas claras y asignar responsabilidades.
 

Para evitarla, la clave es saber qué proceso se quiere estandarizar primero y qué indicadores usar para medir el progreso.
 

¿Dónde encaja aquí el P2P?

El P2P es el “núcleo operativo” que hace que las compras sean medibles.
 

Este puede contemplar diversos indicadores clave de rendimiento (KPI): tiempo de ciclo, ahorro por categoría, porcentaje de facturas conciliadas, excepciones por proveedor, etc.
 

Cuando las acciones del P2P ya están bien definidas, es más fácil definir luego el S2P.
 

Verlo inicialmente como núcleo es lo que permite luego estructurar el todo de la operación de forma más consistente.
 

¿Cómo mejorar el P2P?

Mejorar el P2P no siempre pide cambios radicales. A menudo, basta comenzar por estandarizar reglas y reducir variaciones. El objetivo es ganar un mayor control sobre el sistema de compras sin obstruir a los equipos.
 

Una propuesta práctica: define qué es estándar, automatiza lo repetible y mide lo que importa.
 

Si tu organización ya utiliza un ERP, revisa integraciones y puntos de recopilación de datos.
 

El valor está en que la información fluya sin fricciones a lo largo del proceso, de modo que no haya que pedirle varias veces.
 

En España, los equipos de compras más maduros están pasando de controles manuales a compras digitales basadas en datos: catálogos aprobados, flujos de aprobación simples y cuadros de mando de gasto por categoría.
 

Prioriza la gestión de cola de gasto con reglas claras, homologación de proveedores y reporting automático para auditoría y reserva tiempo para formar a usuarios y responsables, porque la adopción suele ser lo que más acelera el cambio.
 

Aprobaciones estándar
 

• Define umbrales por importe y categoría para acelerar la toma de decisión.

• Reduce aprobaciones “en cadena” y asigna responsables claros.

• Cierra el paso a las compras fuera de política desde su solicitud.
   

Automatización con visibilidad

Aquí, Amazon Business puede encajar naturalmente, porque te ayuda a centralizar compras y visualizar gastos sin complicarte el día a día. Por ejemplo, puedes explorar sus soluciones para simplificar compras y estandarizar flujos de acuerdo con tu modelo operativo.
 

Si además utilizas una función como Guided Buying, esta puede ayudarte a gestionar compras alineándolas con tus políticas internas.
 

Mejor reporting para la toma de decisiones

El reporting útil conecta gasto con resultado. No basta ver el total gastado, necesitas desglosar por categoría, proveedor y centro de coste, además de poder identificar excepciones.
 

Para inspirarte sobre tendencias de eficiencia y riesgo, puedes leer los artículos ¿Cómo transformar las compras mediante la tecnología y la IA? y Cómo están respondiendo los equipos de compras empresariales a un entorno de riesgos complejo.
 

Conclusión: hacer que el P2P funcione

El procure-to-pay es un modo de hacer de la gestión de compras un sistema controlable: menos errores, más trazabilidad y mejores decisiones basadas en datos.
 

Si hoy te preocupa el control del gasto, las excepciones en facturas o el tiempo perdido en acciones repetitivas, revisa tu P2P con una pregunta simple: ¿en qué punto se pierde la visibilidad?
 

Y si estás evaluando cómo estandarizar y mejorar procesos, soluciones de gestión de compras inteligente como Amazon Business pueden ayudarte a avanzar hacia un sistema más consistente y alineado con políticas internas.
 

Descubre cómo Amazon Business puede ayudar a tu organización a mejorar la visibilidad de las compras y el cumplimiento de sus políticas, poniéndote en contacto sin compromiso con nuestro equipo de ventas.