¿Cómo pueden las PYMES aprovechar la tecnología para agilizar operaciones?

Todos los miembros de PYMES desempeñan un papel fundamental en su éxito, lo que hace importante encontrar formas para continuar mejorando las operaciones. Los empleados de PYMES trabajan junto a equipos de compras empresariales pequeños o incluso inexistentes, por lo que resulta aún más importante contar con herramientas sólidas que les permitan gestionar su negocio, adquirir nuevas competencias y aprovechar las tecnologías emergentes para aumentar la productividad y el crecimiento. Con las herramientas correctas para agilizar las compras, las empresas pueden mejorar sus operaciones, reducir las cargas administrativas y liberar al personal para que pueda centrarse en tareas estratégicas.

Los desafíos a los que se enfrentan las PYMES

Las PYMES se enfrentan a una serie de desafíos específicos, como la inflación, el acceso limitado al crédito y el aumento reciente de los costes. Además, lidian con una escasez crítica de talento y habilidades en medio de estos problemas económicos.

Esta escasez supone un desafío para los equipos de compras empresariales, que a menudo tienen poco personal y, en ocasiones, incluso pasan desapercibidos. Según La Agenda del CPO 2024 del Grupo Hackett, la falta de talento, sumada al aumento de la carga de trabajo en compras empresariales, implica que los equipos de compras existentes en las PYMES deben hacer más con menos recursos. Afortunadamente, la tecnología proporciona un respiro muy necesario para aligerar la carga de trabajo de los equipos de compras. Invertir en las herramientas y los sistemas adecuados es fundamental para que los equipos de compras no solo puedan cubrir la falta de talento, sino también tomar decisiones de compra empresariales estratégicas.

Una encuesta reciente de Gartner, Inc. revela una realidad preocupante: solo el 14 % de los líderes de compras confía en el talento actual de sus equipos, lo que pone de manifiesto un cambio hacia la necesidad de una mayor visión empresarial y competencias en tecnología y datos, por encima de la experiencia tradicional en compras. El 46 % considera que es necesario mejorar el talento existente, y muchos líderes se muestran preocupados por el futuro y se preguntan si sus equipos están realmente preparados para lo que viene. Esto representa un claro llamado a la acción para que las PYMES adopten nuevas tecnologías e innovación, con el fin de capacitar a su personal y asegurarse de que esté preparado para afrontar las complejidades del futuro.

¿Cómo pueden las PYMES aprovechar la tecnología para alcanzar el éxito?

Para las PYMES, cada momento cuenta, lo que implica ser lo más eficientes posible dentro de unas limitaciones estrictas. Sin embargo, con la tecnología, deberían poder tomar el control, reducir significativamente su carga de trabajo y, en última instancia, permitir que sus empleados dediquen su tiempo a decisiones estratégicas y, sobre todo, a sus clientes.

Amazon Business cuenta con una variedad de soluciones de compras empresariales que permiten a empresas de todos los tamaños automatizar tareas repetitivas, lo que ayuda a las PYMES a hacer más con menos recursos y centrarse en la gestión de su negocio. Una de las formas de simplificar es consolidar la búsqueda de proveedores dentro de un sistema de compras electrónico, lo que permite a las PYMES agilizar el proceso de adquisición al encontrar productos de múltiples proveedores en un solo sitio, eliminando así la ardua tarea de visitar sitios web por separado. Reducir la cantidad de clics y pasos necesarios para completar una compra les permite ahorrar tiempo y dinero, asegurando al mismo tiempo que todas las compras se realicen a través del sistema de compras preferido. Por ejemplo, una empresa puede utilizar la función de búsqueda integrada para encontrar y solicitar todo el material de oficina necesario en un solo sitio, en lugar de comprar directamente a cada proveedor y fabricante por separado. Además, esta tienda única también reduce el tiempo dedicado a clasificar manualmente las facturas, ya que Amazon Business ofrece facturas digitales, lo que facilita la gestión de pagos y la conciliación.

Las PYMES también tienen acceso a herramientas que les permiten crear y gestionar listas de productos comprados frecuentemente en Amazon Business. Equivalentes a una lista de compras estándar, las  Listas de empresas les permite guardar y volver a pedir artículos de forma rápida y eficiente. La comodidad de esta herramienta ayuda a las PYMES a mantenerse organizadas y a conservar los niveles de inventario en suministros esenciales de compra frecuente. Por ejemplo, el gerente de un restaurante puede crear una lista de empresa con los productos de limpieza de uso diario. Cuando estos productos comienzan a escasear, el gerente puede realizar un nuevo pedido de forma rápida, con todos los artículos necesarios en solo unos clics, lo que simplifica y agiliza el proceso.

Análisis de empresa

Las PYMES suelen dedicar mucho tiempo a revisar los detalles de su comportamiento de compra, pero su tiempo es valioso. Análisis de empresa ofrece a las PYMES paneles intuitivos que proporcionan información rápida sobre las tendencias de gasto y los gastos mensuales, además de destacar oportunidades de ahorro e historiales de pedidos. Con estas herramientas, las PYMES pueden tomar decisiones más informadas basándose en los patrones de gasto al descubrir áreas de reducción de costes. Análisis de empresa también puede ofrecer a las empresas la transparencia necesaria para hacer un seguimiento de los gastos y ahorros. Por ejemplo, un responsable de compras puede aprovechar el potencial de Análisis de empresa para comparar el gasto del mes actual en material de oficina con el del mismo periodo hace 12 meses, identificar los productos en los que se ha gastado más que el año anterior y así detectar oportunidades específicas para reducir costes con sus proveedores.

Aprender a aprovechar el poder del análisis avanzado puede marcar un antes y un después a la hora de optimizar las operaciones diarias. De acuerdo con la Encuesta Global de Directores de Compras (CPOs) 2023 de Deloitte, en la que participaron 350 responsables de la toma de decisiones de compra en más de 40 países, las grandes empresas ya están utilizando herramientas para agilizar sus operaciones. Las PYMES no siempre tienen el lujo de contar con un director de compras empresariales, por lo que contar con Amazon Business y su acceso a soluciones similares representa una gran ventaja para empresas de todos los tamaños.

Amazon Business también ofrece herramientas que facilitan la gestión diaria del negocio, como la simplificación y automatización de la contabilidad y la gestión de gastos, la agilización de los procesos de compra y la mejora del acceso a las compras para los usuarios.

Punchout y Punch-in

Amazon Business ofrece métodos de integración, incluidos Punchout y Punch-in, cada uno adaptado a una parte distinta del proceso de compras.

El Punchout comienza dentro del sistema de compras electrónicas existente de una PYME, donde los empleados acceden a su software de compras interno, que se conecta con Amazon Business. Este método permite a las organizaciones explorar y seleccionar los artículos necesarios y, una vez completada la selección, el carrito puede transferirse de nuevo al sistema de compra electrónica para su aprobación y posterior tramitación del pedido. Este proceso de Punchout asegura que todas las compras empresariales respeten los protocolos, asegurando la conformidad con los presupuestos y estándares de sus empresas.

El proceso de Punch-in, por otro lado, ofrece a los empleados la oportunidad de comenzar a comprar directamente en el sitio web de Amazon Business. Ellos pueden explorar y seleccionar los artículos que necesitan. Una vez completado el proceso, el carrito se envía al software de compra electrónica de la PYME para su revisión y aprobación. Esto resulta muy útil para quienes se sienten más cómodos utilizando la interfaz de Amazon para gestionar sus compras, ya que ofrece una experiencia simple sin dejar de cumplir con las políticas de adquisición de la empresa.

Ambas herramientas garantizan que los procesos de compra sean seguros y cumplan con la normativa. Además, al canalizar las compras a través de sistemas de compra electrónica, las PYMES mantienen el control sobre los artículos y los gastos.

Las PYMES: en busca de la eficiencia operativa

Aunque se enfrentan al desafío de encontrar personal altamente cualificado, las PYMES están recurriendo a sus socios de compras, como Amazon Business, para obtener herramientas y soluciones que les ayuden a cubrir las carencias en sus equipos de compras. Jukin Media, una empresa de medios digitales especializada en licencias de vídeos virales, tuvo dificultades para gestionar su rápido crecimiento y sus necesidades de aprovisionamiento. Al principio, se enfrentaron a procesos de compra caóticos, ya que dependían de una única cuenta compartida de Amazon, lo que dificultaba y hacía tedioso el seguimiento y el reembolso de los gastos.

Al adoptar Amazon Business y Business Prime (una función de pago), Jukin Media agilizó su proceso de compra, logrando mayor eficiencia y transparencia. La solución les proporcionó entregas predecibles, seguimiento de los pedidos y una mayor visibilidad dentro de la organización. Esto les permitió adquirir con rapidez y fiabilidad el equipo y los suministros necesarios para respaldar su rápido crecimiento.

Los resultados incluyeron mayor agilidad en las compras, menor riesgo y procesos simplificados, con ventajas como el envío gratuito en dos días, lo que mejoró su eficiencia operativa. En general, Amazon Business ayudó a Jukin Media a superar sus desafíos de aprovisionamiento, lo que les permitió centrarse en la expansión global de sus operaciones y permitió al personal enfocarse en sus tareas principales.

Las PYMES que buscan mejorar sus procesos de compra pueden acceder, mediante Amazon Business, a las mismas herramientas y soluciones utilizadas por grandes empresas, lo que les permite tener un control total sobre el proceso. Desde búsquedas integradas, que ahorran clics y tiempo, hasta las opciones de Punchout y Punch-in, estas soluciones permiten a las empresas mantener el control de sus gastos y, al mismo tiempo, disfrutar de una experiencia de compra fluida. Ahora, las PYMES tienen la capacidad de seguir siendo competitivas, eficientes y financieramente sostenibles en un mercado en constante evolución.

Publicado originalmente en el Procurement Magazine.