Cómo organizar las facturas de tu empresa de forma eficiente

Organizar tus facturas de empresa eficientemente te permite llevar un control sobre tus gastos de empresa, así como los servicios y/o ventas que realizas para tus clientes, etc. Ese control a su vez es necesario para cumplir correctamente con tus obligaciones fiscales y también para deducir gastos de empresa.

¿Qué es una factura?

Lo primero que tenemos que tener claro si queremos hacer más eficiente nuestra gestión empresarial es saber qué es una factura, para así separarlas del resto de documentos y podamos tenerlas fácilmente identificadas.

Según la Agencia Tributaria, una factura es cualquier documento que indique por escrito que lo es. Es decir, debe aparecer escrito “factura” en el documento. Así de simple. A pesar de ello, hay empresas que se confunden. Uno de los principales problemas es que se confunden con los recibos, ya que hay proveedores que los envían como documentos de prueba de pago pretendiendo que haga a su vez la función de factura, pero que no tendrá ese valor legal de cara a la Agencia Tributaria, por lo que no podrás deducir el IVA de esa compra.

Gestiona las facturas de tu empresa

A la hora de gestionar facturas de empresa, es importante que tengas claro los principales elementos de los que tendrás que ocuparte a lo largo del proceso de facturación. Es de vital importancia que todo el proceso de facturación se haga de acuerdo a lo establecido por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que determina las obligaciones legales para las facturas.

Lo primero es determinar tres elementos básicos del acuerdo: establecer un método de pago, determinar los plazos en los que se tendrá que hacer efectivo el envío y el pago por parte del comprador y acordar, si fuera necesario, una serie de garantías adicionales que ambas partes deberéis cumplir. Entre estas garantías, un recurso especialmente útil es el pagaré, que obliga legalmente al deudor a pagar al beneficiario y por lo tanto aporta garantías jurídicas al cumplimiento de la factura por parte del comprador.

Tras estos primeros pasos, deberás rellenar todos los datos necesarios para la facturación, tal y como establece el Real Decreto anteriormente mencionado. Esto es muy importante para que la factura sea conforme a la ley y evitarte problemas posteriores con la Agencia Tributaria. Con la información cumplimentada, ya podrás emitir la factura. Existen unos plazos legales en los que hacerlo, por lo que es importante que, para que tenga validez, los cumplas.

Para que tus envíos de facturas sean más eficientes, una técnica habitual es hacerlos todos el mismo día de la semana. Por ejemplo, si determinas que ese día sea el miércoles, las facturas que no estén listas el miércoles de esa semana tendrán que esperar al de la siguiente.

Una vez esté enviada es importante realizar el seguimiento de forma habitual, revisando si se ha pagado o no y controlando la fecha de vencimiento para evitar impagos.

Organiza tus facturas de empresa

Ahora que ya conoces los elementos básicos de la factura y del proceso de gestión de facturas, veamos cómo organizar las facturas de tu empresa.

Lo primero es determinar el criterio con el que organizar tus facturas de empresa, tanto para las facturas que tú emitas como para las facturas que recibas. Lo ideal es utilizar el mismo criterio en ambos tipos de facturas y no cambiarlo hasta el nuevo año fiscal, para evitar confusiones. Puedes decidir, por ejemplo, si utilizar el nombre fiscal (primer apellido + segundo apellido + nombre) del cliente o bien si prefieres utilizar su nombre comercial.

Si se trata de facturas físicas es conveniente utilizar archivadores ordenados alfabéticamente. En el caso de las facturas digitales, configura la carpeta en la que las guardes para que se ordenen automáticamente de la A a la Z y crea carpetas específicas por cliente o proyecto, según hayas determinados previamente.

Una vez empiecen a llegar las facturas, lo más eficiente es archivarlas en el momento en el que las recibas, para evitar acumulaciones. Lo ideal es que las más recientes estén siempre en la parte superior de la carpeta, tanto si se trata de facturas digitales como de facturas físicas. En el caso de las facturas digitales, puedes configurar la carpeta para que aparezcan primero de forma automática.

También es importante que mantengas tus libros contables al día, para facilitarte el control de gastos y de los datos que tendrás que presentar en las declaraciones trimestrales.

Una vez haya pasado el año fiscal, archiva lo que ya no necesites para evitar confusiones. En el caso de las facturas físicas, pásalas de los archivadores a cajas en las que guardes las facturas de cada año y utiliza los archivadores para las facturas del nuevo año. Para las facturas digitales, crea una carpeta para cada año anterior y mueve allí las carpetas pertinentes.

Siguiendo estos pasos podrás conseguir una gestión de facturas más eficiente, agilizar tus procesos internos y controlar una parte esencial de la información de tu empresa. Comprar en Amazon Business te permite, entre muchas otras ventajas, solicitar facturas con IVA descargables automáticamente en las que además podrás especificar toda la información que deben llevar, lo que optimizará tu proceso de facturación. Regístrate gratuitamente y empieza a disfrutar de todos nuestros beneficios para profesionales.