Aprovechar la eficiencia de las compras

Aprovechar la eficiencia es una parte fundamental de cualquier proceso de transformación digital.
 

La digitalización debe girar en torno al impulso de la eficiencia y el ahorro de costes. De lo contrario, ¿por qué hacerlo?
 

Amazon no es ajeno a la simplificación de las compras para sus clientes. Por eso Amazon se ha convertido en un líder mundial del comercio electrónico. Pero los clientes B2B pueden tener necesidades diferentes a las de los consumidores tradicionales, lo que llevó al nacimiento de Amazon Business en 2015. Amazon Business simplifica los procesos de compra, y una de las formas clave de hacerlo es mediante la integración con sistemas de terceros para impulsar la eficiencia y descubrir rápidamente información de valor. 
 

Satya Mishra, director de gestión de productos de Amazon Business, nos cuenta cómo la organización está ayudando a los responsables de compras a integrar sus sistemas para ahorrar tiempo y dinero.
 

Mucha gente compra en Amazon. ¿Qué es Amazon Business y cómo se relaciona con las compras?

Satya Mishra: “Más de seis millones de clientes de todo el mundo recurren a Amazon Business para acceder a catálogos y precios exclusivos para empresas, integraciones de sistemas de compra, una experiencia de sitio cuidada, Business Prime, cuentas de empresa de uno o varios usuarios y un servicio de atención al cliente específico, entre otras ventajas.
 

Dirijo el equipo técnico de integraciones de Amazon Business, que crea integraciones con sistemas de compras en línea de terceros, de gestión de gastos, de abastecimiento electrónico y de procesamiento inteligente de documentos. También creamos las API para nuestros clientes que ellos o los integradores de sistemas de terceros pueden utilizar para crear soluciones que satisfagan las necesidades de compra de los clientes. Las integraciones permiten a los compradores de las empresas crear viajes de compra conectados, que nosotros llamamos recorridos de Smart Business Buying. 
 

Si un cliente no cuenta ya con sistemas de compra que le gustaría integrar, puede aprovechar otras herramientas nativas, como un panel de Análisis de empresa, en la tienda de Amazon Business, para poder supervisar los gastos de la empresa. También pueden descubrir y utilizar algunas aplicaciones integradas de terceros en el nuevo Centro de aplicaciones de Amazon Business”.
 

¿Por qué un cliente elegiría integrar sus sistemas? ¿Son los directores de compras los que marcan el camino?

Satya Mishra: “Al integrar los sistemas, los clientes pueden ahorrar tiempo y dinero, impulsar el cumplimiento, la visibilidad de gastos y obtener datos más claros. Hablo con frecuencia con los directores de compras para conocer sus puntos débiles. A menudo oigo decir a estos directivos que puede ser difícil para los equipos de compras gestionar o crear políticas de compra. Esto ocurre sobre todo si tienen un gran volumen de compras procedentes de empleados de toda la organización, con un pequeño grupo de empleados, o incluso un solo empleado, revisando y conciliando de manera manual. Las integraciones pueden automatizar estos procesos y ayudar a crear una experiencia de compra más intuitiva en todos los sistemas.
 

Las compras son una función estratégica de la empresa. Se basan en los datos y pueden medirse. Los directores de compras gestionan las compras de la empresa, y las compras de la empresa pueden afectar directamente a la rentabilidad de una organización. Si las herramientas de compra no se conectan automáticamente a una fuente de suministro, las decisiones de compra de la empresa pueden volverse más complejas. Unos sistemas tecnológicos integrados adecuadamente pueden ayudar a resolver estos problemas a los responsables de compras”.

Más allá de la complejidad de los procesos, ¿a qué otros retos se enfrentan los responsables de compras?

Satya Mishra: “En el Informe del estado de las compras 2024 de Amazon Business, otros de los principales retos que señalaron los encuestados fueron el acceso a una amplia gama de vendedores y productos que satisfagan sus necesidades, y la garantía del cumplimiento de las políticas de gasto.
 

El informe también reveló que el 52 % de los responsables de la toma de decisiones de compra se encargan de realizar las compras para varias ubicaciones. De ese grupo, el 57 % realiza compras para varios países.

Cuando hablo con los directores de compras, me dicen que el tener acceso a millones de productos de muchas categorías a través de Amazon Business les ha permitido racionalizar el número de proveedores y reducir el tiempo que dedican a ir a tiendas físicas o encontrar los productos que buscan en una serie de sitios web. También me dicen que la posibilidad de enviar las compras de Amazon Business a varias direcciones ha sido muy útil para reducir la complejidad tanto de las compras puntuales como de las planificadas o recurrentes. Las organizaciones pueden necesitar comprar productos específicos, como papel para fotocopias o aperitivos, de forma recurrente. Puede que necesiten comprar otra cosa, como escritorios, solo una vez, y además al por mayor. Las capacidades de los pedidos de Amazon Business son ágiles y pueden reducir la complejidad de la compra”.
 

¿Cómo deben elegir los responsables de compras las integraciones que más les ayudarán?  

Satya Mishra: “En Amazon Business, partimos de los problemas de los clientes para encontrar soluciones. Recomiendo a los directores de compras que piensen en los sistemas que sus empleados ya utilizan, las necesidades de compra de la organización y los comportamientos de compra típicos de sus compradores. La experiencia de compra debe ser intuitiva y agradable.  
 

Amazon Business se integra con más de 300 sistemas, como Coupa, SAP Ariba, Okta, Fairmarkit e Intuit Quickbooks, por nombrar algunos. Con integraciones de compras en línea como Punchout y la Búsqueda integrada, los clientes inician su proceso de compra en su sistema de compras en línea. Con Punch-in, empiezan en el sitio web de Amazon Business y luego acceden a su sistema de compras en línea. Con el SSO, los clientes pueden utilizar sus propias credenciales de empleado. Nuestra colección de API puede ayudar a los clientes a personalizar sus operaciones de compra a pago y de abastecimiento a liquidación. Esto incluye la automatización de los recibos en los sistemas de gestión de gastos y el seguimiento del progreso hacia los objetivos de gasto.  
 

Mi equipo ha lanzado recientemente un Centro de aplicaciones donde los clientes pueden descubrir aplicaciones de terceros que abarcan las categorías de gestión contable, recompensas y reconocimiento, gestión de gastos, compras integradas y gestión de inventario. Seguiremos añadiendo más aplicaciones con el tiempo para ayudar a simplificar el proceso de descubrimiento de aplicaciones integradas para los clientes.
 

Algunos clientes optan por apilar sus integraciones, mientras que otros se quedan con una sola integración que satisface sus necesidades. Existen muchas posibilidades, y no tienes por qué quedarte con una sola integración. Por ejemplo, puedes empezar con Punchout y la facturación electrónica, y luego integrarlo también con la Búsqueda integrada, para que tus compradores puedan buscar en el catálogo de Amazon Business dentro del sistema de compras en línea que utiliza tu organización”.

¿Las integraciones son proyectos tecnológicos?

Satya Mishra: “No, las integraciones no deben verse como proyectos tecnológicos que deba decidir únicamente un equipo de informática. Las integraciones abren las puertas a una mayor conectividad de los datos y a la eficiencia empresarial en todas las organizaciones. En lugar de tener flujos de datos inconexos, puedes conectar esos sistemas y centralizar los datos, aumentando la visibilidad de gastos. Es posible que puedas detectar patrones e identificar ahorros de costes que de otro modo se habrían perdido. 
 

No es raro que oiga que los directores de compras, los directores financieros y los directores de informática colaboran en las decisiones empresariales que les ahorrarán tiempo a todos y les permitirán alcanzar objetivos comunes, y que las integraciones forman parte de sus recomendaciones. 
 

Uno de los principales objetivos de mi equipo ha sido simplificar las integraciones e introducir más soluciones de autoservicio. En cuanto a la configuración, algunas integraciones como el SSO las pueden gestionar el propio cliente. Amazon Business también puede ayudar a los clientes con el proceso de configuración de las integraciones”.
 

¿Cómo se ha transformado el proceso de compra en los últimos años?

Satya Mishra: “Las compras ya no se consideran una función administrativa. Es más habitual que los directores de compras participen en las decisiones estratégicas que afectan a varios ámbitos con los directores financieros y los directores de informática.
 

El 95 % de los encuestados en el Informe del estado de las compras 2024 de Amazon Business afirma que las compras que realizan se enmarcan sobre todo en el gasto gestionado. El gasto gestionado suele planificarse con meses o años de antelación. Esto puede suponer una gran oportunidad para involucrar a otras partes interesadas de todos los departamentos en lugar de externalizar las responsabilidades de compra. Dotar a los expertos en la materia con los medios necesarios para apoyar las actividades de compra rutinarias permite al departamento de compras centrarse en tareas más importantes y asumir prioridades más elevadas en toda la organización, sin dejar de supervisar los patrones generales de compra. También cabe destacar que, al conectarse a los sistemas de compras en línea y de gestión de gastos, las integraciones proporcionan un acceso fácil y seguro a los productos de Amazon Business y permiten facilitar el gasto gestionado”.
 

¿Cómo será el futuro de las compras?

Satya Mishra: “¡Brillante! Al adoptar la transformación digital y la inteligencia artificial para formar operaciones más ágiles y estratégicas, los directores de compras pueden influir en la forma en que sus organizaciones innovan y se adaptan al cambio”.
 

Publicado originalmente en CPOstrategy.