Durante la última década, la tecnología ha cambiado irrevocablemente la forma en que realizamos negocios. Pero algo que no ha cambiado son los objetos físicos que cada empresa necesita para operar. Los equipos, los suministros de limpieza, los artículos de mantenimiento y reparación, el material de oficina e incluso los refrigerios de cocina siguen siendo vitales para dirigir una oficina moderna. Estos no solo son un centro de costes significativo, sino que también requieren un mantenimiento y una gestión constantes. Sin embargo, recientemente, las nuevas herramientas han hecho posible que las empresas, escuelas y organizaciones gubernamentales optimicen sus operaciones de compras, ahorrando tiempo, dinero e incluso economías locales.

Como una de las empresas más grandes del mundo, ExxonMobil cuenta con una enorme presencia en compras que incluye a miles de personas en seis continentes que gastan, de forma conjunta, más de 40 000 millones de dólares al año con miles de proveedores. Por lo tanto, cualquier mejora en el precio o la eficiencia en una empresa de este tamaño tiene enormes efectos posteriores. “A nuestra escala, cada punto porcentual cuenta”, comenta Nassim Kefy, responsable de compras de ExxonMobil. “Cuando se ahorran miles de dólares en cada transacción, se nota enseguida”.

ExxonMobil descubrió que Amazon Business proporcionaba una de las formas más eficaces de lograr esa eficiencia. Amazon Business permite a las empresas obtener instantáneas de lo que está pasando con sus compras, tanto si necesitan visibilidad de lo que los empleados están comprando como si desean análisis instantáneos de las tendencias de gasto generales dentro de la organización. “Para las grandes empresas, una de las mayores ventajas es poder contemplar de principio a fin todo el proceso de compras”, afirma Aster Angagaw, vicepresidenta y directora de los sectores comercial, público y estratégico de Amazon Business. “La selección, el precio y la comodidad están bien, pero la visibilidad, el análisis y el control son herramientas de otro nivel para mejorar las grandes empresas”.

Amazon Business también simplifica la transición digital al integrarse directamente en muchos sistemas de compras electrónicos, otra técnica que ExxonMobil está empleando. “Si una organización se toma en serio la tarea de ofrecer un valor superior a sus clientes, debe estar a la vanguardia”, afirma Kefy. “Amazon Business es una pieza integral de nuestra transformación digital”.

Compras integrales

Las grandes empresas no son las únicas que pueden beneficiarse de las herramientas y funciones de compras digitales mejoradas. Por lo general, las grandes empresas cuentan con departamentos completos dedicados a las compras. Sin embargo, en las pequeñas empresas, es probable que la persona responsable de las compras desempeñe un papel importante dentro de la empresa, y a menudo se trata del mismo propietario.

Red River Brewing Company es un restaurante y cervecería que opera fuera de Red River, Nuevo México, dirigido por Michael y Sharon Calhoun, junto con su hijo Chris, encargado de dirigir la fabricación de cerveza. Aunque sus necesidades de compras son extensas, como pequeña empresa centrada en sus operaciones cotidianas, desean llevarlas a cabo con la mayor eficacia y el menor esfuerzo posible. “Lo que más nos gusta de Amazon Business es la capacidad de encontrar casi todo lo que necesitamos para dirigir esta empresa en un solo lugar”, dice Michael. “Significa que no tengo que pasar horas hojeando catálogos o conduciendo largas distancias”.

“Una cosa que a las pequeñas empresas les encanta es la capacidad del pago por transferencia pospuesto”, afirma Angagaw. “Cuando organizas tus compras y concilias tus libros, siempre es mejor tener todo en facturas detalladas”.

Red River utiliza Amazon Business para obtener todo, desde material de oficina y equipos de TI hasta sistemas de punto de venta, productos estables y suministros de sistemas de fabricación de cerveza. También aprovechan los pedidos móviles, lo que les permite realizar pedidos en tiempo real desde el propio restaurante. “Elaboro listas de los artículos que compro con más frecuencia y, con solo pulsar un botón, dispongo de existencias en dos días”, dice Michael.

Comprar con propósito

Por último, Amazon Business hace posible que las organizaciones aprovechen su poder de compras para hacer el bien por su comunidad. Las nuevas funciones permiten a los usuarios indexar productos en función de si son negocios locales, si son propiedad de minorías o si los productos tienen alguna certificación de sostenibilidad. La ciudad de Baltimore ha estado utilizando Amazon Business para convertir sus compras en 50 departamentos, oficinas y comisiones diferentes en una herramienta y así estimular el negocio para las empresas locales.

“Es muy importante que las agencias de la ciudad tengan la capacidad de comprar directamente a nuestros proveedores locales”, dice Erin Sher Smyth, exdirectora de compras de la ciudad. “Amazon Business permite a las agencias buscar productos de diversos grupos de proveedores, incluidas empresas propiedad de veteranos, empresas propiedad de personas LGBT, así como empresas propiedad de mujeres y minorías”.

La función Guided Buying de Amazon Business, disponible con los planes Business Prime, también proporciona herramientas fáciles de usar para que los administradores establezcan directrices sobre qué productos pueden comprar los empleados, estableciendo preferencias para cualquier cosa, desde el precio hasta la sostenibilidad o los productos de origen local. La popularidad de estas nuevas herramientas es su mejor respaldo. “Las empresas eligen cada vez más asignar un mayor porcentaje de su gasto a proveedores que apoyan su misión”, afirma Angagaw. “En los últimos dos años hemos visto un aumento de diez veces en los clientes que utilizan Guided Buying para establecer preferencias para proveedores locales pequeños y diversos o para productos más sostenibles.

Publicado originalmente en Fast Company, haz clic aquí para acceder.