Impulsando la transformación digital en las compras: ¿invertir o posponer?

Como muestra el estudio de los Líderes de Compras1, el 25% de ellos han acelerado recientemente su proceso de digitalización, mientras que el 27% ha optado por aplazarlo. Algunas organizaciones están prosperando rápidamente en este nuevo y dinámico entorno y utilizan las compras online para beneficiarse de las tendencias de compra y de las cadenas de suminis-tro.

La compra online permite a una fuerza de trabajo descentralizada obtener lo que necesita de forma rápida, con visibilidad y control. Algunas organizaciones han podido pasar rápidamente de los procesos en papel a los digitales y automatizar ciertas tareas para crear entornos más ágiles. Así, demuestran que el valor del departamento de compras va más allá del control de costes, mejorando la resistencia de sus empresas y aumentando la eficiencia operativa.

¿Invertir o posponer? ¿Descentralizar o centralizar? ¿Desplegar nuevas tecnologías ahora, o esperar? El evento Amazon Bu-siness Exchange (ABX) de este año ha girado en torno a los casos de éxito y las mejores prácticas de aquellos que o bien siguen el curso o incluso aceleran los procesos de digitalización para gestionar con éxito los retos empresariales en "la nueva normalidad".

Digitalizar las compras para responder de manera ágil y rápida

Peter Sowrey, Director de Compras & REFM de Centrica UK, compartió cómo la COVID-19 ha supuesto una oportunidad a su equipo para acelerar la estrategia y agilizar sus procesos. Habló de cómo Centrica se asoció con Amazon Business para reducir los pasos de sus procesos con el fin de crear un sistema más eficiente y ágil. Al eliminar los intermediarios y "pasar de la complejidad a la simplicidad", la organización pudo responder más rápidamente a los clientes cuya calefacción había fallado en invierno y necesitaban de un ingeniero para instalar un calentador de repuesto.

Helen Baker, Directora de Compras de la Universidad del Oeste de Inglaterra, Bristol, habló de cómo el sistema de compras online de la institución era fundamental para responder a los desafíos originados por la pandemia. Con 4.000 estudiantes viviendo en el campus, y al menos 1.000 sin poder regresar a otro domicilio cuando se decretó el cierre de Reino Unido en marzo, la universidad tuvo que desenterrar portátiles y materiales para los estudiantes. Con 150 empleados con tarjetas de compras, la universidad pudo ajustar rápida y sencillamente su categoría y los umbrales de gasto para poder adquirir los artículos que necesitaban los estudiantes y los empleados que trabajaban desde casa, gracias a un sistema de compra digital y flexible. Como el proceso se estaba gestionando online, el equipo de Helen pudo aprender de la experiencia durante la pandemia y "extraer aprendizajes sobre el abastecimiento y la forma de actuar de cara al futuro, destacando la importancia de las relaciones con los proveedores".

La importancia de la flexibilidad y la variedad en un sistema de compras online

Con clientes como Barclays, Heinz y Leonardo, era importante para la organización danesa ISS tener un sistema de compras online flexible que permitiera al equipo adaptarse a los cambios producidos por la pandemia. Gemma Lindley, Socia de Negocios de Compras en ISS, habló de la importancia de lograr un "equilibrio entre la flexibilidad y el control". Dado que las prioridades de la organización cambiaron debido a la COVID-19, era fundamental poder modificar las restricciones de su sistema de compras para responder a las nuevas prioridades. "Asegurarse de tener esa flexibilidad y un proceso en el que se pueda adaptar la solución final es realmente clave", afirmó.

Tom Fuchs, Director de Compras del Colegio Internacional Americano de Viena, habló de la importancia al elegir un sistema de compras online que ofrezca una amplia gama de productos. El acceso a una extensa selección de libros de texto, mapas del mundo y materiales académicos con entrega rápida y gratuita, proporciona a los profesores la capacidad para asegurar una educación de alta calidad. Tom también habló del valor de disponer de un sistema de compra online con una sólida capacidad de facturación; el que dispone Business Prime permitió al equipo de Tom reducir el tiempo de procesamiento de hasta cinco días a menos de uno.

Academies Enterprise Trust fue otra organización que demostró una respuesta ágil ante el cambio. El subdirector de finanzas Kyush Modesai habló de cómo la pandemia de la COVID-19 llevó al equipo a acelerar su estrategia de compras, generando ahorros que utilizaron para comprar más de 12.000 ordenadores portátiles y 3.000 monitores Wi-Fi. Esto permitió a los niños más vulnerables continuar con la enseñanza a distancia durante el período de cierre. 

El papel fundamental de Compras para resolver los problemas organizativos estratégicos quedó demostrado por numerosos participantes en la conferencia de ABX. Líderes empresariales y expertos en compras de pymes, escuelas y universidades, así como grandes empresas con decenas de miles de empleados se unieron a la conferencia, celebrada de forma virtual el 6 y el 7 de octubre.

El evento está disponible bajo petición en events.amazonbusiness.eu hasta el 7 de noviembre.

¹Procurement Leaders’ Leading Through COVID-19 Report