Amazon Business: Caso de éxito de The Prince's Trust
Resumen
The Prince's Trust es una organización benéfica del Reino Unido fundada por el príncipe Carlos en 1976. La organización se centra en ayudar a jóvenes de entre 11 y 30 años procedentes de entornos desfavorecidos, para que continúen sus estudios, accedan al empleo, adquieran nuevas habilidades y puedan crear sus propios negocios, entre otras actividades de gran impacto.
Dado que dos de sus iniciativas principales son apoyar a jóvenes en la búsqueda de empleo y en la creación de sus propios negocios, sus necesidades a la hora de adquirir productos son tan específicas como variadas: desde la compra de ropa adecuada para entrevistas de trabajo hasta la adquisición de materiales básicos para poner en marcha un negocio, como kits de manicura para una persona joven que aspire a abrir un salón de uñas.
Al igual que otras muchas organizaciones del sector benéfico, la COVID provocó cambios en su funcionamiento, al hacer que gran parte de las interacciones en persona se convirtieran en experiencias digitales.
El impacto de la pandemia brindó al equipo de compras la oportunidad de generar un impacto positivo a través de su forma de adquirir productos, logrando además ahorros para la organización en un momento en el que la financiación es más importante que nunca.
Identificación de una oportunidad para agilizar el proceso de compras
Hasta hace poco, la gran variedad de artículos que The Prince’s Trust adquiría para sus iniciativas se compraba de forma puntual, lo que impedía tener visibilidad del gasto y dificultaba comprender y reportar qué se estaba comprando. A medida que el equipo fue creciendo, identificaron esta debilidad y buscaron formas de mejorarla.
Uno de sus requisitos clave era gestionar y controlar de forma eficaz el gasto de cola, además de establecer un proceso de autorización que evitara gastos no alineados con sus objetivos y estrategias.
Dada la variedad de productos que adquirían en este segmento, necesitaban una solución integral que les permitiera acceder a la mayoría de los artículos que necesitaban.
Además de los productos necesarios, era fundamental poder controlar los pagos y asegurarse de que todas las compras fueran válidas y necesarias para la organización, y estuvieran alineadas con sus contratos de financiación.
El impacto de la optimización digital
La directora sénior de Compras, Verity White, se propuso encontrar una solución que se adaptase a las necesidades específicas de la organización benéfica, que aportara mayor claridad sobre las compras y liberase tiempo para dedicarlo a otras tareas.
La familiaridad con el marketplace de Amazon, junto con la capacidad de Amazon Business para atender sus necesidades de compra B2B, hizo que la decisión fuera sencilla.
A nivel administrativo, ahora todos los empleados se benefician de contar con una única plataforma para comprar la enorme variedad de productos que necesitan en cualquier momento.
Eso también significa que, independientemente de su ubicación, los empleados siguen el mismo proceso, lo que reduce el riesgo de compras fraudulentas y permite gestionar de forma eficaz el gasto de cola.
Gracias a la funcionalidad Guided Buying de Amazon Business, Verity y su equipo ahora pueden establecer límites sobre qué productos se pueden comprar y cuáles no. Esto ha reducido significativamente el tiempo dedicado a la elaboración de informes y a la gestión manual del gasto puntual.
“Para nosotros está siendo muy fluido”, afirma Verity. Disponer de una amplia selección de proveedores en un solo lugar les ahorra tiempo y complicaciones, al evitar tener que buscar proveedores fiables u obtener varios presupuestos para un solo artículo, ya que todo está disponible con un solo clic en Amazon Business.
Otra de las prioridades de The Prince’s Trust era demostrar cómo gastan su dinero, al tratarse de una organización benéfica que recibe subvenciones del Gobierno.
Disponer de esa información al instante, junto con la posibilidad de descargar las facturas con IVA directamente desde su cuenta, les facilita informar sobre cómo se está utilizando el dinero, para quién y dónde.
Gracias al tiempo ahorrado al centralizar sus compras, su próximo proyecto será analizar los datos de su cuenta para identificar qué productos solicitan con mayor frecuencia sus empleados. Esta información les servirá de guía para tomar decisiones de compra más fundamentadas, como estandarizar artículos y aprovechar los catálogos de productos en línea.
Avanzar hacia nuevas oportunidades
Las opiniones del personal de The Prince’s Trust han sido muy positivas; muchos empleados afirman que Amazon Business les ha ayudado a superar los obstáculos que enfrentaban, liberando tiempo para dedicarse a otros proyectos.
“El paso a Amazon Business nos ha proporcionado una visibilidad completa del gasto de cola. Es una decisión obvia: obtienes los suministros que necesitas, puedes hacer un seguimiento de la cadena de suministro y del gasto de cola, y además gestionas todo el proceso de compra de forma mucho más eficiente.
La función de compras en la organización benéfica ha evolucionado año tras año, y uno de sus principales objetivos es seguir avanzando hacia una experiencia de compra totalmente digital.
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