¿Cómo transformar las compras mediante la tecnología y la IA?

La innovación en las compras empresariales ha dejado de ser un lujo y se ha convertido en una necesidad. Las organizaciones se enfrentan a una exigencia cada vez mayor de simplificar procesos, hacer cumplir distintos requisitos y responder a desafíos impredecibles con rapidez. La tecnología, y en particular la inteligencia artificial (IA), está impulsando esta transformación al trabajar con sistemas de compras más inteligentes y eficientes.

Desde la reducción del trabajo manual hasta los análisis predictivos, la tecnología está revolucionando los sistemas de compras para poder responder a estas exigencias. A continuación, estudiaremos las tendencias principales, varias soluciones innovadoras y las opiniones de expertos acerca de la manera en que algunas grandes empresas, como Coca-Cola Europacific Partners (CCEP) y Siemens Energy, se están preparando para los sistemas de compras del futuro.

¿Por qué es importante la innovación en las compras?

Una de las claves del éxito a la hora de innovar los sistemas de compras radica en comprender por qué es necesario cambiar. La respuesta es simple, pero contundente: para predecir y resolver los problemas más urgentes en los departamentos de compras. Para algunos, se trata de las tareas manuales, que consumen tiempo y recursos. Para otros, consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre el cumplimiento normativo y la facilidad de uso. Eso sí: para casi todas las organizaciones el objetivo universal consiste en agilizar los procesos y hacer que la experiencia de compras empresariales no presente ningún problema.

Distintas empresas de todos los sectores están adoptando tecnologías que se ajustan a las fases del ciclo de vida de las compras. Dado que se centran en resolver puntos débiles concretos, estas innovaciones simplifican las compras empresariales y crean información procesable, al mismo tiempo que refuerzan el cumplimiento de normativas establecidas.

Veamos con más detalle tres tendencias que están moldeando el futuro de las compras.

Tendencias principales que impulsan la innovación en las compras  

1. Simplificar la gestión compras para mayor facilidad

La eficiencia se ha convertido en una prioridad para los responsables de compras en todo el mundo. Simplificar el proceso de compras resulta especialmente importante para las organizaciones que administran carteras de grandes cuentas. La tecnología ofrece soluciones capaces de mejorar la productividad, como herramientas que automatizan las aprobaciones manuales, realizan un seguimiento de los patrones de gasto y señalan posibles riesgos de cumplimiento.

Gracias a distintos sistemas de auditoría inteligentes, como monitoreo de anomalías en el gasto, ahora las empresas pueden detectar patrones de gasto inusuales en tiempo real. Al reducir la necesidad de llevar a cabo auditorías manuales, esta tecnología permite ahorrar tiempo y mejorar la supervisión financiera, sobre todo para aquellas organizaciones con redes de compras complejas.

Ampliar el acceso a los sistemas de compras ayuda a simplificar todavía más los procesos. Las empresas, al habilitar a más usuarios en las cuentas de la organización, pueden incorporar compradores ocasionales o recién añadidos sin perder un ápice de control.

2. Equilibrar el cumplimiento con la usabilidad

Uno de los mayores desafíos que plantean los sistemas de compras empresariales consiste en hacer cumplir los requisitos sin crearle barreras adicionales a los usuarios. Los sistemas demasiado simplificados corren el riesgo de que los empleados eludan los protocolos de compra, mientras que sistemas demasiado rígidos suelen resultar frustrantes para los usuarios y dan lugar a procesos menos eficientes.

Grandes empresas, como Siemens Energy, han adoptado herramientas como Guided Buying, una ventaja de Business Prime que emplea catálogos seleccionados para simplificar las opciones de compra. Este método garantiza que los empleados compren productos o se sirvan de proveedores preaprobados, ya que ajustan automáticamente las compras empresariales con las políticas de la empresa.

Adicionalmente ofrecemos innovaciones como presupuestos proactivos que mejoran el cumplimiento, ya que automatizan las asignaciones presupuestarias. Por ejemplo, los miembros del equipo reciben una asignación de fondos tan pronto como se les añade a determinados grupos de compras, lo que elimina la necesidad de llevar a cabo aprobaciones manuales. Con esta automatización, se garantiza la coherencia financiera en equipos que se encuentran distribuidos en varios departamentos o ubicaciones.

Tras haber puesto a disposición de sus empleados estas herramientas tan fáciles de usar, varias empresas como CCEP y Siemens Energy han conseguido reducir los gastos no autorizados, al mismo tiempo que han mejorado la experiencia general de compra.

3. Aprovechar la IA para gestionar las compras empresariales de manera predictiva

Todo el mundo está hablando de la IA en las compras empresariales hoy en día, y es fácil ver por qué. El aprovisionamiento predictivo emplea modelos basados en IA para analizar los comportamientos de gasto pasados, pronosticar la demanda futura y sugerir eficiencias en el abastecimiento, las compras y la gestión del inventario.

Así mismo, la IA está mejorando drásticamente la información financiera y relativa a los proveedores de las empresas. Algunas herramientas, como Visibilidad de gastos, una ventaja de Business Prime, proporcionan a los responsables de la gestión de compras empresariales análisis detallados, lo que les ayuda a predecir mejor posibles problemas como fluctuaciones de precios o interrupciones en la cadena de suministro. Los datos limpios y organizados resultan esenciales para estos sistemas, ya que permiten descubrir resultados que antes eran inaccesibles siguiendo métodos manuales.

CCEP, por ejemplo, ha empleado la IA para mejorar ostensiblemente sus estrategias de compras. Gracias a las soluciones basadas en datos que han implementado, han reforzado las capacidades de abastecimiento y han automatizado tareas que consumían muchos recursos, como la incorporación de proveedores. Mientras tanto, Siemens Energy ha explorado distintas aplicaciones de IA para agilizar el proceso de selección de proveedores y para señalar riesgos de manera proactiva. Estas innovaciones ya están consiguiendo que los procesos de compras empresariales sean más rápidos, más sólidos y menos dependientes del trabajo manual.

¿Cómo se están adaptando las empresas?

Las conclusiones de varias empresas líderes revelan que una implementación estratégica desempeña un rol fundamental a la hora de adoptar la tecnología como es debido. De esta manera, empresas como Coca-Cola y Siemens Energy se mantienen a la vanguardia. Lecciones aprendidas por experiencia propia:

1. Comenzar poco a poco: Las organizaciones están emprendiendo sus viajes tecnológicos con pruebas piloto de un valor muy elevado. Probar estas herramientas en proyectos seleccionados garantiza que más adelante se puedan escalar sin problemas y, así, minimizar los riesgos cuando se deban implementar innovaciones a un nivel más amplio.
2. La habilidad humana se une a la IA: La IA se posiciona no como un sustituto, sino como un complemento de las habilidades humanas. Los profesionales de compras empresariales aportan el contexto y la estrategia que las herramientas de IA no son capaces de replicar, con lo que se crea la combinación perfecta de eficiencia y habilidad.
3. Soluciones a medida para distintos contextos culturales: Las organizaciones multinacionales se enfrentan a desafíos únicos a la hora de implementar la tecnología a nivel mundial. Adaptar las soluciones para que se ajusten a las normas regionales garantiza una adopción más fluida y mejores experiencias de usuario.
4. Priorizar la calidad de los datos: Tanto Coca-Cola como Siemens Energy recomiendan centrarse en datos limpios y procesables como base para poder integrar la IA. Si no se cuenta con datos en los que se pueda confiar, ni siquiera las mejores herramientas de IA proporcionarán resultados óptimos.
5. Flujos de trabajo integrales con IA: Desde el abastecimiento hasta la facturación, los sistemas automatizados de “compras predictivas” crearán ecosistemas totalmente integrados que maximizarán la eficiencia y permitirán a los profesionales de compras centrarse en tareas de alto valor.

El equilibrio entre la tecnología y las personas

Una constante en la transformación de los sistemas de compras empresariales es el elemento humano. Si bien la IA se encarga de automatizar las tareas repetitivas, lo que impulsa los resultados estratégicos es la experiencia de los profesionales de compras empresariales. Desde negociar contratos con proveedores como pronosticar la demanda o de cumplir con los requisitos, la información que aportan las personas sigue siendo insustituible.

La IA también permite entablar colaboraciones más valiosas, ya que acelera la preparación de datos, lo que libera tiempo para los equipos poder concentrarse en forjar relaciones con los proveedores y crear más valor.

El futuro de las compras

La tecnología está revolucionando las compras empresariales de maneras que antes parecían imposibles. Gracias a la combinación de capacidades impulsadas por IA con equipos de compras competentes, las empresas están aprovechando oportunidades para operar de manera más inteligente y eficiente.

Coca-Cola y Siemens Energy son tan solo dos ejemplos que muestran cómo las organizaciones líderes en todo el mundo están aprovechando la innovación para fortalecer sus procesos de compras. Sin embargo, la verdad es que la tecnología ya no es algo exclusivo de los gigantes del sector. Las soluciones de compras empresariales modernas son accesibles para empresas de todos los tamaños, lo que abre el camino para una adopción más amplia y transformaciones más profundas.