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Smart Business Buying: Un enfoque estratégico del crecimiento y la eficiencia

Descubre cómo organizaciones de los sectores sanitarios, educativo y de ciencias biológicas optimizan la eficiencia, reducen la complejidad y empoderan a su personal mediante las compras estratégicas.

A medida que evolucionan las organizaciones, también lo hacen las expectativas que tenemos de nuestros equipos de compras. Los responsables de compras actuales ya no se centran solo en el ahorro de costes; también impulsan el crecimiento de las organizaciones, agilizan procesos y optimizan el uso de recursos limitados. ¿La clave para desbloquear este valor? Adoptar un enfoque estratégico. Ya sea en el sector sanitario, educativo o de las ciencias biológicas, organizaciones como Achieve Together, The White Horse Federation y Bayer se están replanteando cómo generar valor tangible a través de las compras en toda la organización.

El rol de compras en el crecimiento de la organización

Para muchas organizaciones, los sistemas heredados y los procesos desconectados ralentizan el progreso. Las compras estratégicas cambian el enfoque: dejan de centrarse en controles rígidos para facilitar decisiones más ágiles e inteligentes. Se trata de simplificar la complejidad, mejorar la transparencia y establecer alianzas adecuadas para generar un impacto duradero

Asistencia sanitaria: Aportar estructura a un entorno descentralizado

Achieve Together, uno de los principales proveedores de asistencia en el Reino Unido, se enfrentaba a un reto importante: un gasto fragmentado y sin control. Con miles de transacciones individuales con tarjeta de crédito al año y una visibilidad limitada entre equipos, no existía un mecanismo central para la supervisión, la estandarización ni el ahorro de costes.

Para abordar el problema, la organización implantó un proceso de compras estandarizado respaldado por Pago por transferencia pospuesto y Factura de Amazon (IBA). Esta transición redujo la dependencia de las compras personales y puntuales, introdujo la facturación mensual y permitió al equipo de compras obtener visibilidad total del gasto de la organización.

Los gestores locales de asistencia pueden ahora adquirir artículos esenciales de forma rápida y eficiente a partir de una lista consolidada de productos aprobados, garantizando el respaldo al personal y generando ahorro de tiempo y presupuesto para la organización.

Formación: Aportar conformidad y agilidad en las compras

En The White Horse Federation, que supervisa más de 30 escuelas en el suroeste de Inglaterra, el cambio a compras estratégicas ha sido un camino gradual, pero de gran impacto. Al principio, la organización se enfrentó a varios desafíos: reembolsos de gastos no controlados por parte del profesorado, transacciones en múltiples divisas, altos costes de transacción y falta de control y visibilidad de gastos. En muchos casos, los procesos de compra no cumplían con la normativa o resultaban difíciles de auditar.

Estos problemas dejaron claro que era necesario adoptar un enfoque más estructurado y escalable, que fomentara tanto la agilidad en los centros educativos como el cumplimiento de las normas de compras del sector público. A través de una implantación por etapas, la Federación avanzó hacia un sistema de compras centralizado y conforme con la normativa. Integrar sus sistemas con Punchout e incluir procesos de aprobación ayudó a establecer un modelo claro de gobernanza, al tiempo que redujo la necesidad de personal sobre el terreno. Hoy en día, el área de compras no es solo un mecanismo de control, sino un habilitador estratégico. Se trata de orientar el gasto en lugar de restringirlo, y de ayudar a los educadores a contar con las herramientas que necesitan, cuando las necesiten.

Ciencias biológicas: Agilizar las compras a través de un modelo basado en la confianza

En Bayer, una empresa multinacional del sector farmacéutico y de las ciencias biológicas, el área de compras se había centrado tradicionalmente en reducir riesgos, pero a costa de la agilidad y la flexibilidad. Al reconocer esta necesidad, la organización lanzó la iniciativa Freedom to Spend Smartly, que trasladó el poder de decisión a los equipos con conocimiento especializado.

En lugar de requerir aprobaciones por adelantado, el nuevo modelo introdujo el seguimiento a posteriori, lo que permite a los empleados tomar decisiones de compras de forma inmediata, con verificaciones de conformidad realizadas después de la transacción. Este enfoque ayudó a reducir cuellos de botella, mejoró la satisfacción del personal y permitió al área de compras centrarse en iniciativas estratégicas.

Beneficios como Guided Buying pueden respaldar cambios como estos al destacar proveedores preferidos y aplicar restricciones por categoría, lo que da visibilidad al área de compras sin entorpecer el proceso.

Características de Smart Business Buying

Las organizaciones que adoptan Smart Business Buying suelen compartir cinco características clave:

Equipos empoderados con responsabilidad: toma de decisiones descentralizada con controles normativos
Visibilidad basada en datos: información en tiempo real sobre el comportamiento de compra y el rendimiento de los proveedores
Sistemas integrados: herramientas de compras que reducen la fricción y promueven la conformidad
Colaboración con proveedores: asociaciones fuertes que evolucionan con las necesidades de la empresa
Procesos ágiles e intuitivos: interfaces sencillas que promueven la productividad y reducen el esfuerzo manual

Las compras estratégicas no tratan de restringir el gasto, sino de orientarlo. Ya sea en una residencia, un aula o un laboratorio corporativo, unas compras más inteligentes ayudan a los equipos a trabajar con mayor eficacia, cumplir con la normativa y ofrecer mejores resultados para la organización. Con las herramientas adecuadas, visibilidad y buenas relaciones con los proveedores, el área de compras puede ir mucho más allá del mero control de costes. Se convierte en un factor clave de crecimiento, innovación y valor a largo plazo.

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