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Cómo hacer un presupuesto de compras en Excel
Si quieres optimizar las compras de material en tu empresa, aprende cómo hacer un presupuesto de compras en Excel.
El presupuesto de compras es un tipo de presupuesto en el que se determina cuál va a ser la cantidad de dinero asignada a la compra de las materias que una empresa necesita para llevar a cabo su proceso de producción. Esto te permite evitar la paralización de tu producción, el exceso de materias primas paralizadas por falta de capacidad productiva, que esas materias primas se echen a perder, la sobreproducción, la falta de capacidad de almacenamiento, etc. Además, te permitirá tener más liquidez, ya que estarás optimizando tus gastos. Por lo tanto, saber cómo hacer un presupuesto de compras en Excel es muy importante para el funcionamiento de cualquier empresa.
Si no sabes cómo se hace, a continuación te explicamos todo lo que necesitas saber.
Los valores del presupuesto de compras
Antes de saber cómo se hace un presupuesto de compras en Excel, tienes que saber cuáles son los valores que tendrás que tener en cuenta y cuál es la fórmula básica que tendrás que utilizar, para luego ser capaz de aplicarla en la herramienta digital.
Para poder calcular correctamente el presupuesto de compras tienes que conocer las siguientes tres variables:
- Coste de producción: es decir, cuánto dinero cuesta producir lo que tu empresa ha proyectado que va a vender durante un periodo de tiempo determinado.
- Inventario necesario: cuál es el precio de la cantidad de materiales que necesita tu empresa para poder satisfacer esa demanda.
- Valor inicial del inventario: cuál es el valor de los materiales que ya tienes en tu inventario actualmente y que, por lo tanto, no necesitas comprar.
Cómo se hace un presupuesto de compras en Excel
Ahora ya sabes qué es un presupuesto de compras y cuál es su fórmula, veamos cómo se hace un presupuesto de compras en Excel.
Lo primero que tienes que saber es la fórmula para calcular el presupuesto de compras, es la siguiente:
(Coste de producción + Inventario necesario) - Valor inicial del inventario
Por poner un ejemplo: si prevemos que la demanda para el mes de marzo será de 300.000 euros, que para satisfacerla necesitamos inventario por valor de 100.00 euros, pero que tenemos un inventario inicial valorado en 50.000 euros, deberemos calcular el presupuesto de compras así:
300.000 + 100.00 - 50.00 = 350.000
Por lo tanto, la fórmula en Excel sería muy fácil:
Mientras conozcamos el valor inicial del inventario, para los meses siguientes, solo tenemos que repetir la misma operación.
Si somos capaces de prever coste de producción de los meses siguientes, podemos proyectar en el presupuesto de compras cuál debería ser el valor inicial del inventario que queremos tener cada mes. Eso puede ayudarnos a, por ejemplo, tener un extra de inventario para poder capear posibles momentos de creencia. Por ejemplo, pongamos que durante los meses de abril, mayo y junio queremos tener un inventario inicial que sea del 140% respecto al total del coste de producción proyectado del mes anterior. En estos casos, deberíamos aplicar la siguiente fórmula:
Una vez tengamos estos resultados, podemos conocer el inventario necesario para esos meses restando el coste de producción y el valor inicial del inventario de ese mes:
Por último, para conocer el presupuesto de compras de esos meses, solo tendríamos que aplicar la fórmula inicial con los datos que ahora tenemos:
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