Desbloquear la excelencia en compras a través de la optimización del gasto

Los profesionales de compras se enfrentan a crecientes desafíos: desde las presiones inflacionarias hasta presupuestos cada vez más ajustados. Esta brecha creciente crea la necesidad crítica de que las organizaciones hagan más con menos, lo que lleva a los equipos de compras  empresariales a repensar sus estrategias y simplificar procesos mediante la adopción de herramientas innovadoras.

En el centro de estos esfuerzos está la optimización del gasto: el pilar clave de un sistema de compras eficaz. Al replantear cómo las empresas gestionan el gasto, compras puede ir más allá de su rol de función transaccional para convertirse en una potencia estratégica. En este artículo, líderes de tres sectores distintos ofrecen ejemplos prácticos de cómo sus empresas han implantado estrategias de optimización del gasto de manera exitosa, destacando la importancia de la colaboración, la innovación y la adaptabilidad.

Mejorar los procesos de compras con gestión del gasto en AXA UK

AXA UK, un líder del sector seguros, llevó a cabo recientemente una reforma integral de sus procesos de compras empresariales mediante la implantación de una estrategia de gestión del gasto. Antes de esta transformación, las actividades de compras estaban fragmentadas y los empleados operaban bajo cuentas separadas. Esta falta de centralización no solo obscurecía la visibilidad del gasto, sino que también planteaba desafíos para asegurar la gobernabilidad y el cumplimiento.

El cambio de AXA UK a una plataforma de compras unificada generó beneficios inmediatos y tangibles. Un facilitador clave de esta transformación fue la adopción de un catálogo punch-out que centralizó las actividades de compras y ofreció un mayor control y transparencia sobre el gasto marginal. Por ejemplo, compras como discos duros y tarjetas de memoria, que antes se hacían fuera del control de la empresa y creaban riesgos de seguridad, ahora se gestionan a través de estrictos procesos de aprobación. Este sistema automatiza las aprobaciones para las transacciones de menos de 150 £ y escala las compras de mayor importe a la aprobación de los directivos, lo que simplifica el cumplimiento sin añadir carga administrativa.

Más allá del control de costes, el nuevo sistema de AXA UK aporta eficiencias operativas y un seguimiento más completo de la sostenibilidad. Con acceso a datos en tiempo real, la empresa puede ahora generar informes de cierre del ejercicio de manera sencilla, que responden a los requisitos normativos. La mayor visibilidad también favorece asociaciones más estratégicas, como un proyecto piloto en curso de máquinas expendedoras de productos informáticos con artículos como cargadores y teclados. Esta solución innovadora no solo simplifica las compras, sino que también mejora la experiencia de usuario para el personal, lo que refleja el compromiso de AXA UK de contar con un enfoque centrado en el usuario.

Los resultados hablan por sí mismos. AXA UK ha logrado un ahorro aproximado del 5 % en artículos de compra habitual, además de ahorros adicionales negociados gracias al fortalecimiento de su colaboración con su mercado de compras.

Abordar el gasto marginal con tecnología en Enel

Para la multinacional energética Enel, gestionar las compras a través de diversas operaciones y territorios representa desafíos únicos. El gasto marginal, o las compras de poco valor distribuidas entre numerosos proveedores, es particularmente complejo, pero está lleno de oportunidades de mejora. En Enel, el gasto marginal representa 1000 millones de euros de su gasto anual de compras de 13 000 millones de euros.

Enel abordó el tema del gasto marginal priorizando la visibilidad y el control en primer lugar. Al adoptar una plataforma de compra digital, la empresa permitió a los empleados hacer compras conformes con rapidez y facilidad. Un buen ejemplo de esta transformación es el abastecimiento de artículos esenciales, como protectores solares y vitaminas, para los trabajadores de planta que operan en condiciones de calor extremo. Anteriormente, el personal dependía de proveedores locales sin cualificación, lo que generaba ineficiencias y problemas de cumplimiento. Con el nuevo sistema, estos artículos se pueden pedir a través de una plataforma aprobada, lo que asegura la entrega en 24 horas y la alineación con las políticas de la empresa.

Para optimizar el gasto marginal aún más, Enel creó un equipo dedicado de "Fast Track" para ayudar con las compras no estándar e implantar herramientas de evaluación con IA. Estas tecnologías ayudan a los empleados a identificar al instante los artículos coincidentes en el catálogo, lo que reduce la carga de trabajo de los equipos y permite compras más rápidas y eficientes. Además, el compromiso de Enel con la sostenibilidad se refleja en su enfoque en la compra de productos ecológicos y la priorización de proveedores locales siempre que sea posible.

La estrategia de Enel enfatiza la importancia de la flexibilidad y la visibilidad. Al abordar el gasto fragmentado con soluciones digitales escalables, la empresa ha transformado un área históricamente desatendida en una importante fuente de creación de valor.

Simplificar las compras para escuelas en Harris Federation

Harris Federation, una fundación multiacadémica con sede en Londres que gestiona 55 escuelas de primaria y secundaria, se enfrentaba a los desafíos típicos de las organizaciones descentralizadas. Las escuelas individuales solían operar de forma independiente, comprando a una amplia variedad de proveedores. Esta falta de coordinación provocó ineficiencias, riesgos de cumplimiento y la pérdida de oportunidades de ahorro.

Para abordar estos desafíos, Harris Federation centralizó sus actividades de compra a través de una plataforma digital unificada. Aprovechando un marco del sector público, la fundación se aseguró de que sus procesos cumplieran estrictos estándares de cumplimiento, al tiempo que simplificaba las compras para las escuelas.

Un resultado destacado de esta transformación es la reducción del número de proveedores, de 4700 a 2500. Consolidar las relaciones con los proveedores ha proporcionado mayor visibilidad y control, al tiempo que ha permitido acceder a descuentos por volumen y reembolsos. Un ejemplo destacado es el contrato de telefonía móvil de la organización: los costes bajaron de 18 000 £ a 3000 £ al mes, gracias a la renegociación de las condiciones y al aprovechamiento del poder de compra colectiva.

Los ahorros operativos se traducen directamente en mayores recursos para los estudiantes. Por ejemplo, al suscribirse a un servicio prémium de entregas, Harris Federation ahorró 124 000 £ solo el año pasado. Estas eficiencias de costes permiten a la organización reinvertir en áreas críticas como son los viajes escolares, uniformes y recursos para el aula.

El enfoque de Harris Federation destaca el potencial transformador de las compras colaborativas y estratégicas. Mediante una alineación central, y garantizando que las escuelas conserven voz en la toma de decisiones, el área de compras ha pasado de ser percibida como una función transaccional a convertirse en un socio estratégico que aporta resultados tangibles centrados en los estudiantes.

Ideas clave para una estrategia de optimización moderna del gasto

La optimización del gasto es más que un ejercicio de reducción de costes: es el camino para desbloquear mayor valor en la organización. Las experiencias de AXA UK, Enel y Harris Federation dejan en claro principios clave para los líderes de compras que buscan impulsar el cambio:

1. La centralización permite el control: Las plataformas unificadas de compras, como las que utilizan AXA UK y Harris Federation, mejoran la visibilidad, el cumplimiento y desbloquean ahorros de costes.
2. La tecnología alimenta la eficiencia: Desde las herramientas de evaluación con IA de Enel hasta las máquinas expendedoras de productos informáticos de AXA UK, la tecnología permite a los equipos de compras simplificar procesos y centrarse en las prioridades estratégicas.
3. La colaboración impulsa la innovación: Ya sea negociando descuentos con los proveedores o poniendo a prueba nuevas soluciones, las colaboraciones sólidas entre los equipos de compras y los proveedores generan resultados mutuamente beneficiosos.
4. Los datos son un activo estratégico: El acceso en tiempo real a datos de compras, como hemos visto en AXA UK, reduce las cargas administrativas y permite la toma de decisiones basada en datos.
5. El impacto local impulsa el cambio global: El enfoque de Harris Federation demuestra cómo agilizar las compras no solo ahorra dinero, sino que también tiene un efecto multiplicador positivo al beneficiar a las escuelas individualmente y a sus estudiantes.

Los equipos de compras deben ser ágiles y responder a un entorno en el que los presupuestos son limitados, y las expectativas muy altas. Al adoptar estrategias centradas en la colaboración, la innovación y el conocimiento de datos, las organizaciones pueden transformar las compras en un factor estratégico que hace mucho más que gestionar el gasto.

El camino hacia la excelencia en compras nunca es completamente llano, pero, como demuestran estas organizaciones, el enfoque adecuado puede convertir los desafíos en oportunidades y sentar las bases para un crecimiento sostenible y un éxito a largo plazo.