Amazon Business: Caso de éxito de Tate Galleries
Resumen
Tate es una red formada por cuatro de las mayores galerías de arte del Reino Unido: Tate Britain, Tate Modern, Tate Liverpool y Tate St. Ives en Cornualles, que albergan arte británico e internacional moderno y contemporáneo.
Las galerías se financian en parte con fondos gubernamentales, así como con la venta de entradas y las cuotas de socio. Por ello, la organización tiene un conjunto único de requisitos y, a su vez, necesidades particulares en cuanto a sus compras.
Con 1500 empleados en toda la organización, hay mucho personal de distintas ubicaciones, equipos y departamentos involucrado en las compras para Tate.
Identificación de la necesidad de cambio
La organización descubrió que cada equipo de las diferentes ubicaciones operaba de forma diferente en lo relativo a las compras. Cada grupo adquiría bienes de proveedores distintos y procedentes de diferentes ubicaciones, sin un marco común ni un sistema de informes establecido.
La visibilidad se convirtió en un problema, ya que había una visión limitada de lo que se compraba, de lo pedido frente a lo entregado, y de los artículos que estaban agotados en cada momento.
Sin una línea clara de elaboración de informes o el establecimiento de políticas de compra, esta manera de comprar dificultaba la gestión y no ofrecía el nivel de transparencia que necesitaban para funcionar de forma eficiente.
Como resultado, se dedicaba más tiempo a tareas administrativas al intentar controlar todo el proceso de compra.
Generación de eficiencia y ahorro de tiempo
Tate cuenta con un conjunto específico de necesidades, y cada equipo requiere diferentes productos según sus actividades: desde trabajar con visitantes para eventos y charlas hasta organizar visitas escolares o cubrir las necesidades diarias de mobiliario y material de oficina. Necesitaban una fuente centralizada que pudiera cubrir todos esos requisitos tan variados.
Adoptaron la solución de Amazon Business en la organización para agilizar sus procesos de compra y ofrecer a sus empleados una solución de compra fácil.
La familiaridad con el uso del marketplace de Amazon facilitó la incorporación de los distintos equipos, lo que permitió implantar rápidamente buenas prácticas y contar con un proveedor central de confianza para una amplia variedad de productos.
Adopción de una nueva forma de comprar
Gracias a la adopción de Amazon Business, la organización pudo comprender mejor las necesidades de compra de los distintos equipos, gracias a la amplia selección de productos disponibles. Esto aportó eficiencia al proceso, al poder cubrir desde un solo lugar todas sus necesidades.
Durante el último año le han sacado aún más provecho a Business Prime, ya que han podido asegurarse de que los empleados dispusieran de los artículos que necesitaban para trabajar de manera eficaz y cómoda desde casa.
Debido al tamaño de la organización Tate, integrar el sistema de inicio de sesión único (SSO) resultó especialmente valioso para los equipos. Se trata de una integración fácil de adoptar que brinda a todos los compradores de la organización acceso seguro y con un clic a Amazon Business, lo que limita los riesgos de seguridad.
Consejos para otras organizaciones que se plantean adoptar Amazon Business
“Les recomendaría que se integren por completo con la solución, porque así es como realmente se aprecian los beneficios, y los procesos se vuelven mucho más sencillos”, afirma Declan.
Declan añade que es importante contar con la implicación de las partes interesadas antes de lanzar un nuevo proceso y extenderlo al resto de la organización. Contar con el apoyo del departamento de Informática es un gran facilitador para garantizar que se saca el máximo partido de la experiencia. Si estás buscando nuevas formas de reducir el tiempo dedicado a la gestión de las compras, consolidarlo todo con una única fuente central es el camino a seguir.
La organización ha comprobado que el uso de Amazon Business aporta ventajas claras y ha resultado una experiencia positiva para todas las personas implicadas.
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