Cómo puede ayudar la compra inteligente a que las escuelas del Reino Unido lleguen a fin de mes
Las escuelas e instituciones de educación superior del Reino Unido se enfrentan a una compleja maraña de retos financieros, pero dentro de esos desafíos está la oportunidad para innovar y adaptarse. Con presupuestos limitados y costes en aumento, desde los salarios del personal hasta los suministros de las aulas, los líderes educativos tienen que tomar decisiones difíciles para estirar cada euro al máximo.
Los recortes son inevitables, como se refleja en el déficit de XX € previsto en el Dedicated Schools Grant para 2025-26, mientras que tanto las ratios de personal como los tamaños de aula se han visto afectados. Las instituciones de educación superior también sufren una presión similar, ya que los costes de financiación están en aumento y el sector tiene dificultades para asumir las subidas de salario del personal.
En el sector privado, la eliminación de la exención del IVA ha derivado en costes más altos para las familias, algunas de las cuales han decidido sacar a sus hijos de estos centros, lo que ha limitado la capacidad de las escuelas para subir las tasas.
A pesar de que estas presiones son importantes, también representan una oportunidad para reinventar la gestión de recursos y explorar formas más inteligentes de trabajar.
Un buen ejemplo es el de las compras. Las escuelas adquieren de todo, desde artículos de papelería y equipo de Informática a productos básicos del laboratorio de ciencias, a menudo sin beneficiarse de las ventajas que ofrecen los sistemas centralizados o la orientación de expertos. Esto puede dar lugar a ineficiencias y a perder oportunidades de ahorro. Sin embargo, ¿qué pasaría si los procesos se pudieran agilizar y simplificar, de manera que el personal tuviera más tiempo para dedicarlo a la enseñanza y el aprendizaje?
El panorama es, sin duda, compleja, y mientras que algunas escuelas son parte de un consorcio más amplio que busca consolidar las compras entre varios centros, muchos centros funcionan de manera independiente, y las compras a menudo recaen sobre secretarios o personal docente. Incluso en los casos en los que las escuelas forman parte de consorcios de varias academias, a menudo no cuentan con profesional de compras dedicado.
Esto significa que muchas compras se realizan de manera puntual, según se necesitan los artículos, a menudo de diferentes proveedores. No solo es un proceso tremendamente ineficiente para el personal implicado, sino que esto también significa que las escuelas e instituciones de educación superior pueden estar pagando de más y que no aprovechan los beneficios de las compras por lotes. A menudo, estas compras las realiza el personal con sus propios medios y se reclaman como gastos, lo que añade una carga adicional al equipo de contabilidad que debe conciliar las transacciones.
Otro problema es la falta de información derivada de la ausencia de control sobre el gasto, lo que puede dificultar el seguimiento de lo que se ha gastado y con qué proveedores, y elimina la posibilidad de realizar análisis y mejorar la eficiencia.
Amazon Business puede ayudar a agilizar el proceso de compra, ya que ofrece un único sitio a través del que pueden comprarse diferentes artículos, lo que supone reducir la carga administrativa para las personas encargadas de la compra y garantiza el mejor valor gracias a precios competitivos.
Por otro lado, la capacidad de implementar límites de gasto o restringir quién puede realizar las compras puede reducir el gasto no autorizado. Asimismo, pueden definirse criterios para garantizar que las compras cumplen con políticas más amplias, como fomentar el uso de los proveedores locales o alcanzar objetivos de sostenibilidad, y se puede hacer un seguimiento de estos progresos en el tiempo.
Las herramientas de análisis, por su parte, permiten identificar información sobre los patrones de gasto, lo que ayuda a las escuelas e instituciones de educación superior a tomar mejores decisiones sobre qué y cómo compran, además de proporcionar información clara a los equipos de contabilidad.
Antes, el personal docente de la International School of London pasaba horas hojeando catálogos físicos para identificar los productos que necesitaba comprar. Era el inicio de un proceso laborioso que implicaba también rellenar formularios de solicitud, conseguir la aprobación de jefes de departamento y los equipos de contabilidad, y finalmente esperar a que llegasen los pedidos.
Esto no solo era totalmente ineficiente desde el punto de vista de los costes, sino que también restaba tiempo que el personal docente podía dedicar a los alumnos o al aula.
La solución era trasladar este sistema fragmentado y caótico a una única plataforma, y la escuela tomó la decisión de asociarse con Amazon Business. Con el nuevo sistema, el personal docente puede solicitar los materiales de aprendizaje que necesitan con tan solo un par de clics, mientras que el personal responsable de aprobar compras puede hacerlo en una única cuenta de pedidos con un solo clic. Gracias a la red de entrega de confianza de Amazon, los artículos pueden llegar a las escuelas en un plazo muy reducido, a menudo el día siguiente.
“Teníamos dos prioridades clave al adoptar Amazon Business: utilizar tecnología para simplificar la compra de materiales de aprendizaje y devolver tiempo a nuestro personal docente”, explica Joris Deckers, responsable de informática y operaciones de ISL Group. “En última instancia, todo se trataba de apoyar la enseñanza y el aprendizaje. ¡Por eso estamos aquí! Con Amazon Business, hemos reducido los pasos necesarios para hacer una compra a aproximadamente la mitad, así que desde el punto de vista de un docente el proceso es mucho más sencillo”.
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