¿Qué son las compras en línea?

Las compras en línea son el proceso mediante el cual las empresas compran productos y servicios de otras empresas a través de internet. Suponen un avance con respecto a las compras tradicionales, que durante mucho tiempo han dependido de métodos manuales y en papel para conectar a las empresas con los proveedores que ofrecen bienes y servicios para sus operaciones. 

Las empresas pueden aprovechar las compras en línea para automatizar tareas laboriosas y que consumen mucho tiempo, a la vez que mantienen la precisión operativa. Gracias a estas, las empresas pueden aumentar la eficiencia de los procesos, ahorrar dinero y mejorar la seguridad de los datos en una única solución de fácil uso. 

¿Cómo funcionan las compras en línea? 

Los métodos de compra tradicionales se basan en procesos en papel para gestionar los contratos y adquirir bienes o servicios, pero a menudo tienen dificultades para seguir el ritmo de los sectores dinámicos y para ofrecer asistencia a las empresas que quieren ampliar sus operaciones. 

Sin embargo, con la tecnología moderna para realizar compras en línea, las empresas de cualquier tamaño pueden experimentar eficiencia operativa, reducción de riesgos y mucho más en todo el proceso de compra. Aquí le explicamos cómo:

Selección de proveedores

El abastecimiento electrónico (cuando los compradores recopilan y acotan su lista de posibles proveedores) es el primer paso del proceso de compras en línea. A lo largo de esta fase, las compras en línea prevalecen frente al proceso de selección manual estándar. 

Una solución digital ayuda a las partes interesadas a identificar y evaluar a los posibles proveedores para que solo soliciten ofertas de las opciones más compatibles. También pueden gestionar fácilmente una subasta digital o electrónica durante la que los proveedores y los compradores pujan por las mejores ofertas en servicios y materiales. Un proceso más eficiente significa que los compradores tardan menos en empezar a negociar el contrato. 

Negociación del contrato

Tras completar la lista de posibles proveedores, las empresas aceptan las ofertas de los proveedores, un paso que muchas organizaciones denominan licitación electrónica. 

Una solución de compras en línea alberga toda la comunicación y la documentación que intercambian compradores y proveedores. También sitúa a un proveedor frente al otro para una comparación directa de sus ofertas y las condiciones del contrato propuestas.

Dado que las herramientas de compras en línea otorgan a las empresas total transparencia a la hora de comparar proveedores, pueden aprovechar la oferta de un proveedor para negociar un contrato más favorable con otro. Las negociaciones continúan hasta que las dos partes se ponen de acuerdo sobre las condiciones, las tarifas y la duración del contrato. 

Compras de bienes o servicios

El siguiente paso del proceso de las compras en línea es el pedido electrónico. Durante esta fase, la empresa compra bienes o servicios del catálogo en línea del proveedor. 

La automatización de las compras en línea supone una ventaja durante esta fase, ya que alivia los cuellos de botella de las aprobaciones manuales. Las empresas utilizan un intercambio electrónico de datos para facilitar los procesos automáticos que aprueban las solicitudes de compra, envían las órdenes de compra a los proveedores y cotejan las facturas de los proveedores con los pedidos. El resultado es un proceso eficiente sin riesgo de errores. 

Gestión de proveedores

Por último, las empresas deben supervisar a los proveedores para comprobar el cumplimiento del contrato y evaluar el riesgo continuo al trabajar con ellos. Sin embargo, las auditorías manuales de los proveedores llevan mucho tiempo y son propensas a errores, sobre todo si una empresa tiene que coordinar varios contratos con proveedores. 

Las compras en línea permiten a las empresas realizar estas comprobaciones de proveedores de forma automática y exhaustiva. Los compradores pueden evaluar si sigue interesando a la empresa trabajar con los proveedores actuales y obtener información detallada de una gestión integral de los proveedores, lo que les permite seguir siendo ágiles y competitivos. 

¿Qué ventajas tienen las compras en línea?

Las empresas que implantan eficazmente procesos de compras en línea pueden aprovecharlos para impulsar el crecimiento del negocio, junto con estas otras ventajas que abarcan todas sus operaciones:

Mayor eficiencia

Las compras en línea aceleran las operaciones internas de una organización a través de procesos digitales y automatizaciones. Este aumento de la eficiencia y la precisión ahorra a las organizaciones un tiempo y una energía muy valiosos, lo que les proporciona más capital circulante que pueden reinvertir en otros ámbitos de la empresa.

Mejor visibilidad de las compras 

Las compras en línea ofrecen a las organizaciones una visión global de sus datos de compras. Estas métricas les permiten descubrir oportunidades para ahorrar dinero, como la consolidación de pedidos similares de diferentes equipos de la organización, y sacar rentabilidad a cada euro que gastan.

Refuerzo de las conexiones con los proveedores

Las soluciones de compras en línea desempeñan un papel fundamental para ayudar a las empresas a establecer relaciones de calidad con los proveedores. Los procesos rápidos y fiables aumentan la confianza de los proveedores en una organización, mientras que unas conexiones sólidas con los proveedores reducen el riesgo y sientan las bases para contratos más rentables. 

Los retos de las compras en línea 

Aunque las compras en línea traer grandes ventajas, la implantación de un nuevo proceso de compra electrónica puede suponer retos únicos que las empresas deben tener en cuenta antes de tomar una decisión final: 

Dependencia tecnológica

Las compras en línea son una solución tecnológica. Si la tecnología falla, puede dar lugar a problemas con los procesos y la diligencia debida. Cuando inviertas en una solución de compras en línea, elige una que goce de reputación mundial por su estabilidad y seguridad para minimizar el riesgo.

Potencial aparición de cuellos de botella

Las potentes herramientas de compras en línea ofrecen una gran variedad de opciones de personalización que generan grandes cantidades de datos. Intentar analizar y comprender toda esta información puede sobrecargar el proceso de aprobación y verificación de una empresa. Como resultado, todo el proceso puede ralentizarse, lo que provoca una pérdida de tiempo y dinero. 

Complejidad e integración

La implantación de nuevos procesos empresariales de compra electrónica requiere tiempo y paciencia. Además, no todos los sistemas son compatibles entre sí. Elige una solución que se integre con una amplia gama de herramientas de compra.

¿Para quién son las compras en línea? 

Las organizaciones de todos los tamaños y sectores pueden disfrutar de las ventajas de implantar las compras en línea, pero los siguientes sectores pueden ser los que obtengan mayores beneficios:

Sanidad y organizaciones sin ánimo de lucro

La sanidad es el área más importante de todo el gasto en compra pública, según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico. Por ello, es fundamental que las organizaciones sanitarias y sin ánimo de lucro dispongan de procesos de compra que puedan satisfacer sus necesidades.

Las compras en línea ayudan a los responsables del sector sanitario y de las organizaciones sin ánimo de lucro a acelerar el abastecimiento, acceder a más opciones de suministro, mejorar la transparencia y reducir la carga administrativa, sin dejar de cumplir las estrictas normativas del sector.

En los últimos años, el proceso de compra se ha vuelto aún más complejo con el cambio al teletrabajo, ya que los administradores ahora necesitan acceder a las soluciones de compra desde fuera de la oficina. Las compras en línea ayudan en este sentido al permitir a los responsables de la sanidad y de las organizaciones sin ánimo de lucro coordinar eficazmente las compras desde cualquier lugar.

Estas son algunas de las principales prioridades de compra para las empresas del sector sanitario y las organizaciones sin ánimo de lucro:

• Simplificar la búsqueda y gestión de proveedores para fomentar las relaciones a largo plazo
• Ampliar los sistemas de red para mitigar el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro
• Mejorar los procesos operativos para lograr una mayor eficiencia manteniendo el gasto a raya
• Tomar decisiones que tengan resultados significativos basadas en datos que orienten las compras y la presupuestación para impulsar la viabilidad financiera

Organismos públicos

Muchos organismos públicos se enfrentan a normativas complejas en materia de compras. El gobierno de EE. UU., por ejemplo, acelera el proceso de compra mediante la regla de “tres ofertas y una compra”: los departamentos toman una decisión de compra después de revisar tres ofertas de posibles proveedores. 

Para agilizar este proceso, las compras en línea permiten a los compradores ver y comparar las posibles ofertas y filtrar por estado de certificación. Esto permite a los organismos de todos los tamaños encontrar una gama más amplia de proveedores para aumentar el ahorro de costes sin dejar de cumplir la normativa.

Estas son las cuatro prioridades principales en materia de compras para los organismos públicos:

• Aumentar la visibilidad de las compras, realizar compras exentas de impuestos y gestionar los permisos sin obstáculos innecesarios
• Utilizar la comparación de precios para revisar los artículos uno al lado del otro y tomar decisiones razonadas y rentables 
• Apoyar a las empresas locales descubriendo y comprando fácilmente sus bienes o servicios en una única solución intuitiva
• Aumentar la diversificación de proveedores para respaldar una estrategia de gestión de riesgos y fomentar la resiliencia frente a las interrupciones en la cadena de suministro

Fabricación y sector industrial

Las empresas de los sectores de la fabricación e industrial se enfrentan a menudo a retos normativos y de la cadena de suministro. Ya compren materias primas o maquinaria, los compradores deben optimizar los gastos para mantener las ganancias. Suele ser más ventajoso desde el punto de vista financiero hacer pedidos al por mayor, por lo que las empresas necesitan proveedores que puedan adaptarse a ello. 

Al optimizar los procesos de compra, las empresas de fabricación e industriales pueden satisfacer la demanda de los clientes, evitar posibles interrupciones del suministro e impulsar los ingresos para reforzar su capital disponible. 

Estas son algunas de las principales prioridades de compra para las empresas de fabricación e industriales:

• Mantenerse al día de los cambios en el comportamiento de los consumidores a través de los datos exhaustivos sobre las compras y el rendimiento para seguir siendo competitivos y mantener la innovación 
• Hacer un seguimiento de los cambios en las normativas de la cadena de suministro nacional y mundial y tomar decisiones basadas en datos para gestionar el riesgo
• Establecer relaciones sólidas con los proveedores para acelerar los procesos, reducir los costes y abrir las puertas a futuros contratos más favorables
• Obtener visibilidad de las compras para realizar con precisión pedidos al por mayor a precios reducidos sin acumular costes de almacenamiento

Educación (infantil, primaria, secundaria y superior) 

Las compras en línea en educación allanan el camino para obtener un mayor ahorro de tiempo y costes. Los compradores del sector educativo obtienen una mayor visibilidad de las compras, lo que les permite controlar los costes y no superar el presupuesto. 

Los procesos de compra automatizados también permiten a los profesores, el personal y los administradores obtener los suministros que necesitan para facilitar la formación de los alumnos sin tener que lidiar con los complejos requisitos de solicitud.

Estas son algunas de las principales oportunidades de compra en el sector educativo: 

• Conseguir los suministros más rápidamente y aprovechar mejor los presupuestos con precios exclusivos y descuentos por cantidad
• Ahorrar tiempo a los administradores fijando límites de gasto para reducir el riesgo de gasto incontrolado e implementando restricciones de categoría para cumplir con la normativa
• Dotar al profesorado y al personal con las herramientas para comprar en línea de manera fácil y con procesos de aprobación de solicitudes de compra sin esfuerzo
• Obtener una visión global del gasto en toda la organización y utilizar herramientas para crear informes en tiempo real para optimizar el flujo de caja
• Alcanzar los objetivos de compra responsable mediante el abastecimiento estratégico de productos con certificaciones de sostenibilidad y de empresas locales

Viajes y hostelería

Las organizaciones del sector de los viajes y la hostelería deben ir un paso por delante de los huéspedes, anticipándose a sus necesidades y respondiendo a las tendencias del sector. Una solución de compras en línea centralizada garantiza que estas empresas dispongan de medios eficientes y ágiles para adquirir los bienes y servicios que necesitan para atender a sus clientes y anticiparse los deseos de los huéspedes. 

Cada vez más clientes quieren ver prácticas más ecológicas, por lo que las organizaciones deben tener en cuenta el impacto de sus operaciones en el medio ambiente y desarrollar estrategias para que su empresa sea más sostenible, incluyendo los proveedores que utilizan para abastecerse de productos.

Estas son algunas de las principales preocupaciones en materia de compras para el sector de los viajes y la hostelería:

• Mantener suficiente capital circulante para compensar las pérdidas financieras por los cambios económicos o las perturbaciones del sector
• Descubrir oportunidades para adoptar prácticas empresariales más sostenibles y conectar con proveedores que tengan valores de compromiso con el medio ambiente
• Reducir el gasto incontrolado mediante el análisis de los datos de gasto y la creación de políticas y procedimientos internos más transparentes
• Establecer medidas financieras y de ciberseguridad que protejan los datos sensibles de la empresa y de los huéspedes
• Establecer relaciones de calidad con proveedores fiables que permitan a las empresas atender las necesidades de los huéspedes de forma creativa e innovadora

Comercios 

Con los métodos de compra tradicionales, es más difícil para los compradores de comercios realizar compras basadas en datos precisos y con un conocimiento adecuado de las opciones de proveedores. Además, los comercios son variados, desde tiendas de ropa hasta cafeterías, por lo que cada uno se enfrenta a retos únicos. Sin embargo, las compras en línea son una solución para todas. 

Supongamos que un restaurante necesita hacer un pedido de existencias con precisión para evitar el desperdicio, pero también quiere trabajar con proveedores sostenibles. Los compradores necesitan una visión en profundidad de sus procesos internos para programar de forma óptima sus pedidos, junto con una comparación detallada de los proveedores, de modo que puedan encontrar uno con valores que se ajusten a los suyos. Las soluciones de compras en línea capacitan a los compradores para tomar decisiones críticas basadas en datos que, en última instancia, les ayudan a servir mejor a los clientes e impulsar los ingresos.

Estas son algunas de las principales prioridades de compra para las empresas comerciales:

• Identificar oportunidades de ahorro de costes mediante una mayor visibilidad de gastos en una única interfaz intuitiva
• Descubrir y comparar productos y proveedores alternativos para mejorar la gestión de la cadena de suministro y reducir el riesgo
• Elaborar una lista de proveedores preseleccionados y opciones de entrega para las compras al por mayor, de modo que las empresas puedan satisfacer la creciente demanda y atraer a nuevos clientes
• Conseguir precios competitivos y una selección exhaustiva de proveedores solicitando ofertas y utilizando los datos de rendimiento de los proveedores para negociar contratos favorables

Tipos de software de compras en línea 

Las estrategias de compra actuales implican algo más que la simple reducción de costes. Las empresas deben buscar nuevas oportunidades para llevar a cabo operaciones eficientes, potenciar las relaciones con los proveedores y hacer frente a la volatilidad económica. Para lograrlo, las empresas pueden seleccionar una solución integral de compras en línea u optar por aplicaciones individuales.

Estos son los tipos más comunes de software de compras en línea:

• Gestión de gastos
• Oferta de proveedores en línea
• Gestión del ciclo de vida de los contratos
• Cuentas por pagar y facturación
• Gestión de proveedores
• Almacenamiento o inventario

Las empresas que optan por herramientas de compras en línea de un solo uso tienen más probabilidades de pagar de más por el software o de pagar por una funcionalidad repetida. La alternativa es el software source-to-pay (desde el origen hasta el sistema de pago) o procure-to-pay (desde la compra hasta el pago), que es una solución integral que acaba con el riesgo de pagar de más por el software o de crear procesos innecesariamente complejos.

Prácticas recomendadas para las compras en línea

El éxito de la adopción del software de compras en línea depende de la capacidad de la empresa para aplicar las siguientes prácticas recomendadas:

• Aprovechar la automatización para agilizar los procesos
• Realizar análisis de gastos periódicos
• Determinar qué partes interesadas son responsables de cada fase del proceso
• Integrar la solución de compras en línea con los sistemas existentes
• Realizar auditorías de software y hacer ajustes para garantizar la precisión
• Optar por un software de compras en línea fácil de usar para una adopción sin problemas
• Garantizar la visibilidad de todo el proceso en la empresa de manera integral

Informe de datos del estado de compras de 2025: un análisis profundo del estado de las compras a nivel mundial

Según los resultados de nuestra investigación, si bien la optimización de los costes y el aumento de la eficiencia siguen siendo prioridades importantes en el departamento de compras, la compra en consonancia con los valores de la organización sigue ganando importancia.

Los compradores de las empresas siguen prefiriendo las interacciones omnicanal y, en algunos casos, exclusivamente en línea con los proveedores. Según el Informe de datos del estado de las compras de 2025 de Amazon Business: 

• El 32 % de los responsables de la toma de decisiones de compra señalan la interrupción o los retrasos en la cadena de suministro como el principal riesgo para sus operaciones en 2025
• El 23 % de los encuestados mencionó que la reducción del gasto es el área que quieren que sus organizaciones prioricen en el próximo año
• El 47 % de los responsables con poder de decisión afirma que la eficiencia operativa y la complejidad plantean los mayores retos en sus procesos de compra
• El 17 % de los altos directivos del sector de compras menciona que los proveedores no tienen capacidad para dar soporte a la compra digital como un reto externo común para las operaciones

Descubre las integraciones con Amazon Business 

Las soluciones de compras en línea de Amazon Business y las integraciones de socios fomentan la optimización de las compras y son fáciles de configurar y utilizar. Las empresas tienen varias opciones para conectar sus sistemas de compra con Amazon Business, y los compradores y los equipos de compras notarán al instante las ventajas de un flujo de trabajo más eficiente.