Transformación de las compras para las organizaciones del Tercer Sector

En sus prácticas de compras, todas las organizaciones se enfrentan a determinados desafíos como la visibilidad o la eficiencia. En cambio, las organizaciones del Tercer Sector deben abordar otro conjunto de consideraciones particular.

"Las organizaciones tienen que maximizar el impacto de cada céntimo y demostrar que se utiliza la mayor cantidad de recursos posible directamente para cumplir la misión, en lugar de consumirse en las operaciones de la organización", afirma Lisa Walker, del Departamento de Práctica de Operaciones de Red y Cadena de Suministro de Deloitte. Estas obligaciones, por muy necesarias que sean, pueden impedir a las organizaciones del Tercer Sector introducir mejoras materiales en sus funciones de compras.''

"Puede ser difícil justificar una inversión para mejorar unas capacidades que, en última instancia, realmente podrían aportar más a esa misión", señala. "Eso incluye inversiones en tecnologías digitales para ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de los gastos o servicios administrados en los que se adquiere acceso a capacidades, tecnologías, personal y conocimientos de primera clase."

Valor en los valores

Más allá del simple ahorro de costes, las compras actuales también se encargan de garantizar que los proveedores de una empresa estén en consonancia con los valores principales de la organización, ya sea en cuanto a diversidad de proveedores, sostenibilidad u otros aspectos. Esta exigencia puede verse todavía más acentuada en el Tercer Sector, "en el que las organizaciones se rigen por una misión y entienden la forma en que esa misión se refleja en los proveedores que eligen", dice Brent Griffith, director general de Deloitte. "Todo es especialmente importante para las organizaciones sin ánimo de lucro: poder entender cómo impulsar una base de proveedores diversa, buscar proveedores locales que apoyen a la comunidad y hacer un seguimiento de la sostenibilidad de sus proveedores".

Su amplia experiencia de colaboración con importantes organizaciones del Tercer Sector en el ámbito de la salud pública ha ayudado a Sean Ullman, ejecutivo de cuentas sénior para organizaciones del Tercer Sector de Amazon Business, a comprender los posibles beneficios de adaptar las compras a la misión de las organizaciones.

"Históricamente, el dinero se detenía en el punto de donación, pero no tiene por qué ser así", señala. "Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden multiplicar las fuerzas de una inversión única al garantizar que haya un plan estratégico de compras en el que figuren los proveedores que están en consonancia con la misión, como empresas propiedad de veteranos para organizaciones sin ánimo de lucro que atienden a empresas de propiedad local para un banco de alimentos de la comunidad".

Esa combinación de responsabilidad fiscal y valores conforma la totalidad de la misión de una organización del Tercer Sector en relación con los gastos.

"Se trata de tener la capacidad de demostrar que inviertes con los proveedores que más se ajustan a tus valores y objetivos para que las organizaciones puedan demostrar que son las que mejor protegen los gastos", dice Walker. Es una razón importante por la que expertos como Walker y Griffith coincidan en que las organizaciones del Tercer Sector, que se suelen enfrentar a limitaciones de presupuestos y personal, deben usar herramientas digitales que ofrecen transparencia real y beneficios medibles para cumplir sus misiones con eficacia.

Dar con la solución adecuada es fundamental.

Amazon Business, por ejemplo, ofrece a las organizaciones del Tercer Sector acceso a precios competitivos en millones de productos, lo que abre vías que maximizan el acceso a vendedores preferidos y que se ajustan a los valores y, a su vez, reduce el riesgo operativo y mantiene los controles de los costes y la eficiencia. "La flexibilidad es clave para que los empleados sean capaces de tomar decisiones importantes en términos de compras", señala Ullman.

La capacidad de establecer estándares y políticas ofrece a las organizaciones del Tercer Sector el control para compensar las consideraciones basadas en los costes con las aquellas basadas en los valores y trabajar con el objetivo de maximizarlas. "El empleado sigue eligiendo lo que quiere. Sigue disfrutando de la flexibilidad de precios del marketplace, pero las organizaciones sin ánimo de lucro pueden establecer políticas", afirma Ullman. "Amazon Business proporciona visibilidad, lo que te permite moldear los comportamientos".

Un conjunto de herramientas para las organizaciones del Tercer Sector

Las compras digitales también pueden ser una herramienta esencial para ayudar a estas organizaciones a satisfacer sus necesidades de cumplimiento de las políticas de compras internas, ya que permiten unir los datos con los proyectos e informar de dónde se consumen los gastos. "Necesitas análisis de gastos de calidad que respalden y corroboren que eres un gerente efectivo", dice Walker.

Amazon Business, afirma Ullman, atiende esas necesidades gracias a conjuntos de características diseñados con el cumplimiento en mente. "Para cada ayuda, hay diferentes cualificaciones y, por lo tanto, diferentes expectativas en materia de compras", indica. "Podemos ayudar a las organizaciones sin ánimo de lucro a establecer políticas con Guided Buying (una característica de pago de Business Prime), que permite a los empleados comprar dentro de los parámetros de donación y ayuda establecidos, que suelen tener límites estrictos".

Ullman también señala que las organizaciones del Tercer Sector pueden recibir los beneficios de Business Prime con diferentes tarifas reducidas. Para las organizaciones que busquen los beneficios del flujo de caja de una línea de crédito ampliada, Amazon Business ofrece crédito con plazos netos de 30 días. Y como la mayoría de los empleados están familiarizados con la experiencia de compra en Amazon, la adopción puede ser más fluida e intuitiva.

Ullman afirma que es fundamental la ayuda que Amazon Business ofrece a los consejos de las organizaciones del Tercer Sector con su importante función. "Los miembros tienen muchas funciones igual de importantes. Dirigen la organización y orientan el trabajo de gran impacto de la misión, además de actuar como donantes individuales y defensores de la misión para motivar a otras personas a invertir", dice. "En términos generales, la responsabilidad fiduciaria de la organización recae sobre ellos".

Según el punto de vista de Ullman, intentar cumplir esas obligaciones sin tener en cuenta las compras supone la pérdida de una oportunidad esencial. "Al analizar el presupuesto anual con la dirección de la organización sin ánimo de lucro, los miembros del consejo deben incluir una conversación sobre Amazon Business como parte de una solución holística y completa de ahorro de costes", señala.

Publicado originalmente en el Wall Street Journal.